BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Fotonegatieven... een archief?
Goedemiddag collegae,
Ik werd vanmorgen gebeld door een (bijna wanhopige) fotograaf van de gemeente Gouda. De beste man is al jaren in dienst van de gemeente Gouda en heeft in die jaren een imposante collectie opgebouwd van foto's. Al die foto's zijn gemaakt in opdracht van of voor de gemeente Gouda.
De fotocollectie van na 2000 is digitaal en via een database beschreven, ontsloten en benaderbaar. Daar wil ik het dus even niet over hebben.
De beste man heeft een enorme verzameling negatieven (originelen dus) van alle opdrachten die voor de gemeente Gouda gedaan zijn van 1980 tot 2000. Hij zal net als alle medewerkers meeverhuizen naar het Huis van de Stad in 2012 en heeft dus de verplichting op 'op te ruimen' en opeens wordt er aan DIV gedacht.
Het streekarchief dat door hem benaderd is, had al aangegeven geen interesse te hebben in de verzameling.
Moet ik hem maar gewoon vertellen dat hij het weg kan gooien? Ik weet het even niet.
Ik hoor graag jullie adviezen en / of tips.
Groet,
Chris Bellekom
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Chris, een negatievenarchief is een archief maar voor opname in de archiefbewaarplaats niet op grond van de Archiefwet 1995. Wat het in deze een beetje gecompliceerd maakt is het feit dat de man in dienst was van de gemeente Gouda, dan zou het wellicht geen particulier archief betreffen.
Als het goed is zou in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Gouda een artikel op moeten zijn genomen op grond waarvan de gemeentearchivaris het archief en dan meer waarschijnlijk een selectie daarvan in beheer over neemt. Bij de gemeente Tilburg is dat als volgt omschreven in het Besluit Informatiebeheer:
Artikel 29 Acquisitie en opname particuliere bescheiden
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Een en ander moet wel passen in het acquisitieprofiel, een archivaris kan niet elk archief opnemen.
Wat ik het laatste jaar heb gemerkt (ik werk ook nog voor andere 11 andere gemeenten) dat veel gemeenten geen geld meer over hebben voor het beheer van particuliere archieven, vastgesteld Besluit Informatiebeheer ten spijt.
Na opname in de archiefbewaarplaats is de Archiefwet wel van toepassing.
Een belangrijk aandachtspunt bij overname zijn de auteursrechten. Worden die niet overgedragen aan de gemeente, moet je je echt afvragen of je daar belastinggeld in wil steken. In principe neem ik geen archieven over zonder auteursrechten.
Als ik je verhaal lees zal jullie gemeentearchivaris aan de slag moeten. daar zit toch ook de expertise, niet bij DIV.
En als hij of zij dat niet wil doen moet duidelijk verantwoording af worden gelegd waarom niet. Als er nou voor een iets belangstelling is, dan is het wel voor beeldarchieven.
-
Permalink Antwoord van Kris op
-
Je schrijft niet wat er precies op de foto's staat maar ik kan me voorstellen dat het cultuur/historisch interessant is. Zelf vind ik dat je uit dat oogpunt als gemeente een plicht hebt om de foto's te bewaren dus los van alle wettelijke verplichtingen die je wel of niet hebt. Wij zouden als gemeente in ieder geval erg blij zijn met zo'n collectie.
Over de wettelijke verplichting. Lastig te beoordelen als je niet weet wat voor foto's het betreft. De foto's zullen waarschijnlijk genomen zijn in het kader van een zaak. Aan de hand van de zaak kun je zien of het te bewaren of te vernietigen stukken betreft.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Als ik Chris goed begrijp zijn alle foto's gemaakt door de gemeentelijke fotograaf. Zijn ambtelijke taak was blijkbaar "het maken van foto's voor of in opdracht van" de gemeente. Daarmee lijkt me de vraag of het hier om gemeentelijk archief op grond van de Archiefwet 1995 gaat eenduidig te beantwoorden: ja, de (foto) negatieven zijn archiefbescheiden en maken integraal deel uit van het gemeentearchief van Gouda.
Of het permanent te bewaren archiefstukken zijn (die dus moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats) is op basis van deze informatie niet vast te stellen. Dat hangt niet af van de "inhoud" van de foto (in de zin van: foto's waar de burgemeester op staat bewaren we wel, maar die waar alleen maar een standbeeld op staat niet). Het hangt af van de "activiteit" die door of met de foto's gedocumenteerd wordt. Het kan dus zijn dat op grond van de vernietigings- en selectielijst sommige foto's wel en sommige niet bewaard hoeven worden. Ze zullen hoe dan ook (basaal) beschreven moeten worden om ze te kunnen waarderen.
Op het moment dat blijkt dat het om permanent te bewaren foto's gaat (of wanneer het college van B&W besluit dat de collectie in zijn geheel "uniek" is en dus integraal bewaard moet blijven) moeten ze overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats. Volgens mij hoef je hiervoor niet artikel 29 van het Besluit Informatiebeheer aan te roepen.
Overigens, de ideale bewaaromstandigheden voor fotonegatieven kunnen problematisch zijn:
b. 35% R.V. +/- 5% onderscheidenlijk 13° C +/- 2°C voor de bewaring van zwart-wit negatiefmaterialen;
c. 38% R.V.+/- 5% R.V. onderscheidenlijk –20°C +/- 2°C voor de bewaring van zwart-wit negatiefmaterialen van di- en triacetaat en nitraatfilm en kleurnegatiefmaterialen;Kortom: ja het zijn archiefstukken, waarschijnlijk moeten ze permanent bewaard worden (en dan moet de archivaris ze opnemen), maar daartoe moeten ze wel beschreven zijn.
-
-
@Ingmar, dit is een formele houding die wordt ingenomen en vaak niet past binnen de collegiale verhoudingen onderling. Je moet daar samen uit zien te komen en de expertise vind je juist bij de archiefdienst, die een beeldbank heeft. Die kunnen beter bepalen wat er al in huis is en daarom mede bepalen wat wel of niet wordt opgenomen i.v.m. de cultuurhistorische waarde. Een archiefdienst opereert opok in het cultuurhistorische veld. Althans dat is de werkwijze die wij hier hanteren.
DIV kan meedenken om budgetten te genereren om de foto's bijvoorbeeld van voor 2000 te laten digitaliseren en misschien wat extra hulp in te schakelen. Wat ontsluiting betreft is er blijkbaar al het nodige werk gedaan, maar niet op het gebied van selectie.
Nog een tip schakel ook plaatselijke deskundigen in om tot een verantwoorde selectie te komen, zoals de historische verenigingen en musea.
-
-
@Yvonne Wat is het verschil met papieren documenten die als te bewaren op de selectielijst staan? Moeten B&W er in dit geval ook samen met de archiefdienst uitkomen of deze documenten overgebracht moeten worden? En gaat de archivaris dan ook selecteren als dat nog niet gebeurd is? Of zegt hij/zij dan: "Sorry, maar dat is de taak van DIV?"
Mijn punt is: het zijn archiefstukken en als ze als permanent te bewaren op de vernietigingslijst/selectielijst staan, moeten ze permanent bewaard worden. Dan is er geen sprake van overleg met de archivaris of hij/zij het wel "cultuurhistorisch" interessant genoeg vindt. Dat is door het besluit van de minister dan een gepasseerd station.
En als het om te vernietigen archiefstukken gaat, heeft de zorgdrager (B&W dus) het recht om te besluiten ze toch te bewaren. Uiteraard kan de archivaris hierbij adviseren, maar het uiteindelijk besluit is aan de zorgdrager (die ook de baas van de archivaris is).
Over digitalisering en beeldbanken (o gruwel) heb ik het hier niet. Als de archivaris vindt dat de foto's gedigitaliseerd moeten worden om toe te voegen aan een beeldbank, dan is het aan de archivaris om hier budgetten voor te zoeken. En uiteraard kan hij kijken of DIV hem/haar hierbij van dienst kan zijn. Maar niet andersom.
Jij noemt dit "formeel", ik noem dit je eigen verantwoordelijkheid nemen.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Ik sluit me in deze aan bij Ingmar: de fotograaf in kwestie heeft niet zomaar kiekjes lopen nemen, hij heeft voor elke serie foto's een opdracht gekregen, omdat de foto's een gemeentelijk werkproces dienden te ondersteunen. Als zodanig zijn het archiefstukken, en moet je ze selecteren op basis van de geldende selectielijst (lijst van 1983 voor alle foto's tot '96, de huidige lijst voor daarna).
Dat zou kunnen als de fotograaf de negatieven ook heeft geordend en beschreven (dus dat hopen we), zo niet, dan dient dat eerst alsnog te gebeuren, en hebben we er een project voor DIV, in samenwerking met de afdeling van de fotograaf en de fotograaf zelf -of andersom-, bij ;-)
Dat het veel werk is, en dat dat niet zomaar even geregeld is (en dat de archivaris misschien ook niet op de foto's zit te wachten), onderschrijf ik. Maar het is nu eenmaal wel een verplichting.
-
-
@Ingmar, wij gaan hier anders mee om vooral omdat er vrijwel geen expertise van DIV (niets ten nadele van DIV) op dit gebied is. Het gaat vooral om de cultuurhistorische waarde, selectielijst in deze kan je helemaal niet gebruiken. Misschien goede hoop met die lijst die nog vastgesteld moet worden ... (grapje).
Hoe gaat dat bij de provincie Noord-Brabant, hebben die ook een beeldarchief ?
Ingmar Koch zei:@Yvonne Wat is het verschil met papieren documenten die als te bewaren op de selectielijst staan? Moeten B&W er in dit geval ook samen met de archiefdienst uitkomen of deze documenten overgebracht moeten worden? En gaat de archivaris dan ook selecteren als dat nog niet gebeurd is? Of zegt hij/zij dan: "Sorry, maar dat is de taak van DIV?"
Mijn punt is: het zijn archiefstukken en als ze als permanent te bewaren op de vernietigingslijst/selectielijst staan, moeten ze permanent bewaard worden. Dan is er geen sprake van overleg met de archivaris of hij/zij het wel "cultuurhistorisch" interessant genoeg vindt. Dat is door het besluit van de minister dan een gepasseerd station.
En als het om te vernietigen archiefstukken gaat, heeft de zorgdrager (B&W dus) het recht om te besluiten ze toch te bewaren. Uiteraard kan de archivaris hierbij adviseren, maar het uiteindelijk besluit is aan de zorgdrager (die ook de baas van de archivaris is).
Over digitalisering en beeldbanken (o gruwel) heb ik het hier niet. Als de archivaris vindt dat de foto's gedigitaliseerd moeten worden om toe te voegen aan een beeldbank, dan is het aan de archivaris om hier budgetten voor te zoeken. En uiteraard kan hij kijken of DIV hem/haar hierbij van dienst kan zijn. Maar niet andersom.
Jij noemt dit "formeel", ik noem dit je eigen verantwoordelijkheid nemen.
-
-
@Yvonne 1. Ja, de provincie heeft een beeldarchief en iemand die daar bijna full time mee bezig is. En ja, ik denk dat dit tzt integraal naar het BHIC zal worden overgebracht.
2. Kun je eerst nog even aangeven waarom je vindt dat het geen archiefstukken zijn?
3. En als je vindt dat het toch archiefstukken zijn, waarom vindt je de selectielijst/vernietigingslijst dan niet bruikbaar?
Ik bedoel:
foto's van de onthulling van een gedenkteken / monument - B - categorie 3.5.7
Foto's van dodenherdenking - V5 - categorie 3.5.7
Foto's van jubilarissen - V7 - categorie 3.2.1
Ik geef toe het zal nu en dan zoeken zijn, maar zoals Bas ook zegt: er is sprake van een gemeentelijk werkproces waarin of waarbij de foto's gemaakt zijn.
-
-
Ingmar,
2. Kun je eerst nog even aangeven waarom je vindt dat het geen archiefstukken zijn?
Ik heb niet beweerd dat foto's geen archiefstukken zijn, alleen dat als de fotocollectie van een particuliere eigenaar afkomstig is pas na overname onder de Archiefwet valt. In mijn omgeving komt het niet voor dat een fotograaf in loondienst is bij een gemeente. De gemeente geeft vaak opdracht aan freelancers, in het verleden vaak zonder de auteursrechten te regelen. Ook al is iemand in loondienst is het niet vanzelfsprekend dat de auteursrechten van de gemaakte foto's bij de gemeente berusten. Het analoge verhaal is nog redelijk te overzien, digitaal en daar spreekt Chris ook over vanaf 2000 is het ander verhaal en meer urgent.
Ik zie dat ook bij gemeenten, die hun zelfgemaakte kiekjes opslaan op cd's. Wat ook een tendens is dat er een fotograaf wordt ingehuurd en de foto's door de gemeente tegen betaling kunnen worden gedownload. De gemeente is geen eigenaar meer.
Wij hanteren een zogenaamde voorschriftendocument op het gebied van overname van foto's.
Foto’s, video''s en DVD's
Foto's moeten uit de dossiers gehaald worden, omdat ze onder andere omstandigheden bewaard moeten worden dan papier. Hetzelfde geldt voor dvd's, banden beeld en geluid, affiches e.d.
Wel moet altijd de samenhang met het dossier worden behouden. Foto's en andere dragers kunnen het best in aparte enveloppen worden gestoken, met vermelding van de onderwerpaanduiding en map waaruit ze komen. Vormt specifiek een foto een onmisbaar onderdeel van het dossier, dan blijft er een fotokopie van de foto achter in het dossier, met een verwijzing naar het origineel.
Voor de berging van dvd's, banden beeld en geluid, affiches e.d. kan contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris. De verpakkingsnormen en -condities van foto’s en andere dragers moeten voldoen aan artikel 12 van de Archiefregeling 2009.
Dit verhaal gaat veel verder dan simpele foto's die in een bouwdossier zijn opgenomen. Ga dan samen als DIV en archiefdienst aan de slag om dit archief te redden, daar past geen formele opstelling. Dat doe je ook niet als een gebouw in de brand staat. Ga samenwerken en in dialoog om dit op te lossen. De archiefdienst trekt zijn handen er van af, DIV kan dit niet oplossen en mist ook de tools om het beschikbaar te stellen.
Ik constateer voorts dat DIV in de praktijk vaak geen bemoeienis met beeldarchieven, afdeling voorlichting wel.
3. En als je vindt dat het toch archiefstukken zijn, waarom vindt je de selectielijst/vernietigingslijst dan niet bruikbaar?
Inderdaad de selectielijst is in mijn optiek niet bruikbaar, gaan we van elke jubilaris 100 foto's per stuk bewaren ? Bovendien mis ik elke context met andere fotocollecties.
Denk je echt dat het BHIC het fotoarchief integraal gaat opnemen ?
-
-
@Yvonne OK, even terug naar het begin:
1. De gemeentelijk fotograaf heeft fotonegatieven van foto's die hij voor de gemeente gemaakt heeft; dit zijn gemeentelijke archiefstukken.
2. Archiefstukken mag je alleen weg gooien als in de selectielijst staat dat ze te vernietigen zijn.
3. Je kunt foto's pas waarderen als je weet op grond waarvan ze ontstaan zijn, dus zul je ze eerst moeten beschrijven (en ik denk eigenlijk dat die fotograaf dat - misschien heel rudimentair - ook al gedaan heeft)
4. Op basis van de selectielijst is het best mogelijk om foto's te waarderen (foto's van jubilarissen zijn gewaardeerd als V7 en misschien wel V2, je hoeft dus geen 100 foto's van elke jubilaris te bewaren, het mag wel)
5. Als de foto's als B gewaardeerd worden, moet de archivaris ze opnemen.
Dit lijkt me allemaal standaard, want wijkt niet af van "standaard" archiefstukken (lees bedrukte A4-tjes).
Auteursrecht, voorschriften van de gemeente Tilburg en de praktijk bij de provincie en het BHIC zijn allemaal interessant, maar nu minder relevant... Chris zit in Gouda, wordt daar geconfronteerd met foto's die de archivaris om onduidelijke redenen niet wil hebben. Volgens mij heeft hij dus behoefte aan "formele" argumenten om zijn volgende stappen te bepalen.
-
-
@Ingmar, wat mij betreft het laatste: Zowel Chris als de gemeentearchivaris hebben dezelfde broodheer (tot 1 januari 2012 ?) en daarbij wordt de DIVafdeling bij de gemeente Gouda ook nog opgeheven. Als we het dan over verantwoordelijkheden hebben....
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
@Yvonne
Waarom zou er een context moeten zijn met andere FOTOcollecties? Het is toch archief, ongeacht de vorm? Ik zou eerder zoeken naar de context bij andere archiefstukken. Overigens is de vraag hoeveel foto's je bewaart van een jubilaris niet relevant, net als de vraag hoeveel bezwaarschriften je bewaart bij een bouwbesluit. Ook al zijn het 100 x dezelfde bezwaren. Losse opmerking: als ik Ingmars voorbeeld goed interpreteer, zijn foto's van jubilarissen V-stukken.
In de door Chris genoemde casus gaat het overigens om een fotograaf in overheidsdienst en daarnaast over negatieven. Maakt dat laatste nog uit?
Overigens ben ik van mening dat dat hele V- en B-beleid onnozel is, maar dat terzijde.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- …
- 6
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
