BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
De kunst van aanbesteden
Aanbestedingen
De wittebroodsweken zijn voorbij, de beperkingen van de gekozen oplossing worden zichtbaar en het wordt duidelijk dat de verwachtingen van de aanbesteder en de verplichtingen zoals de uitvoerder ze voelt, niet helemaal op één lijn liggen. De toon verandert!
In veel projecten die volgen op een aanbesteding, volgt na aanvankelijk enthousiasme van alle projectleden een moment van deceptie. Het wordt duidelijk dat wat leek op een duidelijke “match” van vraag en aanbod, minder duidelijk is dan was gewenst. Vaak is dat te wijten aan het gegeven dat aanbestedingsdocumenten juridisch zeer gedetailleerd zijn opgezet en onderbouwd, doch technisch op zijn zachtst gezegd onvolledig.
Het is verbazingwekkend hoe gedetailleerd kan worden beschreven waar de inschrijvers aan moeten voldoen om hun inschrijvingen geaccepteerd te krijgen en vervolgens hoe summier wordt beschreven wat het eigenlijke werk is dat uitgevoerd dient te worden. Bijna zonder uitzondering worden aanbestedingen in digitaliseringstrajecten opgezet vanuit de gedachte dat de uitvoerder op basis van zijn ervaring maar moet weten hoe archiefcollecties zijn opgebouwd en de risico’s van onvoorziene omstandigheden volledig voor eigen rekening moet nemen.
In het overgrote deel van de aanbestedingen wordt een schouwing aangeboden waar de inschrijvers aan deel kunnen nemen. Dat betekent dan in de praktijk een rondleiding door de aanbesteder door het archief van één of twee uur en daar moet de inschrijver dan maar genoeg informatie uit halen om alle projectrisico’s te onderkennen. Een dergelijke werkwijze vraagt om verrassingen en dus om meerwerkkosten.
Even onthutsend zijn soms de antwoorden op gestelde vragen, het lijkt af en toe wel dat de opdrachtgever het principe huldigt -hoe vager we zijn met antwoorden des te meer risico dekken we af-
De inschrijver moet zo scherp mogelijk calculeren om de opdracht te winnen en dat laat tegenwoordig geen ruimte meer om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden. Met als gevolg dat iedere afwijking van hetgeen in de tenderdocumenten beschreven wordt per definitie leidt tot meerwerk. Zo kan dat makkelijk leiden tot de situatie dat de “economisch meest voordelige aanbieder” uiteindelijk de duurste blijkt te zijn, of nog erger: leidt tot een mislukt project, of een aanbesteding die ingetrokken moet worden.
Ook komt het voor dat de inschrijver de aanbieder in de gelegenheid stelt om een eigen archiefonderzoek te doen, uiteraard voor eigen rekening. In de praktijk wordt vervolgens nooit een gedegen archiefonderzoek door de aanbieder gedaan. Waarom niet? …………Het is te duur. De aanbieder kan zich eenvoudigweg niet veroorloven om één of twee mensen gedurende een week op locatie van de inschrijver aan het werk te zetten om alle projecteigenschappen in kaart te brengen. Dat mag ook niet verwacht worden, de kosten voor inschrijving op een openbare aanbesteding zijn al zeer hoog. Het kost de gemiddelde inschrijver al tussen de € 5.000 en 10.000 om in te schrijven, deze kosten kunnen nooit verhaald worden behalve dan door de winnaar. Om dan te verwachten dat de inschrijver nog een keer een bedrag van circa € 5.000 investeert om de projectdetaillering in kaart te krijgen is gewoon niet realistisch.
Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van het project om van tevoren te (laten) inventariseren waar de uitvoering van het project over zal gaan. Alleen wanneer op voorhand volkomen duidelijk is wat de vraagstelling is, kan een afgewogen aanbieding verwacht worden en kan een eerlijk vergelijk van de verschillende aanbieders uitgevoerd worden. Met als gevolg: een project zonder verrassingen en een voorspelbare financiële uitkomst.
Ik pleit met dit stuk voor aanbestedingsdocumenten die niet alleen juridisch 100% volgens de regels zijn opgezet, maar ook technisch inhoudelijk dezelfde aandacht hebben gehad.
De wittebroodsweken zijn voorbij, de beperkingen van de gekozen oplossing worden zichtbaar en het wordt duidelijk dat de verwachtingen van de aanbesteder en de verplichtingen zoals de uitvoerder ze voelt, niet helemaal op één lijn liggen. De toon verandert!
In veel projecten die volgen op een aanbesteding, volgt na aanvankelijk enthousiasme van alle projectleden een moment van deceptie. Het wordt duidelijk dat wat leek op een duidelijke “match” van vraag en aanbod, minder duidelijk is dan was gewenst. Vaak is dat te wijten aan het gegeven dat aanbestedingsdocumenten juridisch zeer gedetailleerd zijn opgezet en onderbouwd, doch technisch op zijn zachtst gezegd onvolledig.
Het is verbazingwekkend hoe gedetailleerd kan worden beschreven waar de inschrijvers aan moeten voldoen om hun inschrijvingen geaccepteerd te krijgen en vervolgens hoe summier wordt beschreven wat het eigenlijke werk is dat uitgevoerd dient te worden. Bijna zonder uitzondering worden aanbestedingen in digitaliseringstrajecten opgezet vanuit de gedachte dat de uitvoerder op basis van zijn ervaring maar moet weten hoe archiefcollecties zijn opgebouwd en de risico’s van onvoorziene omstandigheden volledig voor eigen rekening moet nemen.
In het overgrote deel van de aanbestedingen wordt een schouwing aangeboden waar de inschrijvers aan deel kunnen nemen. Dat betekent dan in de praktijk een rondleiding door de aanbesteder door het archief van één of twee uur en daar moet de inschrijver dan maar genoeg informatie uit halen om alle projectrisico’s te onderkennen. Een dergelijke werkwijze vraagt om verrassingen en dus om meerwerkkosten.
Even onthutsend zijn soms de antwoorden op gestelde vragen, het lijkt af en toe wel dat de opdrachtgever het principe huldigt -hoe vager we zijn met antwoorden des te meer risico dekken we af-
De inschrijver moet zo scherp mogelijk calculeren om de opdracht te winnen en dat laat tegenwoordig geen ruimte meer om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden. Met als gevolg dat iedere afwijking van hetgeen in de tenderdocumenten beschreven wordt per definitie leidt tot meerwerk. Zo kan dat makkelijk leiden tot de situatie dat de “economisch meest voordelige aanbieder” uiteindelijk de duurste blijkt te zijn, of nog erger: leidt tot een mislukt project, of een aanbesteding die ingetrokken moet worden.
Ook komt het voor dat de inschrijver de aanbieder in de gelegenheid stelt om een eigen archiefonderzoek te doen, uiteraard voor eigen rekening. In de praktijk wordt vervolgens nooit een gedegen archiefonderzoek door de aanbieder gedaan. Waarom niet? …………Het is te duur. De aanbieder kan zich eenvoudigweg niet veroorloven om één of twee mensen gedurende een week op locatie van de inschrijver aan het werk te zetten om alle projecteigenschappen in kaart te brengen. Dat mag ook niet verwacht worden, de kosten voor inschrijving op een openbare aanbesteding zijn al zeer hoog. Het kost de gemiddelde inschrijver al tussen de € 5.000 en 10.000 om in te schrijven, deze kosten kunnen nooit verhaald worden behalve dan door de winnaar. Om dan te verwachten dat de inschrijver nog een keer een bedrag van circa € 5.000 investeert om de projectdetaillering in kaart te krijgen is gewoon niet realistisch.
Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van het project om van tevoren te (laten) inventariseren waar de uitvoering van het project over zal gaan. Alleen wanneer op voorhand volkomen duidelijk is wat de vraagstelling is, kan een afgewogen aanbieding verwacht worden en kan een eerlijk vergelijk van de verschillende aanbieders uitgevoerd worden. Met als gevolg: een project zonder verrassingen en een voorspelbare financiële uitkomst.
Ik pleit met dit stuk voor aanbestedingsdocumenten die niet alleen juridisch 100% volgens de regels zijn opgezet, maar ook technisch inhoudelijk dezelfde aandacht hebben gehad.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik kan dit alleen maar onderschrijven, maar heb inmiddels ook de ervaring al doende leert men. Maar is iemand /instellingbereid dergelijke documenten te delen, daar kan men echt van leren ? je zou dan toch een levend normdocument met variabelen kunnen komen op grond waravan men kan aanbesteden.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Beste Yvonne,
Ik ben niet zo enthousiast over normdocumenten in dit kader. Je ziet te vaak dat de inhoud van een dergelijk document dan deel gaat uitmaken van het pakket van eisen zonder dat een goed begrip aanwezig is over de inhoudelijkheid van de onderwerpen. Ik heb zelf zo'n vijfentwintig jaar ervaring in het omgaan met document conversie trajecten en ik heb geleerd dat geen archief gelijk is en altijd aandacht verdient voordat de materialen van de plank getrokken worden.
-
-
Wat ik mijn dagelijkse praktijk merk dat verschillende gemeenten onafhankelijk van elkaar programma van eisen opstellen voor digitaliseringsprojecten voor dezelfde soorten series zoals bouwvergunningen. Noem het een normdocument maar hierin is wat kennisdeling (en daardoor enorme besparing van tijd/ervaring) heel veel in te winnen. Sinds enkele jaren werkt het RA Tilburg met een normdocument die gemeenten gebruiken voor het aanbesteden van te bewerken archieven aan gespecialiseerde bedrijven.
Ik kan alleen maar aanbevelen om zo'n aanpak ook bij digitalisering toe te passen.
-
-
Ik ben het ook wel met jou en met Ton eens dat dat zeker zou helpen, zolang er maar met kennis van zaken naar zowel de praktijk als naar het "normdocument"gekeken wordt. Nu is het vaak zo dat de tenderopzet wordt gedaan door gekwalificeerde inkopers of gekwalificeerde begeleidingsbureau's die eigenlijk niet beschikken over kennis van zaken op het specifieke vakgebied "Document Management" en de samenstelling van de inhoudelijke eisen over laten aan de functionaris die bij de betrokken instantie verantwoordelijk is voor DIV. Deze, op zijn beurt, heeft in de meeste gevallen geen ervaring met document conversietrajecten en weet vaak op voorhand niet goed in kaart te brengen wat de eigenlijke vraagstelling zou moeten zijn en welke informatie op voorhand ter beschikking dient te komen om zo veel mogelijk de valkuilen te vermijden en een optimale procesinrichting gedaan te krijgen. Zonder teveel voor eigen parochie te willen preken is mijn advies eigenlijk -huur een vakman in- ;-)
-
-
Dat kan ik alleen maar beamen, maar kom maar aan een goede vakman of vrouw.
-
-
Oeh, deze kan ik niet laten liggen. kijk alsjeblieft op mijn website www.elveo.nl
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
