BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN: Behoeven deze geen verbetering ?
1 juli 2012 is het zo ver, het horizontaal archieftoezicht is dan herzien als gevolg van de inwerkingtreding Wet revitalisering generiek toezicht. De VNG heeft een modelkader ontwikkeld op grond van KPI’s (link) . Het college van B. en W. dient verslag op grond van de KPI te overleggen aan de gemeenteraad. Het verslag wordt in principe opgesteld door de gemeentearchivaris over het eigen beheer van archiefbescheiden en over het toezicht van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De KPI zullen als benchmark worden gebruikt voor waarstaatjegemeente.nl.
Uiteraard zijn er nog een aantal maanden te gaan, maar als je met name de vraagstelling leest over het beheer van overgebrachte archieven, krijg ik de indruk dat de vragen zijn opgesteld door personen, die zelf niet bij deze werkzaamheden zijn betrokken. Bovendien zijn bij veel gemeenten met Noorden van het land geen gemeentearchivaris benoemd, hoe gaan de gemeentesecretarissen al de vragen beantwoorden ? Moeten de KPI's dan niet meer generiek worden opgesteld ? Wat ik ook als heel verwarrend ervaar, is dat niet duidelijk is of de vragen betrekking hebben op archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten en welke niet.
Enkele voorbeelden die m.i. verduidelijkt moeten worden :
- Alle verordeningen moeten in Nederland worden gepubliceerd op www.overheid.nl, waarom moeten die in deze tijd nog worden opgestuurd (1.1) ?
- Is er een gemeente bekend in Nederland, die de archiefzorg heeft uitbesteed (1.6) ?
- Is de NEN-ISO 15489 ook van toepassing op de archiefdienst ? De NEN stelt zelf dat die niet van toepassing is op het beheer van archiefdiensten.
- 3.4 gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden ?
Wie is dan de gemeente ? Of is dat ook de archiefdienst ?
- Welke archiefdienst gebruikt opslagformaten op grond van een open standaard (4.4) ?
- DIVA is sinds enkele jaren opgeheven, maar wordt wel naar verwezen. Waarom geen verwijzing naar de meer recente archiefregeling (7.1.1.-7.1.3) ?
- Alle archiefdiensten beheren geboorteregisters van de Burgerlijke Stand, waarvan de openbaarheid 100 jaar is beperkt. Daar hoeft echt geen machtiging voor te worden aangevraagd (8.3).
Zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan, maar ik mis ook vragen die bij kunnen dragen tot een echte benchmark zoals over hoe veel betaalt een gemeente aan een archiefdienst en de eigen informatiehuishouding (30.2) ? Welke archieven zijn toegankelijk en gedigitaliseerd, geef dat in procenten aan ? Onderscheid tussen overheids- en particuliere archieven, aantal analoge meters, mate van digitalisering. Uitgangspunt bij beschikbaarstelling lijkt het fysieke bezoek te zijn, website heeft met name ook een functie bij het beschikbaar stelen van informatie. Daar zou je op kunnen monitoren.
De KPI is een goede ontwikkeling, maar behoeft m.i. doorontwikkeling. Het is nog geen 1 juli 2012, maar wel vijf voor twaalf. Het zou jammer zijn als we met een instrument moeten gaan werken, dat niet geheel voldoet.
Dit vraagstuk plaats ik zowel op Breed als Archief 2.0.
De KPI lijkt me nog een KPI dashboard zoals op dit filmpje wordt gedemonstreerd.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Poeh, dat zijn een hoop moeilijke vragen, waar ik eens op zal reageren in rustigere tijden. Maar eerst even een klein vraagje: 1 juli 2012? Moet dat niet 1 januari 2013 zijn?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Marco, neen, 1 juli 2012, staat niet goed in de concept-baseline.
1 januari 2013 staat einde machtiging op de planning.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
@Yvonne
Dat is feitelijk al gaande en zal 28 november op de Dag van de Kwaliteit als een van de instrumenten de aandacht krijgen als onderdeel van de Werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie. Dat lijkt mij ook een goed moment om die versie op de bekende forums zoals Breed te plaatsen.
De KPI zal echter altijd voor verbetering vatbaar blijven. Het is een document in ontwikkeling en er zal (vrees ik) nooit een volledig en dekkend KPI instrument worden waar iedereen zich in dezelfde mate zal kunnen vinden. Een dermate generieke vorm waardoor een gemeentesecretaris (leek) deze zonder ondersteuning van een vakinhoudelijke specialist kan invullen lijkt mij niet haalbaar en misschien niet eens gewenst. Of een dergelijke KPI dan nog wel een reëel beeld van de werkelijkheid geeft is maar de vraag. Juist die specialist in de horizontale keten is van belang en moet de oplossing worden voor gemeenten zonder archivaris.
De KPI zoals deze in juli door de VNG is uitgegaan is een “kale” PDF-versie. Jij reageert vanuit een versie die door mij is overgezet naar een Excelbestand waarin de praktische toepassing beter kan worden ingezet en doorontwikkeld. Later zijn hier door Annemieke Adema waardevolle functionaliteiten aan toegevoegd en zal 28 november door de Werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie als een van de instrumenten onder aandacht worden gebracht zodat een ieder die daar een bijdrage aan wil leveren deze nog breder kan worden doorontwikkeld.
Ook de percentageweergaven is voor meeste lezers nog een onbekende functionaliteit en is een aanvullende grafische weergave dat zowel optisch als procentueel de verhoudingen enigszins overzichtelijker tracht te maken. Dit zou eventueel kunnen worden ingezet al een van de benchmark opties. De VNG versie voorziet ook hierin nog niet, dit is dus al een poging tot ‘veredeling’ van de KPI. Wat betreft benchmarking kan ik inderdaad wel meer en misschien interessantere kengetallen hieraan toevoegen.
Wat betreft enkele van je vragen:
- Is er een gemeente bekend in Nederland, die de archiefzorg heeft uitbesteed (1.6) ? Dat is ook niet helemaal wat 1.6 van de KPI bedoeld, deze sluiten regelgeving en het stellen van regels uit van de mandatering uit. Dat maakt deze vraag naar mijn inschatting wel relevant wanneer je dit plaats in de toenemende trend van uitbesteding van taken, beheer in de Cloud, etc.
- Is de NEN-ISO 15489 ook van toepassing op de archiefdienst ? Uiteraard, de organisatorische en functionele inbedding van archiefbescheiden moeten na overdracht onder minstens dezelfde beheercondities worden geborgd als voor overdracht. Het moment van overbrenging (in de toekomst misschien al na een hele korte tijd) mag dan in feite niet relevant zijn (alweer recordcontinuüm). Het enige wat veranderd is de wettelijke status van openbaarheid waardoor de burger moet kunnen aansluiten op de toegang van de archiefbescheiden, los vanwaar deze zich digitaal of fysiek bevinden.
- 3.4 gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden ? Ik mag hopen van wel.
Wie is dan de gemeente ? Of is dat ook de archiefdienst ?
Dat mag geen verschil maken omdat de wet en –ik mag aannemen- ook de KPI uitgaat van alle archiefbescheiden, ongeacht de ‘fase’ waarin deze zich bevinden. Het record continuüm lijkt mij ook hier weer uitgangspunt
- Welke archiefdienst gebruikt opslagformaten op grond van een open standaard (4.4) ? Lijkt mij gewoon een eis in de Archiefregeling
En wat betreft die datum van juli 2012 (was al 1 jan 2012) zou ik mij daar niet zozeer door laten leiden. Dit soort zaken laten zich toch niet door deadlines dwingen, Kijk maar naar de Wabo.
-
-
@Marius, de beperking van het instrument ligt met name dat de beheersaspecten van een archiefdienst onvoldoende zijn meegenomen. Dat de inspecteurs erover spreken is prima, maar dat is waarschijnlijk de oorzaak waarom dit probleem is veroorzaakt, de eenzijdige benadering, het gaat ook om de verantwoording van archiefbeheer van overgebrachte archieven.
Ik reageer vanuit de KPI zoals die door de VNG in juli is toegezonden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
