BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
welke organisatie heeft een machtiging voor substitutie en vernietigt ook daadwerkelijk
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In Noord Brabant heeft de gemeente Oss als eerste toestemming voor vervanging verkregen en vernietigt ook daadwerkelijk.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
En ook de gemeente Putten vervangt (en vernietigt dus) daadwerkelijk archiefstukken ihkv het WABO-proces.
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
De gemeente Oss heeft inderdaad substitutie, ook voor te bewaren archieven, alleen hebben ze dit niet voor alle processen maar voor een paar grote processen zoals de bouwvergunningen en facturen.
Het lijkt dus of ze al heel ver zijn maar ze zijn hier vanaf 2005 mee bezig en hebben dus "nog maar" voor een aantal processen substitutie gekregen.
-
-
Lees ook eens het artikel in Computable, zie deze link.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Kris,
De gemeente Deventer heeft al wat langere tijd een machtiging substitutie. En ja we vernietigen inderdaad bepaalde stukken (meestal de V-stukken). De B-stukken is een wat lastiger verhaal aangezien er volgens mij twee beleidsregels voor zijn. Met die stukken gaan we dus ook "voorzichtig" om. Wat we wel doen is het originele papieren exemplaar "ontkrachten" van originaliteit door er het stempel werkexemplaar op te zetten. Nu ligt er dus een theoretische vraag is het papieren exemplaar nu daadwerkelijk vernietigd. Het voordeel is echter dat we in het proces de procesmedewerker nog ondersteunen met name met grootformaten (tekeningen) en als de zaak is afgerond de gehele zaak digitaal opslaan in het RM systeem.
Tekeningen die terugkomen via welke weg dan ook en met het stempel werkexemplaar verneitigen we alsnog.
Bedenk verder dat substitutie een technisch gedeelte kent maar wat zeker van belang is een goede organisatorische inbedding. Daarnaast wordt er in de regelgeving niet zoveel gezegd over langdurig beheer (e-depot1?) en dat is wel echt een onderdeel wat je mee moet nemen bij substitutie voor je eigen organisatie. (je blijft zelf verantwoordelijk ongeacht de machtiging)
type in google: henk sligman deventer en er is wel e.e.a. te vinden en anders linkedin
mvrgr
henk sligman
-
Permalink Antwoord van Henk Geertjes op
-
Voor zover ik weet heeft de gemeente Ermelo een machtiging van de Archiefinspectie ontvangen. Ik hoorde dat uit de mond van Janneke Goudswaard
-
-
Hoi Kris, Hier een overzicht ;-)
-
Permalink Antwoord van Henk-Jan van Groningen op
-
Sinds 2007 heeft DCMR (Milieudienst Rijnmond) te Schiedam subsitutie. Onlangs hebben zij hie over een dreital workshops georganiseerd. Via Google kom je hier wel achter. Maar bellen kan natuurlijk ook (vraag naar Jan Willem de Reus)
-
-
@Henk-Jan, het schijnt een goed handboek te zijn dat hiervoor is gebruikt. Ik heb een brutale vraag: Zou je of iemand anders dat via BREED ter beschikking willen stellen ?
-
-
http://www.digital.nl/publicaties/boekjes/publicatie-exemplaar-hand...
Vanwege de specifieke bedrijfsgegevens zijn bijlagen niet openbaar
Yvonne Welings zei:@Henk-Jan, het schijnt een goed handboek te zijn dat hiervoor is gebruikt. Ik heb een brutale vraag: Zou je of iemand anders dat via BREED ter beschikking willen stellen ?
-
-
Op linkedin groep zaaksystemen nog een aardige discussie over het gebruik van een DMS of een zaaksysteem:
Vorige week had ik een leuke discussie met een DIV collega. Momenteel gebruiken we Corsa als DMS. We scannen (bijna alle) inkomende post, de uitgaande post scannen we niet. Veel doen we nog niet met de scans die we hebben. In enkele gevallen sturen we die door via de mail (om technische redenen doen we dat niet via het DMS, maar dat daar gelaten). Eigenlijk gebruiken we ons DMS dus puur voor de registratie van poststukken en het beheer van dossiers.
Nu willen we uiteindelijk met een zaaksysteem de post digitaal distribueren in de organisatie. Dus scannen, intake en als zaak de organisatie in. We hebben dan nog niet gelijk substitutie, dus we zullen het fysieke origineel nog in het archief bewaren. De vraag was nu, moeten we dat poststuk dan nog registreren in het DMS? Of is het voldoende voor de archiefinspectie als we het poststuk als zaak verspreiden en aan de zaak enkele archief-kenmerken hangen die nu in het DMS staan?
Ik vraag me af wat de archiefinspectie hiervan vindt. En ik vraag me af wat jullie hier van vinden vanuit het oogpunt van zaakgericht werken. Je krijgt in deze situatie namelijk een generiek zaaktype waarmee je alle inkomende stukken afhandelt, ongeacht het zaaktype.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
