BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiefwet is niet bij de tijd?
Niet actueel, niet passend bij digitaal werken, niet flexibel, slechts gericht op cultureel erfgoed, enz. Onderbouwd worden deze opmerkingen meestal niet.
Met de opmerkingen ben ik het niet eens; ik herken de opmerkingen dan ook meestal niet vanuit mijn inzichten en praktijk.
Met de Archiefwet kun je naar mijn idee prima uit de voeten, ook in de huidige digitale werkomgeving.
Ik hoor graag van degenen die het niet met mee eens zijn. Waar schiet de Archiefwet tekort? Wat zou je graag zien? Wat heb je nodig?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Lourens op
-
Nee, de archiefwet is niet meer van deze tijd. De archiefwet is document georiënteerd in plaats van zaak- of procesgeoriënteerd. Dat betekend dat vernietigingstermijnen dwars door zaken heen lopen. Dat is nergens voor nodig (onnodig complex). Daarnaast zijn deze limitaties (vernietigingstermijnen) gemaakt omdat anders archieven overvol raakten (meters in papier). Je kunt je afvragen of dat in het digitale tijdperk nog wel nodig is.
Overigens geld dit natuurlijk voornamelijk voor organisaties die volledig digitaal werken. Voor iedereen die nog in de ellendige hybride, of erger, analoge situatie werken is de archiefwet nog wel logisch.
Daarnaast wil ik ook niet beweren dat de archiefwet onwerkbaar is, dat is zij niet, maar werkbaarder kan het zeker.
Wat ik ook altijd heb gemist, maar nu opgelost schijnt te zijn, is het gebrek aan strafmaatregelen. De archiefwet is (was) een papieren tijger, waar als je je er niet aan hield, niemand iets tegen je kon beginnen. Wetten die niemand kan of wil afdwingen zijn volkomen nutteloos.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
De Archiefwet schrijft niet voor dat op niveau van het document vernietigd zou moeten worden, slechts dat vernietigd moet worden. Er is geen beletsel op zaak/werkproces vernietiging toe te passen.
Over nut en noodzaak van strafmaatregelen is een balletje op te gooien. Past in de tijd om uit te gaan van strafmaatregelen en de harde hand. Is het een zwakte van de Archiefwet of een zwakte van de overtreders indien zij zich niet houden aan de regels die gezamenlijk worden afgesproken?
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
@lourens. Dat je stelt dat de archiefwet document georiënteerd is verbaast me. Zo heb ik dat niet op de opleiding geleerd in ieder geval en ik herken het ook niet in de toepassing van de wet (archief als neerslag van processen / procesgebonden informatie... van proces naar zaak is een kleine stap toch?).
Mogelijk bedoel je dat de selectielijsten nog document georiënteerd zijn. Daar kan ik me tot op zeker hoogte weer wel in vinden, maar als je die tool goed kent is hij ook in een digitale wereld prima toe te passen. En daar komt wel een lastig element van de 21e eeuw om de hoek: de software die we gebruiken bij de ondersteuning van DIV is nog niet altijd optimaal inzetbaar. Ik zie regelmatig pakketten waarbij het toepassen van selectietermijnen en het feitelijk vernietigen een hele uitdaging is.
Mijn verzuchting is tegenwoordig nogal eens dat het in de informatievoorziening wel lijkt of het alleen nog maar om input - throughput - output tijdens het afhandelen van een werkproces gaat. Als archivaris / informatiemanager maak ik me hier hard voor... regel het tot na het leveren van het product of de dienst en denk (vanuit de selectielijst) vooraf na over 'het dossier / de zaak' die zal gaan ontstaan zodat je bewaren/vernietigen aan de voorkant borgt.
En die voorkant begint al bij het inrichten van je systeem... aanschaf van een dsp is onvoldoende. Je zal die actief op je eigen informatievoorziening moeten gaan toepassen. Ik dwaal een beetje af, maar het komt erop neer dat ik de Archiefwet nog altijd als een goed werkend kader ervaar, net als @jack
-
-
Heb je een punt. De selectielijsten kunnen daarop aangepast worden.
Mij maakt het niet veel uit wiens zwakte het is. Mij gaat het er om dat mensen de wet overtreden en daar niet voor aansprakelijk worden gesteld, met af en toe ernstige publieke gevolgen. Kijk maar naar de ellende rond het documentbeheer bij de politie, of rond de weggepeste homo's in Utrecht. Er vind geen degelijk documentbeheer plaats en waardevolle stukken verdwijnen. Er zijn zelfs organisaties waar bewust geen archief is bijgehouden. Als je niet in staat bent om gemaakte afspraken ook af te dwingen zijn ze niets waard.
-
-
@F Hazendonk en @Ton de Looijer
hebben jullie nauurlijk gelijk in. Schoot weer eens uit de heup ;-) (was ook een klacht bij LinkedIn discussie en heb ik klakkeloos overgenomen, excuus). Maar het gebrek aan 'stok om mee te slaan' vind ik wel echt een tekortkoming.
-
-
Daar heb je wel een punt. Eer GS een bestuurlijke maatregel oplegt, moet er wel heel veel mis zijn. Kan me maar 1 geval herinneren (texel). Liever voorkomen lijkt me.
Daar zit denk ik een verband met de positie die div/im bij een organisatie heeft. Ik kan me bij een krachtig, mondig vakteam moeilijk zulke problemen voorstellen. Ook dat heeft dus weer niets met bij de tijd zijn te maken, maar wel met het kennen van je taken, verantwoordelijkheid en bevoegdheid als div daarin.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
De Archiefwet kan wellicht best wel enkele aanvullende artikelen gebruiken, en van mij mag je dat dan Informatiewet noemen. Maar merk steeds meer dat je met de Archiefwet veel beter uit de voeten kan dan vaak wordt verondersteld. Het is is op de juiste punten dermate geformuleerd dat je dit zo op digitale archivering, proces-/zaakgewijs werken (archivistisch doen en deden we dit al) etc. kan toepassen, zeker met de aanvullende Archiefregelgevingen. Dat de provincies kennelijk onvoldoende gebruik hebben gemaakt van de al bestaande sanctiemogelijkheden (nu interventieladder) heeft niets met de Archiefwet te maken.
Ook selectielijsten zijn niet document gericht, maar taak- en handelingsgericht opgesteld en dat sluit zonder problemen aan op procesgewijs werken. Selectielijsten doen feitelijk alleen maar uitspraken over informatie ongeacht de informatiedrager.
-
-
@Ton als archiefbescheiden "naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij" is dit bij sociale media lastiger te bereiken. De middelen om ze binnen te halen -als is vastgesteld dat het om archiefbescheiden gaat- zijn er nog niet in praktische zin.
Op dit punt is er ruimte voor verbetering; welk antwoord zou de wet kunnen hebben? Of is dit te vinden in bijv. de baseline, rondom risicoanalyse en/of andere afwegingen?
@Lourens en F
Informatiebeheer verdient een prominente plaats op de agenda; benieuwd of het er ooit van komt en of strengere sancties bijdragen aan verbetering.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jack, Nog steeds ervaar ik het gemiste kans dat de archiefwet niet samen met de WOB indertijd is herzien.
Wat je nu ziet dat er aan de Archiefwet wordt gesleuteld zoals de artikelen 33 en 34 die vervallen m.i.v. 1-07-2012 en artikel 124 uit de gemeentewet daarvoor in de plaats treedt. Van versterking van het horizontaal toezicht is geen sprake, ik vraag me echt af of de KPI's nu zo'n bruikbaar instrument zijn.
Een andere 'verandering', die op stapel staat m.i.v. 1 januari 2013 is dat art. 7 vervalt, de machtiging. Ik pleit al lange tijd voor uniformiteit op dit gebied, maar is het anno 2011 niet een beetje vreemd met al die digital born (WABO, WRO) om je aandacht nu op vervanging te richten ?
Samengevat, er wordt hier en daar wat gesleuteld maar dat lijkt niet te worden ingegeven door een visie op de openbaarmaking van overheidsinformatie. En de rijksoverheid gaat ondertussen maar door met de plannen tot ICT centralisatie, nu weer het LV WOZ. Dit lijkt gepaard te gaan zonder enig besef dat ook de informatie geborgd moet zijn, of er nu een archiefwet bestaat ja of nee.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Ik denk persoonlijk inderdaad dat de Archiefwet veranderd kan worden in de richting van vroegere openbaar-making, tenzij... Daarmee haal je de angel die nu gezien wordt in de WOB door de aanleverende partij ('het kost ons zoveel moeite om informatie openbaar te maken, en om dat te kunnen doen moeten we er geld voor vragen') uit het verhaal, en dat vereist dat organisaties zich automatisch meer bekommeren om hun informatie.
Wat ik vaker zie - en dat heeft eigenlijk niets met de Archiefwet te maken, maar hoe je die uitlegt aan mensen die niet dagelijks met de wet te maken hebben - is dat mensen het heel normaal vinden dat informatie die ze in papieren vorm 'gewoon' aan het archief stuurden als ze ermee klaar waren, nu in digitale vorm in het geheel niet meer beheren, of laten beheren. M.a.w. de vorm van de archiefstukken zorgt er voor dat mensen diezelfde informatie niet meer als archiefstuk, maar meer als documentatie beschouwen. Daarmee is de waarde-perceptie van archiefstukken door mensen op de vakafdeling soms afgenomen, en dan is het zwaaien met de Archiefwet onvoldoende om die mensen uit de droom te helpen.
In dat opzicht zou een populaire vertaling a la de deurwaarders wel makkelijk zijn.
Vwb de huidige inhoud is de Archiefwet echter vaak nog steeds goed te gebruiken. Ik zou er eerder voor pleiten om de Archiefregeling nog een keer aan te passen, en een aantal minimale eisen voor digitale archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen vast te stellen. Maar dat is, wederom, mijn persoonlijke mening ;-)
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
@Ton Wat dat "berusten onder" betreft: ik weet niet of dit aan de wet ligt hoor.
Artikel 1 stelt dat archiefbescheiden alle "bescheiden" zijn die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en "naar hun aard bestemd daaronder te berusten." In de papieren situatie vinden we het heel normaal dat we van een document dat wij zelf opmaken en verzenden een kopie of afschrift of minuut bewaren (en als "ons archiefexemplaar" beschouwen). De reden hiervoor is duidelijk: als ik geen kopie bewaar weet ik volgende week al niet meer wat ik nou precies geschreven heb. Maar in de wet staat nergens dat we een minuut moeten bewaren, er staat alleen dat we die minuut als archiefstuk moeten beschouwen en behandelen.
Bij "social media", maar ook bij ruimtelijke plannen en andere "landelijke voorzieningen" vinden we het, om de een of andere reden, plots niet meer noodzakelijk om er voor te zorgen dat we een "eigen" archiefexemplaar hebben, want "we kunnen het toch online lezen?" Terwijl het uitgangspunt natuurlijk hetzelfde is: ik moet zelf een "bewijsexemplaar" hebben van wat ik verzonden of opgemaakt heb. Dat betekent dat ik zelf een exemplaar moet hebben (en dat dan bewaren en beheren als archiefstuk).
Het probleem zit volgens mij dus eerder bij gebruikte techniek en "mentale instelling" dan "de Archiefwet"...
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Deze reactie van mij was voor Jack de druppel om deze discussie open te breken (blijkt uit mail-uitwisseling). Even voor de goede orde, ik zeg niet dat de Archiefwet niet bij de tijd is! Ik zeg wel dat ik als DIV-er aan meer zaken heb te denken dan alleen de Archiefwet. Ik vind echter dat deze te vaak als bijbel naar voren geschoven wordt, waarbij alle andere belangen onbewust naar een ondergeschikte plaats worden geduwd.
De Archiefwet is geschreven met twee doelstellingen voor ogen. Deze staan benoemd aan het begin van paragraaf 2.1 "Beheer en gebruik van archieven" van de Memorie van toelichting Archiefwet 1995. Enerzijds is er het belang van het kunnen afleggen van verantwoording en anderzijds is er het belang van het cultureel erfgoed. Zijn onze (overheids-)organisaties daarmee bezig?
Eerst de gemakkelijke: cultuur. Dat is namelijk een linkse hobby, waarop bezuinigd moet worden. Als men al waarde hecht aan cultureel erfgoed, dan bedoelt men meestal de monumenten. De wethouder wilt misschien nog wel plichtsgetrouw een blik werpen op het cultureel archief, maar voor het merendeel van de organisatie is het hooguit een hobby. Het archief is niet echt een "sexy" onderwerp.
Dan de verantwoording. Met het schaamrood op de lippen moet ik bekennen dat ik regelmatig medewerkers in mijn organisatie aantref die grif gebruik maken van de netwerkschijven. Wanneer zij naar de Raad of de rechtbank moeten, printen ze de Word-bestandjes (en soms zelfs de zelf-gemaakte scans) uit en gaan ze op pad. Ik heb al een aantal van deze medewerkers gevraagd of dit geen problemen voor ze oplevert. Het antwoord is: "Nee, nooit". Gelukkig kan ik best een aardig stukje kletsen over authenticiteit, bewijsvoering, substitutie, etcetera, waardoor ze toch mee willen werken aan verbeteringen. Maar écht helpen doe ik ze niet. Ze hebben het eigenlijk niet nodig (maar het moet van de Archiefwet).
Kortom, cultureel erfgoed en verantwoordingsplicht zijn niet thema's die mijn organisatie en haar medewerkers bovenaan het prioriteitenlijstje hebben staan. Ik denk dat dat voor bijna alle organisaties geldt. Mijn organisatie is in ieder geval bezig met thema's als architectuur, zaakgericht werken, het nieuwe werken, social media en de cloud, het KCC (antwoord), samenwerken (Sharepoint o.i.d.), digitalisering, informatie-beveiliging (van Diginotar tot lektober), etcetera. Ja, met name de verantwoordingsplicht speelt daarbij een rol, maar is zeker niet alomvattend. Over cultureel erfgoed hebben we het - heel eerlijk gezegd - zelden.
Als documentmanager zijn mijn collega's en ik full-time met de bovengenoemde thema's bezig. De Archiefwet helpt ons nauwelijks. Daarom vind ik de Archiefwet in mijn werk wel werkbaar, maar niet zo heel belangrijk. *runs for cover*
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
