BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Integratie DIV-functie in het KCC

Hallo allen,

Binnen onze organisatie vindt momenteel een grote reorganisatie plaats. De directies verdwijnen en de afdelingen worden dan de hoogste organisatorische eenheden. Dat betekent dat bijvoorbeeld alle I-gerelateerde functies (informatiearchitecten, procesarchitecten, ICT-beheerder, GEO-deskundigen, functioneel en technisch applicatiebeheerders van de grote generieke applicaties bijeen worden gebracht in een nieuwe afdeling I&A). Over de positionering van de DIV-functie wordt nog nagedacht. Er zijn meerdere opties mogelijk, te weten: bij I&A, als zelfstandige afdeling, FAZ, het KCC, het Regionaal Archief of regionaal.

Ik ben met name benieuwd of er al gemeentelijke organisaties zijn die de DIV-functie of delen daarvan hebben ondergebracht bij het KCC, wat hun beweegredenen zijn geweest om deze eenheid of functie daar te positioneren en wat hun ervaringen tot nu toe zijn?

Met vriendelijke groeten,

Ronald van Mil

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Christa de Knegt op 11 Oktober 2011 op 17.45

In Leiden staan wij aan het prille begin van een discussie over de DIV. De denkrichting is wel om de informatiebeheertaken te splitsen van de taken die gerelateerd zijn aan dienstverlening/afhandeling van post. Het doel is om het kanaal post(+ongestructureerde email) naast de andere kanalen in het KCC te integreren/positioneren, waarbij eerste-lijn aanvragen zoveel mogelijk per omgaande worden afgehandeld.
Een van de scenario's die wij in gedachten hebben is dat scan+registratie+aanmaken/koppelen zaak in de frontoffice/KCC terecht komen, evenals de regie op afhandeling van de post/email.

Ervaringen zijn welkom; ik zal nog wel eens contact opnemen met diegenen die hebben gereageerd in deze discussie :-).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frieke H op 24 Oktober 2011 op 16.47

Nog meer gemeenten die al stappen hebben gezet in het div-positioneringsvraagstuk:

- Franekeradeel kiest ervoor postregistratie in het KCC onder te brengen (maar niet zaakregistratie, dat gaat vakafdeling doet)

- Lisse heeft DIV ca 2 jaar geleden 'geknipt' en kent nu een KCC-team dat post registreert

- Hillegom heeft er recent voor gekozen het gehele team DIV (incl postregistratie) samen te voegen met ICT/automatisering en Facilitaire zaken.

Er zijn allerlei argumenten en diverse manieren om het in te richten. Daar zit ik tegenwoordig heel vaak over bij gemeenten aan tafel. Je zal er altijd op uit komen dat elke keuze leidt tot 'winst en verlies'. Het gaat erom een goede taakafbakening te maken en helder te hebben wie wat doet, hoe 'de hark' er ook uit ziet.

Als je wil, kan ik je in contact brengen met mijn contactpersonen bij bovengenoemde gemeenten. Tot het uitwisselen van ervaringen is men over het algemeen zeker bereid. Mailadres staat in mijn profiel.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ger Wischmann op 7 Mei 2012 op 14.00

Brigitta de door jou beschreven organisatorische inrichtig hebben wij (gemeente Simpelveld) per 1 junli 2010 doorgevoerd. Op 2 april j.l. zijn we gestart met digitaal zaakgericht werken. Post maakt deel uit van het KCC, als eenheid zijn ze verantwoordelijk voor de eerste lijns fysieke dienstverlening, telefonisch kanaal, digitale kanaal en post kanaal.

Natuurlijk gaat dit proces niet vanzelf. Het betekent veel nieuwe afspraken maken tussen de verschillende disciplines. Ook aan de registratie kant geeft dit veel uitdagingen en veranderingen voor de medewerkers. Echter er is wel, sinds jaren, beweging en verandering. De stap naar digitalisering zal ooit gemaakt moeten worden, waarom dan niet nu!!!