BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
DIV is geen ondersteunende afdeling
Vaak wordt DIV als ondersteunende afdeling gezien. Haar processen zijn ondersteunende processen. Het primaire proces is leidend. Ik wil deze Igor-positie aan de kaak stellen.
Primaire taak van de overheid
De overheid heeft als primaire taak om te zorgen voor een veilige, leefbare samenleving. Dat doet het door vergunningen en subsidies te verlenen, uitkeringen te verstrekken, wegen te beheren, regels te handhaven, et cetera. Heeft de Nederlandse overheid echter niet ook als primaire taak om betrouwbaar en rechtmatig te handelen? Is dit ook geen absolute voorwaarde voor een veilige samenleving? Een onbetrouwbare overheid die regels aan de laars lapt, leidt immers onvermijdelijk tot een onveilige situatie.
Archieven maken de overheid controleerbaar. De betrouwbaarheid kan getoetst worden. Bij tegenvallende resultaten leidt dat tot een hoop gedonder. Zo draagt het archief bij aan het betrouwbaar en rechtmatig handelen. Daarmee zijn de archiefprocessen primair.
Wat maakt het uit?
Het verschil is dat DIV daarmee een gelijkwaardige partner wordt in de procesketen. Zij mag ook eisen en voorwaarden stellen om zo aan een primaire overheidstaak te voldoen. Niet langer leidt de een de ander, maar wordt er gelijkwaardig samen gewerkt aan het behalen van de overheidsdoelen. DIV wordt mede-eigenaar van de processen in plaats van slechts supplier.
DIV moet zich als informatiebeheerder verantwoordelijk voelen voor de realisatie van een betrouwbare overheid. DIV heeft ook een missie; een te realiseren doel.
Geen klanten, maar collega's
Ik hoor vaak dat DIV moet luisteren naar de vraag van de "klant" en "diensten" moet leveren die daarop aansluiten. Dat noemt men dan "klantgericht denken". Ik vind dat niet genoeg. DIV heeft zelf ook een belang te verdedigen en een doel te bereiken. Soms moet het de "klant" sturen en dingen vragen of zelfs eisen van de "klant". DIV doet dus niet alleen maar leveren.
Als professional luister je naar de belangen van de ander en neem je ook je eigen belangen mee. Samen zoek je dan naar een oplossing waarin plaats is voor beide belangen. Er is geen klant, geen koning, maar er is een collega, een partner.
Laten we niet "Ja, meester!" meer zeggen op iedere opdracht die ons gegeven wordt.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ilja Koning op
-
Helemaal met je eens. Het onderdeel DIV, ik vind Procesondersteuning en Beheer (POB) een betere benaming, hoort in feite thuis bij de primaire processen. Uit organisatorisch oogpunt, schaalgrootte, formatie, afbreukrisico is DIV (voorheen Post en Archiefzaken) als afzonderlijke eenheid neergezet. De vraag is er wel altijd gebleven om DIV op de afdelingen te plaatsen.
Nu met het invoeren van een KlantContactCentrum (KCC) de primaire processen aan de voorkant bij elkaar gebracht worden lijkt mij dit een goede kans. Nu we op de drempel staan met zaakgericht digitaal werken, sommigen zijn al een stukje over de drempel, en DIV (POB) ondersteuning biedt bij de inrichting van processen is het goed om te overwegen om dit onderdeel onder te brengen in het KCC. Enerzijds vanwege de kennis en ervaring met de intake (registratie) van documenten en anderzijds vanwege de kennis en ervaring met processen. Met de zaakgwijze dossiervorming deden we in feite niet anders.
Indien een proces wijzigt of wijziging noodzakelijk is, dan zit DIV (POB) er bovenop om dit te bewerkstelligen. Overleg met de vakafdelingen is dan direct mogelijk. DIV (POB) staat dan middenin de processen en niet meer voor of achteraan. Ik zou zeggen pak die spilfunctie!
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Marco,
nee, als informatiebeheerder ben je wel degelijk ondersteunend: je voert geen primair proces uit, je beheert informatie zodanig dat de daarvoor bestemde mensen het primaire proces uit kunnen voeren met behulp van de beheerde informatie. Zonder primair proces zou er ook geen informatie zijn om te beheren.
Informatiebeheerders zijn zeker geen dienaren in de slaafse zin van het woord. Echter, de morele/hierarchische/gevoelsmatige gelijkheid van informatiebeheerders en primaire procesmedewerkers moeten we ophangen aan de rol en de functie van het informatiebeheer zelf: goed informatiebeheer legt grenzen en regels op aan de mensen die het primaire proces uitvoeren, omdat ze anders (op termijn) dat primaire proces niet meer kunnen uitvoeren. Grenzen en regels vereisen afspraken. Afspraken die door beide partijen worden nageleefd.
En als dat niet gebeurt is dat dus het moment dat je als DIVer 'Nee' moet durven zeggen.
Ik heb redelijke verwachtingen van de ISO 30300, houd hem in de gaten ;-)...
-
-
Hallo Bas,
Even een reactie. Je bent als DIV-er niet alleen informatiebeheerder, maar ook inrichter van de processen v.w.b. informatie.
Doelstelling voor ondersteunende processen is ‘het tijdig, in de gewenste hoeveelheden en met de vereiste kwaliteit, aan alle processen ter beschikking stellen van mensen en middelen’.
Primaire processen (ook kern– of operationele processen genoemd) beschrijven de dienstverlening of het productieproces. In ons geval is dit veelal de afhandeling van klantvragen.
Je kunt je afvragen door de nieuwe positionering van DIV (POB) binnen de primaire processen en niet meer voor- en achteraf, de doelstelling van procesondersteuning voor DIV (POB) nog wel opgaat.
De taak van informatiebeheer en beschikbaar stellen van deze informatie wordt uitgebreid met de taak om informatie die binnen de primaire processen wordt ontvangen of ontstaat digitaal op te slaan binnen die processen.
DIV (POB) is hiermee veel meer bezig om de primaire processen (vooraf) in te richten en zo nodig bij te stellen om informatieopslag en gebruik hiervan voor de organisatie en de burger als klant gedurende en ook na uitvoering van het proces mogelijk te maken. Zonder deze opslag en beschikbaarstelling is het in het primaire proces niet mogelijk om uiteindelijk een product te leveren, dat uiteraard ook weer opgeslagen en beheerd moet worden. Verantwoording zie ik in dit geval ook als een product. De grenzen/afspraken zoals je noemt leg je bij het zaakgericht (digitaal) werken vast in bij de procesinrichting.
DIV (POB) is in dit opzicht voorwaardenscheppend binnen de primaire processen.
-
-
maar nog steeds complementair/ondersteunend, en niet in de plaats tredend ;-)
-
-
In 'complementair' (aanvullend, volledig makend) kan ik mij vinden. Vergelijkbaar met een adviesrol welke als onderdeel in het proces zit. Zonder dit advies kan het proces ook niet op een juiste wijze afgerond worden.Dit geldt ook voor de opslag en beschikbaarheid van informatie. Dit geheel is onlosmakelijk verbonden met het primaire proces. Zonder dit kan het proces niet lopen c.q. is het niet volledig.
Als DIV (POB) ben je betrokken c.q. deelgenoot bij de afhandeling van de klantvraag, het primaire proces.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
