BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Decos en PDF/A
Wij werken met Decos 5.1. Voor onze substitutie willen wij dat eigenlijk alle bestandsformaten (pdf, tiff, word, excel etc..) uiteindelijk worden geconverteerd naar een PDF/A bestand als de workflowactiviteit 'archiveren' wordt afgehandeld en alle documenten naar de archieffase gaan (Record Keeping System).
Hierdoor kan met één handeling aan het einde van werkproces de bestanden in een open standaard worden opgeslagen.
Echter, Decos biedt tot nu toe alleen de mogelijk om de office-bestanden om te zetten naar een pdf/a-bestand, maar niet de niet-officebestanden zoals pdf-formaten.
Heeft iemand een idee of weet iemand een leverancier die hier een rol in kan spelen?
Decos denkt momenteel niet echt mee..
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Is er bij DECOS geen gebruikersgroep actief zoals bij Verseon ?
Zie ook de eerdere gedachtewisseling hierover op deze link.
-
Permalink Antwoord van Joost Geraets op
-
Er zijn verschillende instanties die (overheids)organisaties ondersteunen bij de implementatie van (open) standaarden... > http://www.forumstandaardisatie.nl/organisatie/verhouding-met-ander...
Wellicht kan de helpdesk NOiV je verder helpen, of Fabrice Mous of de OpenDoc Society ?
> https://noiv.nl/help/helpdesk/
> http://www.opendocsociety.org/
Suggestie, stel jouw vraag ook in de NOiV LinkedIn groep > http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=1446097
-
Permalink Antwoord van Lammerts van Bueren op
-
Bedankt. Ik heb een aantal gemaild.
-
Permalink Antwoord van Kirsten van Opijnen op
-
Hallo,
Graag wil ik een opmerking maken over het omzetten van PDF naar PDF/A. Hieronder een stukje uit mijn onderzoekje. Ik hoop dat je er wat aan hebt.
Gr. Kirsten
Amsterdamse aanbeveling
Het Stadsarchief van Amsterdam raadt niet aan om PDF bestanden om te zetten naar PDF/A-1 bestanden. De reden hiervoor is omdat uit hun eigen onderzoek blijkt dat 50% van deze migraties mislukt.
Geen aanbevelingen migratie van PDF naar PDF/A [i]
Migratie van het reguliere PDF formaat naar PDF/A maakt geen deel uit van deze aanbevelingen. Gezien de uiterst moeizame conversie van PDF naar PDF/A (ongeveer 50% van alle PDF naar PDF/A conversies op basis van digitaal geboren documenten mislukt), de daarmee samenhangende kosten en het feit dat het reguliere PDF formaat ook een ISO norm is geworden (ISO 19005: 2008) maken dat op dit moment de migratie van bestaande reguliere PDF bestanden naar PDF/A niet verstandig. Al heeft PDF/A duidelijk de voorkeur wanneer het gaat om lange termijn archivering, ook het reguliere PDF bestand is geschikt voor lange termijn archivering. Zie hiervoor de Stadsarchief publicatie Richtlijn standaard bestandsformaten voor digitaal geboren en gedigitaliseerde tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam.[ii]
-
-
@Kirsten Maar wat raad je dan aan ivm substitutie. Je moet een open norm hebben.
-
Permalink Antwoord van Jean van Laarhoven op
-
Hallo Kirsten,
volgens mij heb je bij [ii] een verkeerde link geplaatst. Hierbij de juiste:
http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/downloads_en_...Overigens zie ik in het bewuste document onderaan bladzijde 17 bij digital born documenten PDF als voorkeur van het SAA juist staan: "Wanneer er geen sprake is van functionaliteit die niet in PDF/A-1 wordt ondersteund, heeft migratie naar PDF/A-1 sterk de voorkeur."
Dat lijkt mij toch in strijd met de eerdere uitspraak over geen aanbeveling.
Groeten Jean.
Kirsten van Opijnen zei:Hallo,
Graag wil ik een opmerking maken over het omzetten van PDF naar PDF/A. Hieronder een stukje uit mijn onderzoekje. Ik hoop dat je er wat aan hebt.
Gr. Kirsten
Amsterdamse aanbeveling
Het Stadsarchief van Amsterdam raadt niet aan om PDF bestanden om te zetten naar PDF/A-1 bestanden. De reden hiervoor is omdat uit hun eigen onderzoek blijkt dat 50% van deze migraties mislukt.
Geen aanbevelingen migratie van PDF naar PDF/A [i]
Migratie van het reguliere PDF formaat naar PDF/A maakt geen deel uit van deze aanbevelingen. Gezien de uiterst moeizame conversie van PDF naar PDF/A (ongeveer 50% van alle PDF naar PDF/A conversies op basis van digitaal geboren documenten mislukt), de daarmee samenhangende kosten en het feit dat het reguliere PDF formaat ook een ISO norm is geworden (ISO 19005: 2008) maken dat op dit moment de migratie van bestaande reguliere PDF bestanden naar PDF/A niet verstandig. Al heeft PDF/A duidelijk de voorkeur wanneer het gaat om lange termijn archivering, ook het reguliere PDF bestand is geschikt voor lange termijn archivering. Zie hiervoor de Stadsarchief publicatie Richtlijn standaard bestandsformaten voor digitaal geboren en gedigitaliseerde tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam.[ii]
-
Permalink Antwoord van Frans Dondorp op
-
Beste Youri,
Inderdaad is de conversie zoals Decos die hanteert vooral gericht op het converteren van Office-bestanden naar PDF/A. Dat is veruit de meest gevraagde functionaliteit; conversie van PDF (ik neem aan 1.4 en hoger) naar PDF/A (je geeft niet aan of je PDF/A-1a of PDF/A-1b zou willen) is naar mijn weten nog niet eerder aan Decos voorgelegd. Wij zouden de techniek die wij gebruiken voor conversie naar PDF/A moeten aanpassen om conversie van PDF (1.4) documenten mogelijk te maken. Conversie van PDF naar PDF/A is niet zo simpel als het klinkt; zelfs voor PDF/A-1b is deze conversie nog behoorlijk complex. Ik geloof de statistiek van Kirsten (eerder in deze discussie) dan ook onmiddelijk als zij aangeeft dat deze conversie even vaak goed gaat als fout. Inderdaad niet erg prettig als het om duurzaam te bewaren bescheiden gaat.
Los van de vraag wat Decos met PDF 1.4 conversie zou kunnen doen, vraag ik mij af hoe zinvol die conversie (ook gezien de lage succeskans) voor de lange termijn is. Voor zover mij bekend is de enige eis voor conversie die uit art. 26 van de Archiefregeling, waarin wordt gesteld dat archiefbescheiden worden geconverteerd naar een “valideerbaar en gedocumenteerd open formaat”. Aan deze eisen zou PDF 1.7 (gestandaardiseerd als ISO 32000:2008) ook voldoen. Aangezien art. 26 pas conversie vereist “uiterlijk op het moment van overbrenging”, is het de vraag of de handigste strategie is om direct bij dossiersluiting al te converteren naar het archiefformaat, met als risico dat er nog een keer conversie (met dataverlies) nodig is voordat de overbrenging plaatsvindt. Er valt ook te pleiten om conversie zo lang mogelijk uit te stellen (in de hoop een conversieslag over te kunnen slaan). Naar mijn idee duidt art. 25 van de Regeling op deze strategie; er wordt expliciet gesteld dat conversie dient plaats te vinden “indien […] niet langer voldaan kan worden aan de eisen […] van de toegankelijke staat […]”. Dat is met regulier PDF (ik ga hier even uit van 1.4) nog zeker niet het geval.
Het spijt me dat je hebt geconcludeerd dat Decos niet echt meedenkt in deze kwestie. Voor zover mij bekend is deze vraag pas zeer recentelijk aan ons gesteld en direct in behandeling genomen. Wij zullen intern onderzoeken wat de technische mogelijkheden zijn voor conversie van PDF 1.4 naar PDF/A-1a (of 1b) en zullen de uitkomsten, mogelijkheden en onmogelijkheden aan Culemborg voorleggen.
Als reactie op Yvonne: Decos kent klankbordgroepen waarin gediscussieerd wordt over gewenste functionaliteit. Daarnaast kunnen dit soort vragen uiteraard direct aan onze afdeling Customer Support worden gesteld (wat in dit geval ook is gebeurd) of via de betreffende accountmanager worden ingediend.
Mvg,
Frans Dondorp, Decos
-
-
@ Frans. Dank voor het heldere antwoord. Ik neem dit mee in mijn gesprek met de archiefinspecteur.
Daarnaast wacht ik dan nog het antwoord af van Decos wat de (on)mogelijkheden zullen zijn.
-
-
@Youri: graag gedaan. Ik zou van mijn kant ook graag op de hoogte blijven van de positie van de archiefinspectie in deze discussie. Er zit nu eenmaal een forse beleidsmatige component aan jouw vraag. Wellicht kun je hier op deze discussie terugkomen na de inspecteur gesproken te hebben?
-
-
@Frans. Prima. Het gesprek is op 19 september 2011
-
-
Ik zie in Decos dat wij als niet-officebestanden onder andere de formaten .jpg, .dsc, .pdf hebben. Al deze documenten wil ik graag omzetten naar een open standaard.
Ik wil dus in Decos alles uiteindelijk naar een open standaard hebben.
Ik hoop dat jullie daarvoor een oplossing hebben, omdat wij die substitutie willen verkijgen.
En hopelijk kan dat automatische met een tool, op het moment dat de bestanden naar de archieffase gaan.
Frans Dondorp zei:@Youri: graag gedaan. Ik zou van mijn kant ook graag op de hoogte blijven van de positie van de archiefinspectie in deze discussie. Er zit nu eenmaal een forse beleidsmatige component aan jouw vraag. Wellicht kun je hier op deze discussie terugkomen na de inspecteur gesproken te hebben?
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
@Frans, Youri en de inspectie,
In april heeft de SVB vragen gesteld over .dsc formaat opslag en conversie naar pdf. (of hoe dan ook een duurzaam formaat). Het antwoord hierop is beschikbaar gekomen: ik heb idee dat dit antwoord integraal ook relevant is in deze context. Frans is het ok als ik vraag & antwoord 'upload'?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- 4
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
