BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Informatiebeheer bij regiosamenwerking
Ongetwijfeld heb je al mee te maken gehad als je bij een gemeente werkt. Jouw gemeente X koopt bij een andere gemeente Y de WOZ afhandeling in. Bestuurlijk wordt een en ander afgekaart, financieel ook, maar dan de werkprocessen. Gemakshalve wordt de zaakafhandeling van de WOZ in het DMS van de gemeente Y geregistreerd en de documenten digitaal en/of analoog beheerd. Vaak wordt er niets afgesproken over de verantwoordelijkheid van de informatie, is dat gemeente X of gemeente Y. Mag een medewerker van gemeente Y met instemming van de gemeentearchivaris de documenten van gemeente X vernietigen ? Of moeten de documenten na de zaakafhandeling aan de gemeente X worden teruggeven opdat daar het informatiebeheer plaatsvindt ?
Gemeenten gaan met name in de BackOffice meer en meer samenwerken en/of uitbesteden. Door de opgelegde bezuinigingen zal dit komende jaren alleen maar toenemen. De burger merkt er in principe niets van als de zaakafhandeling door een andere instelling wordt overgenomen. De front-Office moet dan wel in orde zijn ……
Wat ik graag wil weten hoe er in jouw gemeente hiermee wordt omgegaan ? Worden er vooraf afspraken gemaakt over archivering bijvoorbeeld in de vorm van mandaten of moet het een en ander met kunst en vliegwerk achteraf worden opgelost ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van L.C.M. van Minderhout op
-
Onze gemeente heeft een samenwerking met een andere gemeente met betrekking tot de heffing van belastingen. Dergelijke overeenkomsten worden altijd aangegaan door de belastingambtenaren. Zij focussen zich op de uitvoering van de taak en niet op de archivering. Vandaar dat achteraf altijd de vragen komen hoe omgaan met de documenten en wie is hiervoor verantwoordelijk. Dit geldt niet alleen voor fysieke documenten maar ook voor digitale documenten. Bij d afspraken wordt ook niet goed geregeld hoe om te gaan met de digitale documenten. Kunnen de digitale documenten wel door de andere gemeente in het DMS opgenomen worden.
Persoonlijk vind ik dat de gemeente, wiens belasting wordt uitgevoerd, eigenaar is en blijft van de fysieke en/of digitale documenten. De tarieven en beleidsregels van deze gemeente worden immers ook uitgevoerd.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Wies, bedankt voor het antwoord, leuk wat van je te horen !!
Mijn persoonlijke voorkeur zou uitgaan naar overdracht van bevoegdheden inzake het informatiebeheer middels mandaten.
-
-
Zie ook deze berichtgeving over de 'belastingsamenwerking'in West-Brabant via deze link.
-
-
De gemeente Goirle heeft bekend gemaakt dat de belastingadministratie wordt uitbesteed aan een particulier bedrijf. Dit is een landelijke primeur. Welk bedrijf het precies wordt is nog niet gepubliceerd.
De afgelopen vijf jaar verzorgde de gemeente Tilburg de belastingadministratie voor de gemeente Goirle.
-
Permalink Antwoord van Kris op
-
Bij ons werkt Soza samen met Soza van de 2 omliggende gemeenten. Aangezien ze ook nog fysiek op een andere locatie zitten is er voor gekozen om Soza haar eigen archief te laten vormen maar wel per gemeente. De beleidsstukken worden wel naar div gestuurd maar de clientendossiers zien we niet. Soza krijgt haar eigen post en houdt dit zelf bij.
-
-
Gemeenten in Zeeuws-Vlaanderen gaan samenwerken op het gebied van ICT, Sociale Zaken, Dienstverlening/Publiekszaken, Archivering en Belastingen. Zie deze link.
-
-
Blog met een pleidooi over het gezamenlijk belasting heffen, zie deze link.
-
-
Sociale Dienst Waalwijk, Loon op Zand en Heusden m.i.v. 1 januari 2013 is een feit, zie deze link.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
