De VNG heeft gisteren 21 juli 2011 met een brief aan alle gemeenten in Nederland laten weten dat er een wetsvoorstel ‘Revitalisering generiek toezicht’ ter behandeling bij de Tweede Kamer ligt. Dat zal betekenen dat de horizontale verantwoording in de gemeentelijke archiefketen zal wordenversterkt. De bestuurlijke, ambtelijke en technische  kwaliteitszorg zal verbeterd moeten worden.

Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. De bepalingen in de Archiefwet zijn vertaald naar in goed Nederlands 'Key Performance Indicators (KPI) oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen.

We kennen deKPI's ook al uit de ontwikkelingen rondom het KCC.  Deze bevat de volgende te toetsen elementen:

1. Lokale regelingen;

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht;

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale

archiefbescheiden;

4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden;

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden;

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots;

8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid;

10. Middelen en mensen.

Indien er een gemeentearchivaris is benoemd wordt daar de interne controle op grond van de KPI en de verantwoording naar de gemeenteraad belegd. Als er niet wordt voorzien in een dergelijke functionaris dient de gemeentesecretaris zelf de rol op te pakken. Aangeraden wordt wel te voorzien in een gemeentearchivaris, desnoods door bij een andere gemeente in deze voorziening aan te sluiten.In principe verdwijnt het toezicht door een naasthogere overheid en zal horizontaal plaatsvinden. Dat geldt dan ook voor b.v. waterschappen. De provincie kan ingrijpen bij verwaarlozing van een wettelijke taak door een gemeente.

Stof genoeg tot discussie lijkt me, al zal als het wetsontwerp wordt aangenomen het vooral gaan over de verdere invulling van de horizontale verantwoording en het kwaliteitssysteem. Voor degenen die meer willen weten, op 12 september is er een bijeenkomst.

De datum waarop een en ander moet ingaan is gepland op 1 juli 2012.