BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
social media archiveren?
Ik ben al een tijdje aan het kijken naar het archiefwaardig zijn van social media.
Kijk naar het voorval in Alphen aan den Rijn. Daar werd getwitterd om de burgers te informeren, dus archiefwaardig?
De politiechef die ontslagen werd om een tweet. Hier moet toch ook het een en ander terug te vinden in het PD en dus in het archief.
Of denk ik nu te kort door de bocht? Ik ben het er zelf ook over eens dat niet alle tweets, hyves, facebook etc geregistreerd dient te worden. Maar wanneer wel en wanneer niet?
mogen alle ambtenaren zo gebruik maken van deze social media? of moet er een protocol worden opgesteld? (net als met e-mail destijds). Of maak je een duidelijk onderscheid tussen prive en zakelijk? (wat doe je dan met een linkedin-profiel van je medewerker???
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jeroen Stutterheim op
-
Marco Klerks zei:
Neem bijvoorbeeld een tweet. Slechts een screenshot is volgens mij niet (altijd) voldoende. Een tweet is namelijk meer dan 140 tekens! Hoe kan een ambtenaar de volledige tweet naar het DMS halen? Je zou kunnen denken aan een Twitter-app met een knopje "Opslaan in het DMS".
Zoals in mijn eerdere post al aangegeven is de techniek niet meer het issue. Vanuit de organisatie waar ik voor werk is het al mogelijk om diverse informatie van een Tweet op te slaan. Denk dan aan de platte tekst, de profiel informatie en de harde link naar de tweet. Eventueel kan dit nog worden aangevuld met een screenshot (plaatje) van de tweet. Moet dat direct het DMS in? Wat mij betreft wel, maar dan op de juiste manier gekoppeld aan de juiste informatie (relatie, zaak, e.d.). en archief termijnen. Voor opslag zijn er volgens mij geen technische beperkingen in aantallen en dus ruimte.
Moet je je volledige twitter, facebook, linkedin, hyves - tijdlijn bewaren en opslaan? Dat denk ik niet. Dat doe je op basis van een klantcontact, zaak/dossier, onderzoek of communicatie welke je noodzakelijk acht om te bewaren. Volgens mij dien je dat vanuit een DIV/DSP discussie op te pakken en te protocolleren binnen de organisatie.
Marco Klerks zei:
Ik vermoed dat er op dit moment nog niet zo heel veel spannende dingen via social media gecommuniceerd worden.
Hier schrik ik een beetje van. Er wordt ongelofelijk veel gecommuniceerd via sociale media als Twitter, Facebook, Hyves. Kijk naar de snelheid waarmee een klacht of melding wordt geuit via deze kanalen, laat staan wat er allemaal in reactie op een persbericht wordt geroepen. Laat staan op welke wijze je recherche werk zou kunnen aanvullen met informatie uit deze kanalen. Daar kunnen zeer waardevolle en concrete berichten tussen zitten. De vraag is niet zo zeer of er spannende dingen worden gecommuniceerd, maar hoe je ze ziet/vind en wanneer je ze 'registratie' waardig vind.
Uiteraard helemaal eens met de kosten en baten afweging, de moet je blijven doen.
Groeten
- Jeroen
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat de gesloten accounts en de DM's niet worden opgenomen door de LoC. Vooral die laatsten kunnen uitermate interessant zijn.
Ingmar Koch zei:
Misschien omdat de LoC niet archiveert maar "verzamelt"?
Misschien omdat ik er ook bij het verzenden van papieren brieven niet van uit ga dat "de ontvanger" de brief wel bewaart en ik hem dus weg kan gooien?
Misschien omdat medium geen criterium is?
Zie ook deze "oude" discussie
Remko Koning zei:Twitter berichten worden door het archive of congres al gearchiveerd. Dus waarom twitter willen archiveren? http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/northamerica/usa/7601281/...
Durf je als organisatie af te vragen wat het (maatschappelijke) nut is om alle sociale media te willen archiveren en wat de kosten en baten zijn.
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Dat een 'ander' al iets verzameld, zoals nu de Library of Congress met tweets doet, mag nooit een argument zijn om te besluiten dat je zelf iets niet als archief hoeft te beschouwen en te behandelen. Wanneer een tweet onderdeel uitmaakt van een zaak zal die tweet moeten worden behandeld als de overige stukken in die zaak, ongeacht het format.
Remko Koning zei:
Twitter berichten worden door het archive of congres al gearchiveerd. Dus waarom twitter willen archiveren? http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/northamerica/usa/7601281/...
Durf je als organisatie af te vragen wat het (maatschappelijke) nut is om alle sociale media te willen archiveren en wat de kosten en baten zijn.
-
-
En nog een puntje: tweets die bij de LoC worden bewaard vallen onder Amerikaanse wetgeving, niet onder Nederlandse.
-
Permalink Antwoord van Lourens op
-
Volgens mij moet je eerst bepalen wat je via welke kanalen communiceert, om vervolgens te kijken of dat archiefwaardig is. Persoonlijk zou ik een protocol opstellen (of een aanvulling maken op het internetprotocol) waarin staat dat er maar een officieel twitter kanaal is (beheert door communicatie) en een facebook, een hyves, een... of wat er verder ook in gebruik is. Een ambtenaar die twittert over zijn vakgebied, gemeente, etc. zal daarbij altijd zeer duidelijk aan moeten geven dat dit op persoonlijke titel gedaan wordt. Bij directe vragen moet hij/zij dan gewoon verwijzen naar de officiële kanalen.
Vervolgens kan er met communicatie (en het MT) overlegd worden wat er via de officiële kanalen naar buiten gaat en of dat juridisch, democratisch of historisch interessant genoeg is om te bewaren.Doe hetzelfde bij evt. burgemeesters-of wethouders-accounts.
Gek genoeg is deze gedachte bij emails, brieven, faxen en telefoneren altijd gevolgd maar wordt dat nu nauwelijks gedaan. Kijk gewoon naar de specifieke eigenschappen van het communicatiemiddel (een internationale publicatie via een platform van derden, met bij Twitter een zeer beknopte ruimte maar met de mogelijkheid om direct aangesproken te worden) en bedenk hoe je dat het handigst in kunt zetten.
-
Permalink Antwoord van Bruno Celak op
-
Laurens
De gemeente Heemstede hanteert een richtlijn:”gebruik sociale media”.
Deze richtlijn is te downloaden van internet.
Met vriendelijke groet,
Bruno Celak
Lourens zei:Volgens mij moet je eerst bepalen wat je via welke kanalen communiceert, om vervolgens te kijken of dat archiefwaardig is. Persoonlijk zou ik een protocol opstellen (of een aanvulling maken op het internetprotocol) waarin staat dat er maar een officieel twitter kanaal is (beheert door communicatie) en een facebook, een hyves, een... of wat er verder ook in gebruik is. Een ambtenaar die twittert over zijn vakgebied, gemeente, etc. zal daarbij altijd zeer duidelijk aan moeten geven dat dit op persoonlijke titel gedaan wordt. Bij directe vragen moet hij/zij dan gewoon verwijzen naar de officiële kanalen.
Vervolgens kan er met communicatie (en het MT) overlegd worden wat er via de officiële kanalen naar buiten gaat en of dat juridisch, democratisch of historisch interessant genoeg is om te bewaren.Doe hetzelfde bij evt. burgemeesters-of wethouders-accounts.
Gek genoeg is deze gedachte bij emails, brieven, faxen en telefoneren altijd gevolgd maar wordt dat nu nauwelijks gedaan. Kijk gewoon naar de specifieke eigenschappen van het communicatiemiddel (een internationale publicatie via een platform van derden, met bij Twitter een zeer beknopte ruimte maar met de mogelijkheid om direct aangesproken te worden) en bedenk hoe je dat het handigst in kunt zetten.
-
-
Dag Bruno,
dank voor de verwijzing, maar deze kende ik al. Bovendien lijkt het me gezonder als organisaties zelf goed nadenken over hun beleid, waarbij Heemstede natuurlijk wel als inspiratie kan dienen. Ook Amsterdam heeft een Twitter-protocol, waarin bijvoorbeeld volledig is nagelaten te kijken naar wat er met de informatie gebeurt nadat deze verstuurd is.
-
Permalink Antwoord van Gerdien Drost op
-
en heb je dan ook echt de illusie dat de ambtenaren zich aan een dergelijk protocol gaan houden? En wat gebeurt er als zij dit niet doen?
Als ik kijk naar het e-mailprotocol zie ik om mij heen alleen maar schendingen hiervan, waar niets tegen gebeurt. Veel informatie die van mail gaat en die bij een zaak hoort worden niet gearchiveerd door de vakambtenaar. Terwijl duidelijk word gecommuniceerd dat het zijn/haar eigen verantwoordelijkheid is. En ik heb niet de illusie dat het alleen bij die organisaties waar ik gewerkt heb zo is. De vakambtenaar krijgt verantwoordelijkheid, maar neemt die niet, en voelt zich ook niet verantwoordelijk. Zal dit met social media dan plots anders zijn?
Bruno Celak zei:Gerdien,
In het kort zal ik hierop reageren. In het nieuwe werken wordt gesproken dat de archivering
plaatsvindt bij de vakambtenaar zelf. De vakambtenaar is zelf verantwoordelijk voor de archivering. Alle soorten van informatie die bij een zaak hoort, wordt door de vakambtenaar aan een zaak gekoppeld of als bijlage opgeslagen in een zaakmappenboomstructuur. Uiteraard moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over hoe de vakambtenaar om moet gaan met de wijze van archivering of het inrichten van een mappenboomstructuur. Voor het gebruik en archivering van sociaal media die zaaksgebonden is zal het een en ander op papier moeten worden vastgelegd. Een soort van protol c.q. gedragscode. De gemeente Heemstede hanteert een richtlijn:”gebruik sociale media”.
Deze richtlijn is te downloaden van internet.
Met vriendelijke groet,
Bruno Celak
-
-
Denk je dan ook dat social media ook steeds meer een twee richting kanaal kan gaan worden? Bijvoorbeeld: Klachten over een organisatie worden snel in een tweet geuit, maar moet de betreffende organisatie daar dan ook iets mee? of niet?
Andrea de Palm zei:Ik ben van mening dat sociale media een vluchtig karakter hebben. Er moet echter wel goed naar de context gekeken worden. Je zou er voor kunnen pleiten sommige uitlatingen wel degelijk als archiefwaardig te bestempelen. Dit vereist echter wel het nodige inzicht, dat niet elke (vak)ambtenaar zal hebben. Ik zie het beoordelen en archiveren van sociale media als een mooie nieuwe taak voor informatieprofessionals.
Ook organisaties die aan 'webcare' doen, moeten zich, naar mijn mening, serieus bezig houden met de vraag hoe zij de archivering van hun sociale media gaan regelen. Ik denk dat hier een mooie nieuwe kans ligt voor informatieprofessionals, die daarbij absoluut gebruik moeten maken van de vele tools en apps die al beschikbaar zijn.
Met mijn eigen bedrijf geef ik advies en training m.b.t. dit specifieke vraagstuk en verwacht ik hier over de toekomst véél meer over te gaan bloggen.
-
-
je vermoed dat er niet veel spannende dingen gaan via bijvoorbeeld Twitter.
Denk eens aan de schietdrama in Alphen aan de Rijn, burgers informeren over het wegblijven bij het winkelcentrum.
De korpschef uit Drenthe die ontslagen word nav een tweet die op zijn zachts gezegt erg vreemd was....
Marco Klerks zei:Volgens mij is het niet voldoende om af te spreken wie social media archiveert. Als informatie-specialisten moeten we er ook voor zorgen dat de archivering (technisch) mogelijk is. Dat is dus niet alleen de wie-vraag, maar ook de hoe-vraag. De voorziening die wij de (vak)ambtenaar bieden, moet er bovendien voor zorgen dat de de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van het bericht geborgd zijn.
Neem bijvoorbeeld een tweet. Slechts een screenshot is volgens mij niet (altijd) voldoende. Een tweet is namelijk meer dan 140 tekens! Hoe kan een ambtenaar de volledige tweet naar het DMS halen? Je zou kunnen denken aan een Twitter-app met een knopje "Opslaan in het DMS".
Het archiveren van Twitter en andere social media behelst dus meer dan alleen de verantwoordelijkheid beleggen. Je moet ook de techniek, de cultuur, het beheer enzovoorts regelen. Dat is een hoop werk. Je kunt je dan afvragen of het allemaal de moeite waard is. Strikt genomen kunnen tweets en dergelijke heel goed archiefwaardig zijn, maar hoe erg is het als je ze toch niet archiveert? Wat zijn de risico's? Wat zijn de kosten en de baten?
Ik vermoed dat er op dit moment nog niet zo heel veel spannende dingen via social media gecommuniceerd worden. Ik vermoed daarom dat op dit moment het nog weinig zin heeft om dit te regelen. De huidige situatie kan echter snel veranderen! Willen we ons voorbereiden op wat misschien komen gaat?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Dat er her en der al situaties zijn, waarbij het verstandig zou zijn geweest om tweets gearchiveerd te hebben, neemt niet weg dat er (volgens mij) bij het overgrote merendeel van de organisaties niet zo heel veel spannends wordt getwitterd. Ik zeg niet dat we de uitdaging van het archiveren van social media nóóit aan moeten gaan, maar ik kan mij heel goed voorstellen dat menige organisatie daar nu niet de prioriteit legt.
Ik zie op officiële twitter-kanalen (en op Facebook e.d.) vooral links naar nieuwsberichten op de website staan. Zo nu en dan wordt een eenvoudige vraag beantwoord of doorverwezen naar het e-loket (niet spannend). Ambtenaren zie ik vooral twitteren over privé-zaken. Als ze het al over het werk hebben, dan is het vaak heel algemeen. Een enkele uitzondering daargelaten...
Moeten wij de archivering van social media regelen? Ja! Maar heeft het prioriteit?
-
-
Graag wil ik jullie verwijzen naar een interessant artikel:”In gesprek over Hyves, Twitter en LinkedIn”. Zie publicatie De Kromme Rijn 6e jaargang nr. 2 juni 2011. Het artikel is te downloaden
via : www.de krommerijn.nl
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
