BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Risico-analyse, hoe doe je dat?

Ik las in het Od-artikel "Van archiveren naar recordsmanagement":

" Risicomanagement is een instrument dat samen met de proceseigenaren of afdelinghoofden ontwikkeld moet worden. Wij, als informatieprofessionals, richten de beperkte middelen daarna beter op het geprioriteerde werk dat gedaan moet worden."

Het gaat hier voor alle duidelijkheid om het maken van keuzes in welke informatie wel en welke (nog) niet intensief beheerd zal worden. Dat risico-analyse hierin een belangrijke factor speelt zal menigeen beamen, ikzelf inclus.

Maar hoe pak je dat aan? Hoe meet je risico's en hoe vergelijk je deze met de kosten van het organiseren en het uitvoeren van het beheer van die informatie? Ik moet eerlijk bekennen dat het bij mij in de praktijk vaak nat-vingerwerk is, uitgaande van het onderbuik-gevoel bij de betrokkenen.

Zijn er beproefde methoden voor het analyseren van risico's m.b.t. informatie-management? En zijn deze ook een beetje praktisch in de gemeentelijke praktijk?

--------------------------

Het artikel "Van archiveren naar recordsmanagement" staat in het Od, jaargang 65, juni 2011 en is geschreven door Margriet van Gorsel.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Remko Koning op 30 Juni 2011 op 15.26

De 'officiele' formule is als volgt:

Risico = kans x effect (r = k x e)

Laat het proces maar aangeven wat de kans is en wat het effect is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 30 Juni 2011 op 15.30

Hoe kan de proces-eigenaar kans en effect berekenen of meten? Of wordt het hier weer onderbuik-gevoel?

Remko Koning zei:

De 'officiele' formule is als volgt:

Risico = kans x effect (r = k x e)

Laat het proces maar aangeven wat de kans is en wat het effect is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Remko Koning op 30 Juni 2011 op 15.38

Nee de proceseigenaar moet kunnen aangeven hoe vaak hij iets kwijt is (wat binnen ons vakgebied maar al te veel voorkomt) en wat het effect is als het niet meer bestaat/ toegankelijk of raadpleegbaar is.

Dit kan zijn een imago- of financiele schade.

Een organisatie als KPN calculeert bijvoorbeeld in wat de afkoopsom is van een foutieve levering bij een klant.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 1 Juli 2011 op 12.16

En het allergrootste probleem hierbij is "effect", omdat we in een bestuurlijke omgeving opereren. Als je deze afweging wil maken zul je zeker (misschien vooral) bestuurders er bij moeten betrekken. Een proceseigenaar kan heel goed beargumenteren dat het goedkoper is om nu en dan een onterechte uitkering te verstrekking in plaats van 100 meter archief te beheren, maar het is de vraag of de verantwoordelijke wethouder bereid is dit ook zo klip-en-klaar in de krant te zetten als blijkt dat er ten onrechte uitkeringen verstrekt worden.

(Mijn onderbuikgevoel zegt: 9 van de 10 wethouders zullen dit niet doen!)