BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Toekomst DIV
Graag hoor ik van de andere leden welk beeld zij hebben van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van DIV over 2-5 jaar.
Jullie input kan me helpen een visie te ontwikkelen hoe DIV er over een paar jaar bij de AFM uit zal zien.
Ik wil graag dmv van dit medium samen met jullie brainstormen en ben dan ook benieuwd naar jullie visie
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De visie van de SOD heeft Eric Kokke verwoord op deze community, misschien een goed startpunt:
Zie deze verschillende links,principe 5,consequentie 1,consequentie 2, principe 4, principe 3
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Edwin,
ik vrees dat deze visie per organisatie anders zal zijn. Het gaat er namelijk om hoe digitaal een organisatie al werkt, hoe hoog informatievoorziening als concept op de bestuursagenda staat, wat voor budget er is (en gaat zijn), wat de cultuur binnen de rest van de organisatie is, wat voor taken er uitgevoerd worden, enz...
Voor de AFM zul je eerst naar deze zaken moeten kijken voordat je kunt zeggen wat voor rol DIV kan gaan spelen.
De algemene tendens in DIV-land zal uiteindelijk zijn (maar trek daar overheidsbreed maar gerust 20-30 jaar voor uit) dat DIV als afdeling niet meer bestaat, maar dat er informatie-adviseurs rondlopen die samen met proceseigenaren en ICTers richtlijnen opstellen voor het registreren van documenten, bepalen aan welke eisen software moet voldoen ihkv duurzame toegankelijkheid, informatie-audits uitvoeren, vernietiging en overdracht begeleiden en samen met communicatie bepalen welke informatie op welke manier en op welk moment met de burger gedeeld kan worden. En dan is er nog een slinkende ploeg mensen die de papieren archieven afsluiten.
Voor commentaar altijd berei(d)(kbaar) ;-)
-
Permalink Antwoord van Christa de Knegt op
-
Kort door de bocht opgeschreven want is inderdaad afhankelijk van de situatie en de functie/taak van de organisatie. Maar de tendens is:
In en uit (registratietaken):
- registratie, classificatie vergaand geautomatiseerd mbv capture, alle typen documentaire informatie (dus niet alleen papier maar ook vele vormen digitale info, digitale formulieren, websites, twitter etc)
- dit taakgebied (registratie/capture) met minder mensen en is onderdeel intakeproces en/of is ingebed of onderdeel van een frontoffice en/of dienstverlenende processen . Vergelijk met de telefooncentrale en receptie, is ook de frontoffcie/ingang voor contacten met "buiten".
- Uitgaande poststroom voor zover nog op papier nodig is=gecentraliseerd (documenten worden klaargezet en op een centrale plek uitgeprint en verzonden
Orgsniatiebrede documentenhuishouding/dms:
- integratie/koppeling van dms met relatiebeheer (dus contactinformatie en contactnotities worden ook in dossier vastgelegd met alle andere documenten) en telefoongsprekken die zijn opgenomen bv gaan ook in het dossier.
- koppeling dms met telefooncentrale, zodat gelijk wordt herkend en gezien wie er aan de lijn is met alle gegegevens en dossiers/documenten
- koppeling dms met specialistische applicaties, nemen metadata van elkaar over en de opslag van documenten+centrale metadata nog maar één keer (midoffice gedachte, eenmalige opslag meervoudige gebruik)
- dms wordt door iedereen gebruikt in de organisatie (is nu lang niet het geval bij alle organisaties), dus iedereen doet aan registratie en dossiervorming
- dms ondersteunt direct werkprocessen bv doormiddel van checklists en/of gekoppeld aan workflow
- het werken met documenten en het aanmaken van documenten altijd direct vanuit en in dms, geen eigen schijfuimte meer alles in dossiers in een centraal systeem, uiteraard koppeling met documentsjablonen en natuurlijk automatisch versiebeheer
- samenwerken met externe organisaties in documentwerkruimten/projectruimte (geregeld in eigen dms of dms gekoppeld/gesynchroniseerd hiermee)
- dms is ook een systeem om email verzenden en te ontvangen en/of is gekoppeld met centrale email server (dus geen outlookbox meer waardoor mail en documenten honderden malen op het netwerk voorkomen. Geen gesleep meer met emailberichten naar het dms (wat dus wordt vergeten). Eenmalige opslag dus van berichten en documenten.
Overige taken:
- de beherende en organiserende taken in een specialistische afdeling of in een afdeling informatiebeheer
- eventueel samen met andere beheertaken, bijvoorbeeld ook het beheer van het intranet en internet -dus niet het vullen maar de structuur-
- rol als controller (toezicht op regsitratie en dossiervorming en juist gebruik metadata)
- rol als regiseur en begeleider bij gebruik van systeem
- beheer van dms, ordeningsstructuur, autoriaties, documentsjablonen/digitale formulieren/automatisch te genereren documenten
- functioneel beheer
- cursus opleiding training (voor nieuwe mensen die binnenkomen doorlopend)
- digitaal archiefbeheer (vernietigen en digitaal overdragen)
- aanpassen van systeem aan veranderingen in werkprocessen, afhandelingstermijnen, sigaleringen etc
- koppelingen en koppelvlakken
- afspraken met externe organisaties over digitale documentuitwisseling
( - geen ICT-club dus, maar informatiespecialisten!)
-
Permalink Antwoord van Wim Hoogwerf op
-
In gemeente Gouda is een werkgroep bezig met het onderzoeken van de (on-)mogelijkheden om de huidige DIV-afdeling op te heffen. Vanzelfsprekend blijft het takenpakket bestaan maar gekeken wordt nu naar de verdeling van dit takenpakket over de afdelingen KlantContactCenter en IenA (Informatievoorziening en Automatisering).
De knip zal ergens komen te liggen tussen 'registratie' en 'archivering'.
De taak/rolverdeling zoals Christa de Knegt die in deze discussie heeft aangegeven (In en Uit/Registratietaken, Organisatiebrede documenthuishouding/dms en Overige taken) sluit daar heel goed bij aan en is voor onze werkgroep een heel waardevolle opsomming van taken.
Vraag me alleen af hoe in de praktijk de keten van registratie tot en met archivering in stand gehouden kan worden, vooral nu deze taakvelden over twee afdelingen verdeeld gaan worden. Archivering stelt immers voorwaarden aan registratie.
Bas de Groot zei:Dag Edwin,
ik vrees dat deze visie per organisatie anders zal zijn. Het gaat er namelijk om hoe digitaal een organisatie al werkt, hoe hoog informatievoorziening als concept op de bestuursagenda staat, wat voor budget er is (en gaat zijn), wat de cultuur binnen de rest van de organisatie is, wat voor taken er uitgevoerd worden, enz...
Voor de AFM zul je eerst naar deze zaken moeten kijken voordat je kunt zeggen wat voor rol DIV kan gaan spelen.
De algemene tendens in DIV-land zal uiteindelijk zijn (maar trek daar overheidsbreed maar gerust 20-30 jaar voor uit) dat DIV als afdeling niet meer bestaat, maar dat er informatie-adviseurs rondlopen die samen met proceseigenaren en ICTers richtlijnen opstellen voor het registreren van documenten, bepalen aan welke eisen software moet voldoen ihkv duurzame toegankelijkheid, informatie-audits uitvoeren, vernietiging en overdracht begeleiden en samen met communicatie bepalen welke informatie op welke manier en op welk moment met de burger gedeeld kan worden. En dan is er nog een slinkende ploeg mensen die de papieren archieven afsluiten.
Voor commentaar altijd berei(d)(kbaar) ;-)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
