BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Het besluit is genomen! Ik heb het opgesteld als 3 principes, die we stapsgewijs gaan implementeren:
1. Niet meer ondertekenen, tenzij..
2. Brieven van Raad en College: digitaal ondertekenen, tenzij..
3. Digitaal versturen, mits..
Ik heb het besluit al op Google Docs gezet: https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=explorer&chrome=true...
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Dank je, Rob!
-
Permalink Antwoord van Marian v.d Wetering op
-
Ik heb jullie besluit gelezen. Helder.
Ga het in Lochem ook bespreken. Nog een vraag: wat doen jullie met het waarmerken van bijlagen bij een omgevingsvergunningbesluit?
-
-
Die vraag is ook intern langs gekomen. De discussie hierover is niet anders dan over het wel of niet / digitaal of fysiek ondertekenen. Dus: je kunt dit waarmerk met een gecertificeerde handtekening vastleggen en anders ligt de bewijslast bij de gemeente.
De vraag is eigenlijk: waarom waarmerken we eigenlijk? Wettelijk gezien is het volgens mij niet vereist. Het is alleen handig om te zien wat de laatste, door de gemeente goedgekeurde versie is. Maar dat kan ook op andere manieren volgens mij.Marian v.d Wetering zei:
Ik heb jullie besluit gelezen. Helder.
Ga het in Lochem ook bespreken. Nog een vraag: wat doen jullie met het waarmerken van bijlagen bij een omgevingsvergunningbesluit?
-
-
Digitaal waarmerken is niet hetzelfde als een digitale handtekening omdat het bij waarmerken niet over de inhoud gaat. Of het wettelijk verplicht is weet ik niet. Misschien iemand anders?
Volgens een memo van DG Ruimte (en PKIoverheid) over digitaal waarmerken doe je dat om te waarborgen:
1. dat het document afkomstig is van een bepaalde organisatie
(authenticiteit);
2. dat het document na waarmerken niet meer gewijzigd is (integriteit);
3. dat de stukken compleet zijn (volledigheid)
Rob Haans zei:
Die vraag is ook intern langs gekomen. De discussie hierover is niet anders dan over het wel of niet / digitaal of fysiek ondertekenen. Dus: je kunt dit waarmerk met een gecertificeerde handtekening vastleggen en anders ligt de bewijslast bij de gemeente.
De vraag is eigenlijk: waarom waarmerken we eigenlijk? Wettelijk gezien is het volgens mij niet vereist. Het is alleen handig om te zien wat de laatste, door de gemeente goedgekeurde versie is. Maar dat kan ook op andere manieren volgens mij.Marian v.d Wetering zei:
Ik heb jullie besluit gelezen. Helder.
Ga het in Lochem ook bespreken. Nog een vraag: wat doen jullie met het waarmerken van bijlagen bij een omgevingsvergunningbesluit?
-
-
Ik zie nog steeds geen verschil tussen waarmerken en ondertekenen. Beide beogen m.i. hetzelfde doel. Je hoeft die 3 punten niet te borgen, ga uit van de risico's: wanneer en hoe vaak ontstaat er gedoe over de status (authenticiteit, integriteit, volledigheid) van tekeningen? Is dit gemakkelijk op te lossen? Niet uitgaan van het middel (waarmerken), maar van je doelen en de risico's.
Marian v.d Wetering zei:Digitaal waarmerken is niet hetzelfde als een digitale handtekening omdat het bij waarmerken niet over de inhoud gaat. Of het wettelijk verplicht is weet ik niet. Misschien iemand anders?
Volgens een memo van DG Ruimte (en PKIoverheid) over digitaal waarmerken doe je dat om te waarborgen:
1. dat het document afkomstig is van een bepaalde organisatie
(authenticiteit);
2. dat het document na waarmerken niet meer gewijzigd is (integriteit);
3. dat de stukken compleet zijn (volledigheid)
Rob Haans zei:
Die vraag is ook intern langs gekomen. De discussie hierover is niet anders dan over het wel of niet / digitaal of fysiek ondertekenen. Dus: je kunt dit waarmerk met een gecertificeerde handtekening vastleggen en anders ligt de bewijslast bij de gemeente.
De vraag is eigenlijk: waarom waarmerken we eigenlijk? Wettelijk gezien is het volgens mij niet vereist. Het is alleen handig om te zien wat de laatste, door de gemeente goedgekeurde versie is. Maar dat kan ook op andere manieren volgens mij.Marian v.d Wetering zei:
Ik heb jullie besluit gelezen. Helder.
Ga het in Lochem ook bespreken. Nog een vraag: wat doen jullie met het waarmerken van bijlagen bij een omgevingsvergunningbesluit?
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
@Rob: de archiefinspectie is meestal ook de beroerdste niet, hoor, en er is een goede manier om het probleem van digitale duurzame toegankelijkheid als DIV te omzeilen: vervroegd overbrengen naar een e-depot. Is het niet meer jouw probleem, maar dat van je archivaris ;-). Maar dat betekent wel dat je bij een e-depot aangesloten moet zijn, en dat je archivaris betrokken moet zijn bij de eisen waar je digitale archief aan moet voldoen....
Voortbordurend op de regelgeving: in artikel 24 van de archiefregeling staat heel duidelijk wat je van een digitale handtekening moet vastleggen als je de betreffende archiefstukken b.v. op termijn gaat converteren/migreren etc...
-
Permalink Antwoord van Marc Bonnes op
-
Hoe zit het met de authenticiteit van een digitaal ondertekend document? Het origineel zit in het DMS, met handtekening en zonder logo/contactgegevens. Je verstuurt een brief met logo/contactgegevens.
-
-
@Marc: de contactgegevens kun je eventueel ook in het sjabloon van de brief opnemen ipv op je briefpapier laten drukken. En het logo is eigenlijk vooral nodig om aan de geadresseerde duidelijk te maken dat het ECHT onze eigen organisatie is die de brief aan hem/haar verstuurt. Digitaal kan je dat ook in je sjabloon laten zetten, en als je de brief op logopapier verstuurt kan je de authenticiteit van de inhoud van de brief (bij twijfel bij de geadresseerde) aantonen met de metadata in je DMS. Voor permanent te bewaren stukken kun je, als je dat zou willen, hooguit een set briefpapier en enveloppen bewaren om over 200 jaar zo'n papieren brief op echt logopapier te kunnen reproduceren.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Op de SOD inlogwebsite is de voor de leden de volgende scriptie beschikbaar:
Van natte krabbel naar digital-sign
Onderzoek naar welke vorm van elektronische handtekening
toegepast kan worden bij WSHD
Door: Bertrand van den Boogert (1895)
Datum: 31 mei 2010 (Copyright)
Module: 4.4 Hogeschool Management Documentaire
Informatievoorziening (HMDI)
Jaargroep: HMDI Bachelor HW2 0607
Publicatie uit deze afstudeeropdracht -geheel of ten dele - is niet
toegestaan tenzij met uitdrukkelijke toestemming van opsteller.
-
Permalink Antwoord van Jan Buijk op
-
Rob,
Is de digitale handtekening al ingevoerd? Zo ja, wat is de reactie vanuit de organisatie en heb je ook al reacties ontvangen van de ontvangende partij van de brieven?
m.v.g.
Jan
-
-
We hebben de digitale handtekening inmiddels ingevoerd, maar zijn nog bezig met de volle uitvoering van het beleid. Zo worden sommige brieven door managers nog steeds ondertekend, ondanks dat we besloten hebben dat we het niet meer doen. We hebben daarentegen geen enkele negatieve geluiden vanuit burgers of bedrijven gehoord, zowel niet over niet-ondertekende brieven als over digitaal ondertekende brieven. Om de managers te helpen die nog steeds willen ondertekenen zijn we nu bezig met een (vrijwillige) "digitale akkordering": geen handtekening, maar via een workflow wordt wel vastgelegd dat de manager akkoord heeft gegeven.
Jan Buijk zei:
Rob,
Is de digitale handtekening al ingevoerd? Zo ja, wat is de reactie vanuit de organisatie en heb je ook al reacties ontvangen van de ontvangende partij van de brieven?
m.v.g.
Jan
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
