BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Registreren van ingekomen post in ons zaaksysteem

Bij ons in de gemeente is afgesproken dat door de gemeente verzonden post die retour komt (onbestelbaar), wordt ingeschreven als ingekomen post, b.v. bij de desbetreffende zaak of als nieuwe zaak.

Voor de behandelaar kan het van belang zijn om te weten of een brief niet is aangekomen bij de geadresseerde, denk aan het voornemen tot sluiting van een woning of bij een adresonderzoek.

Ik heb een aantal vragen:

1. Hoe gaan andere organisaties om met retourpost. Wordt deze geregistreerd of niet? En waarom wel of niet.

2. Een bevestiging van een adreswijziging die retour komt, wordt door de registrator bij osn als Adresonderzoek geregistreerd, dit bepaalt de postregistrator dus.

Is het niet zuiverder als de retourbrief geregistreerd wordt voor Bevolking (of fysiek door, ongeregistreerd) en dat de behandelaar van Bevolking bepaalt of dit een Adresonderzoek moet worden?

Alvast bedankt voor jullie reacties.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Erik Huurman op 18 April 2023 op 15.34

Ha Ivo,

Retour gekomen post zou bij mijn weten altijd moeten worden geregistreerd. Als er een zaak van is dan zeker bij de zaak opslaan. Het gebeurt dat er geen zaak is aangemaakt, dan maakt de registrator een zaak aan. Het zaaktype moet dan passen bij het onderwerp of aard van de brief. In de meeste gevallen vind je de naam terug van de behandelaar. Met de behandelaar kun je overleggen wat voor soort zaak het is.

Adresonderzoeken zouden moeten worden bepaald door de zaak behandelaren en niet door de postregistrator. Inderdaad als een brief retour komt dan is het logisch dat er een adresonderzoek gaat plaats vinden. Die zou logischerwijs aan de zaak kunnen worden gekoppeld waar het in eerste instantie om ging.

Voor wat het waard is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ivo Bouwman op 19 April 2023 op 7.35

Erik Huurman zei:

Ha Ivo,

Retour gekomen post zou bij mijn weten altijd moeten worden geregistreerd. Als er een zaak van is dan zeker bij de zaak opslaan. Het gebeurt dat er geen zaak is aangemaakt, dan maakt de registrator een zaak aan. Het zaaktype moet dan passen bij het onderwerp of aard van de brief. In de meeste gevallen vind je de naam terug van de behandelaar. Met de behandelaar kun je overleggen wat voor soort zaak het is.

Adresonderzoeken zouden moeten worden bepaald door de zaak behandelaren en niet door de postregistrator. Inderdaad als een brief retour komt dan is het logisch dat er een adresonderzoek gaat plaats vinden. Die zou logischerwijs aan de zaak kunnen worden gekoppeld waar het in eerste instantie om ging.

Voor wat het waard is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 15 April 2024 op 10.47

Zou je bij retourpost met de opmerking adres onbekend niet het zaaktype adres melding onbekend moeten aanmaken? Het is m.i. een verkapte vorm van een melding. Deze gaat dan naar degene voor het bijwerken van de BRP. N.a.v. deze mutatie kan Burgerzaken bepalen of er een adresonderzoek gestart moet worden.

Maar dit is maar 1 variant. Wat doe je als de brievenbus vol is? Toevoegen aan de betreffende zaak? Dan pas je de behandeltijd wellicht weer aan wat ook niet wenselijk is. Of wat doe je met bewonersbrieven? Ga je die allemaal registreren?

M.i. is voor deze uitdaging niet 1 generieke oplossing bruikbaar.