BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vermelding vernietigingscategorie op vernietigingslijsten
Ik heb een vraag over vernietigingslijsten die nog vallen onder het regime van de "Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie" ofwel de Selectielijst 2012. Deze geeft vernietigingscategorieën aan.
Er is, voor zover ik weet, nagekeken heb, geen verplichting om deze categorieën in de vernietigingslijst op te nemen. Dat is dus vanuit de regelgeving niet verplicht. Ik heb ze zelf ook nooit opgenomen in vernietigingslijsten. Maar ik heb begrepen dat er toezichthouders zijn die opname van deze categorieën verplicht stellen.Naar mijn mening voegt dat weinig toe en is het onpraktisch voor veel zaakdossiers waarop dus ook verschillende categorieën van toepassing zijn. Veel belangrijker is een goede omschrijving waaruit opgemaakt kan worden dat het ook vernietigbare stukken betreft.
Mijn vraag is of het feitelijk verplicht kan worden gesteld ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Het is altijd goed om na te vragen waarom de categorie vermeld moet worden. Inderdaad vragen veel archiefdiensten/toezichthouders hier om.
Het is een extraatje waarmee je aan kunt geven welke selectielijst is toegepast en kan helpen bij de interpretatie van zaken/dossiers die op de vernietigingslijst staan. Maar zoals je schrijft: als er een goede omschrijving is, waarom dan nog nodig?
-
Permalink Antwoord van Caroline de Hart op
-
Volgens mij is het verplicht o.b.v. het Archiefbesluit artikel 8:
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied.
Op grond waarvan kun je natuurlijk ruim interpreteren, maar omdat in de KPI vragenlijst van VNG staat "Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd?" met daarbij als grondslag artikel 8 Ab, denk ik toch dat de categorie wordt bedoeld.
In de nieuwe archiefregeling staat het nog duidelijker, in art. 4.2 onder c staat bij de eisen aan de verklaring van vernietiging, deze moet in ieder geval bevatten: een vermelding van de artikelen van het selectiebesluit op grond waarvan de documenten zijn vernietigd.
Afgezien van de regels is het denk ik sowieso goed de grondslag op de vernietigingslijst te vermelden, dat voorkomt discussies en maakt dat achteraf betere verantwoording mogelijk is over waarom iets vernietigd is. En bij het maken van de vernietigingslijst heb je de categorie nodig om de bewaartermijn te bepalen, dus waarom dan niet meteen vastleggen?
-
Permalink Antwoord van John Derickx op
-
Art. 8 Archiefbesluit. Dit zegt, zoals je zelf al zegt, niet dat dus de vernietigingscategorie verplichtend opgenomen moet worden. De “grond” kan ook een beschrijvende motivering zijn gebaseerd op de Selectielijst.
De VNG KPI is een hulpmiddel en heeft ook geen dwingende status, ondanks dat het hier mogelijk duidt op art. 8 Archiefbesluit.
Nieuwe Archiefregeling. Dat klopt, maar het is nog (lang?) niet in werking. Daarnaast is deze natuurlijk vooral opnieuw opgesteld met het oog op de huidig praktijk van zaakgericht digitaal werken, op vooral de selectielijsten vanaf 2016 met waardering van zaaktypes vooraf. Vraag is of je in alle billijkheid dit van toepassing kunt laten gelden voor de al jaren geleden op V gestelde zaakdossiers.
In de vroegere praktijk van het archiefbeheer werd, volgens normen opgesteld door de VNG via het vroegere daaraan gelieerde bureau ODRP, in de meeste Nederlandse gemeenten al gewerkt met de methode volgens de eerder genoemde “Handleiding……” Toen al, ik schat in de jaren ’80, werden er zaakdossiers aangelegd, waarin vooraf al zoveel mogelijk een scheiding aangebracht in te bewaren en vernietigbare zaken. Zaakgericht werken is dus niet iets van de laatste jaren. De vernietigingslijst op zich is dus al zo te generen uit het RMA systeem. De bewaartermijn is al bepaald bij de vorming van de dossiers in de dynamische fase. Maar vaak zijn dossiers meer samengesteld, dus niet in 1 categorie te vangen. Daarbij is het in de meeste gemeenten (die ik ken tenminste en dat zijn er toch redelijk wat) niet gebruikelijk om die categorieen op te nemen. Dit achteraf doen kost veel werk, zeker omdat heel veel gemeenten ook nog eens een achterstand hebben in vernietiging. Dit werk moet je niet onderschatten.
Het toepassen van deze vernietigingscategorieen is al helemaal lastig en voegt weinig waarde toe, bij de aanduiding van v-stukken bij de bewerking van archieven voor overbrenging. Hier schoon je op documentniveau een archief van eerder al door de organisatie als te bewaren aangeduide stukken.
Daarnaast ben ik van mening dat een goede beschrijving van de vernietigbare zaken een beter indicatie geeft dan benoeming van de categorieën. Ik hecht meer waarde aan de beschrijving. Als inspecteur/beoordelaar van de V-lijst kun je niet alleen afgaan op die categorieaanduiding als de beschrijving belabberd is, geen inzicht geeft in de aard van de stukken.
Ik ben dan ook van mening dat het verplicht stellen van het aangeven van het categorienummer uit de Selectielijst bij analoge zaakdossiers opgebouwd volgens de Basisarchiefcode en conform "Hanleiding opbouw bestuursarchief.." het doel wat voorbij schiet.
-
-
Het eerste archief dat bij bewerking voor overbrenging alleen maar opgeschoond hoeft te worden, moet ik nog tegenkomen ;-) Vrijwel altijd zitten er in zijn geheel te vernietigen dossiers in deze zogenaamd te bewaren series. Dus moet er bij de bewerking een vernietigingslijst gemaakt worden van die dossiers. En omdat de beschrijvingen meestal niet al te duidelijk zijn moet het dossier door de bewerker bekeken worden voor het op die lijst geplaatst kan worden. Dan is het toevoegen van de categorie geen grote moeite. (ik heb het dus niet over de op te schonen documenten, maar de in zijn geheel te vernietigen dossiers die bij bewerking aan het licht komen)
Ben het met je eens dat het bij bestaande vernietigingslijsten, b.v. uit een RMA, teveel werk is om achteraf de categorieën toe te voegen. Dat is een erfenis uit het verleden die zich vanzelf oplost. Maar bij nieuw op te stellen lijsten vind ik dat de categorie er wel bij gezet moet worden, zodat verantwoord kan worden op basis waarvan vernietigd is. Vernietigingslijsten zijn blijvend te bewaren, en door de categorie van de selectielijst toe te voegen blijft ook in de toekomst nog goed (en snel) te reconstrueren op grond waarvan vernietigd is.
-
-
Helemaal mee eens. Toekenning van categorienummers heeft de schijn van objectivering, duidelijke scheiding van "bewaren" of "vernietigen". Dat is voor enkelvoudige zaken als financiële administratie duidelijk maar voor veel zaaktypes in de analoge omgeving niet, zeker niet in bewerkingsprojecten voor overbrenging.
jack karelse zei:Het is altijd goed om na te vragen waarom de categorie vermeld moet worden. Inderdaad vragen veel archiefdiensten/toezichthouders hier om.
Het is een extraatje waarmee je aan kunt geven welke selectielijst is toegepast en kan helpen bij de interpretatie van zaken/dossiers die op de vernietigingslijst staan. Maar zoals je schrijft: als er een goede omschrijving is, waarom dan nog nodig?
-
-
Ook al is het 8% of minder, er zitten (vrijwel) altijd geheel te vernietigen dossiers in te bewaren series die bewerkt worden voor overbrenging. Omdat dat er niet veel zijn zoals je al aangeeft, is het een kleine moeite op een vernietigingslijst expliciet te maken op basis van welke categorie van de selectielijst je ze hebt gewaardeerd. Dat gaat niet om objectiviteit/subjectiviteit, maar om het verantwoorden van de keuze die je gemaakt hebt. Juist omdat waarderen en selecteren niet 100% objectief kan zijn, is het belangrijk dat keuzes expliciet gemaakt worden in plaats van alleen in het hoofd van de bewerker te blijven.
Ik ben bang dat we het in deze discussie niet eens gaan worden. Gelukkig is er steeds minder archief dat o.b.v. de selectielijst 2012 gewaardeerd moet worden.
-
-
Sorry, op een of andere manier had ik deze plots verwijderd.
In mijn meer dan 25-jarige praktijk bij tientallen archieven, hoofdzakelijk gemeentelijke, ben ik juist veel van dergelijke archieven tegengekomen, juist omdat de werkwijze van de handleiding opbouw bestuursarchief is toegepast, dwz zoveel mogelijk selectie vooraf, bij dossiervorming. Dossiers die in zijn geheel vernietigbaar zijn maken in mij praktijk van voorbereiding voor overbrenging nog geen 8% van het geheel uit.
Je laatste argument is een herhaling die ik al eerder heb beantwoord. Verantwoording voor vernietiging dmv weergeven van de vernietigingscategorieen is niet meer helder dan het geven van een omschrijving als motivering.
Daarnaast is er te shoppen uit de Selectielijst, waaruit blijkt dat dit geen eenduidig, objectief instrument is. En dat proef ik wel uit de argumentatie van voorstanders. Zo wordt in de Selectielijst telkens verwezen naar wat in hoofdstuk 1.4 van de lijst, beginselen voor bewaring en vernietiging, geschreven staat. En daar staat "Ook
bescheiden die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of het vaststellen van verplichtingen
hoeven niet bewaard te worden. ". Daarmee is al een zekere vrijheid van toepassing, interpretatie bepaald. Soortgelijke bepalingen zijn opgenomen in categorie 2.19 "voor zover niet van belang voor reconstructie" (van gemeentelijk beleid, regelgeving, overeenkomsten, realisering van objecten.) en categorie 3.3.2.4 de terminologie "overbodig voor kennis van de zaak..." en "voorzieningen van tijdelijk of ondergeschikt belang".Kortom, de lijst zelf geeft eigenlijk al aan dat ook stukken niet te plaatsen in een van de categorieen als vernietigbaar kunnen worden aangemerkt.
Punt heb ik nu wel gemaakt lijkt me
Caroline de Hart zei:Het eerste archief dat bij bewerking voor overbrenging alleen maar opgeschoond hoeft te worden, moet ik nog tegenkomen ;-) Vrijwel altijd zitten er in zijn geheel te vernietigen dossiers in deze zogenaamd te bewaren series. Dus moet er bij de bewerking een vernietigingslijst gemaakt worden van die dossiers. En omdat de beschrijvingen meestal niet al te duidelijk zijn moet het dossier door de bewerker bekeken worden voor het op die lijst geplaatst kan worden. Dan is het toevoegen van de categorie geen grote moeite. (ik heb het dus niet over de op te schonen documenten, maar de in zijn geheel te vernietigen dossiers die bij bewerking aan het licht komen)
Ben het met je eens dat het bij bestaande vernietigingslijsten, b.v. uit een RMA, teveel werk is om achteraf de categorieën toe te voegen. Dat is een erfenis uit het verleden die zich vanzelf oplost. Maar bij nieuw op te stellen lijsten vind ik dat de categorie er wel bij gezet moet worden, zodat verantwoord kan worden op basis waarvan vernietigd is. Vernietigingslijsten zijn blijvend te bewaren, en door de categorie van de selectielijst toe te voegen blijft ook in de toekomst nog goed (en snel) te reconstrueren op grond waarvan vernietigd is.
-
-
Caroline de Hart zei:Ook al is het 8% of minder, er zitten (vrijwel) altijd geheel te vernietigen dossiers in te bewaren series die bewerkt worden voor overbrenging. Omdat dat er niet veel zijn zoals je al aangeeft, is het een kleine moeite op een vernietigingslijst expliciet te maken op basis van welke categorie van de selectielijst je ze hebt gewaardeerd. Dat gaat niet om objectiviteit/subjectiviteit, maar om het verantwoorden van de keuze die je gemaakt hebt. Juist omdat waarderen en selecteren niet 100% objectief kan zijn, is het belangrijk dat keuzes expliciet gemaakt worden in plaats van alleen in het hoofd van de bewerker te blijven.
Ik ben bang dat we het in deze discussie niet eens gaan worden. Gelukkig is er steeds minder archief dat o.b.v. de selectielijst 2012 gewaardeerd moet worden.
Klopt, we worden het niet eens hierover, maar ik denk dat ik het niet goed formuleer of niet begrepen wordt wat de kern eigenlijk is. Dat wordt een herhaling van zetten.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
