BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Aanmaken zaken door medewerkers in organisatie
Er op dit platform veel te vinden over zaakgericht werken. Vooral video's.
Wat ik niet terug kan vinden is iets over de uitvoering van het zaakgericht werken.
Ik ben nl erg benieuwd welke ervaringen andere gemeenten hebben met het kiezen van zaaktypes en maken van zaakomschrijvingen door medewerkers (zijnde niet DIV-medewerkers) in de organisatie.
Wij gebruiken de i-Navigator als zaaktypecatalogus. Door een onjuiste keuze van een zaaktype gaat het snel mis met bewaartermijnen. We merken ook dat het maken van een juiste zaakomschrijving iets is waar medewerkers moeite mee hebben.
Hoe is dit bij andere gemeenten georganiseerd en worden alle aangemaakte zaken gecontroleerd?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Hoi Jolanda,
V.w.b. de zaakomschrijving helpt het als je in samenwerking met de behandelaars een soort van invulsuggestie mee geeft bij het selecteren van een zaaktype. Zo ver als dat mogelijk is natuurlijk. Bij omgevingsvergunningen zou je bijvoorbeeld kiezen voor [locatie] [activiteit] of iets dergelijks. Houd hier ook rekening met de volgorde, zodat je later makkelijker kan sorteren. Door een standaard omschrijving mee te geven, wordt de kans op de keuze van een verkeerd zaaktype ook verkleind.
Het kiezen voor een juist zaaktype wordt vergemakkelijkt als je de zaaktypes gefilterd kan aanbieden, zodat de behandelaar alleen die zaaktypes ziet die van toepassing zijn. Bij een vorige werkomgeving had ik dat gedaan door de afkorting van de team voor het zaaktype te zetten. Zo zijn alle team-specifieke zaaktypes bij elkaar te vinden.
De i-Navigator vind ik zelf erg uitgebreid, voor vakmensen en zeker voor behandelaars.
Een goede begeleiding en uitleg van de zaaktypes is natuurlijk ook belangrijk. Het kan geen kwaad om regelmatig met elkaar om tafel te gaan om de zaaktypes gezamenlijk door te nemen, zodat iedereen dezelfde keuzes maakt.
Ik hoop dat je hier wat aan hebt.
-
Permalink Antwoord van Jolanda Hof op
-
Hoi Stefan,
Dank voor je reactie.
We geven idd ook alleen de zaaktypen die van toepassing zijn voor een bepaald team. Omschrijvingen geven vooral problemen bij interne beleidsstukken. Voor vergunningen e.d. is het vaak wel duidelijk. Ook geven we in trainingen e.d. mee: gebruik de 5 w's (wie wat waarom en wanneer)
Desondanks blijkt het toch lastig te zijn voor collega's.
Zijn er ook gemeenten waar het aanmaken van een zaak alleen door DIV medewerkers wordt gedaan?
Stefan van den Deijssel zei:Hoi Jolanda,
V.w.b. de zaakomschrijving helpt het als je in samenwerking met de behandelaars een soort van invulsuggestie mee geeft bij het selecteren van een zaaktype. Zo ver als dat mogelijk is natuurlijk. Bij omgevingsvergunningen zou je bijvoorbeeld kiezen voor [locatie] [activiteit] of iets dergelijks. Houd hier ook rekening met de volgorde, zodat je later makkelijker kan sorteren. Door een standaard omschrijving mee te geven, wordt de kans op de keuze van een verkeerd zaaktype ook verkleind.
Het kiezen voor een juist zaaktype wordt vergemakkelijkt als je de zaaktypes gefilterd kan aanbieden, zodat de behandelaar alleen die zaaktypes ziet die van toepassing zijn. Bij een vorige werkomgeving had ik dat gedaan door de afkorting van de team voor het zaaktype te zetten. Zo zijn alle team-specifieke zaaktypes bij elkaar te vinden.
De i-Navigator vind ik zelf erg uitgebreid, voor vakmensen en zeker voor behandelaars.
Een goede begeleiding en uitleg van de zaaktypes is natuurlijk ook belangrijk. Het kan geen kwaad om regelmatig met elkaar om tafel te gaan om de zaaktypes gezamenlijk door te nemen, zodat iedereen dezelfde keuzes maakt.
Ik hoop dat je hier wat aan hebt.
-
-
hoi Jolanda,
Op dit moment maken de registratiemedewerkers bij ons nog zelf de zaken aan. Bij vorige werkgevers was dat voor een groot aantal zaaktypes ook het geval. Er waren wel enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld leerplicht. Deze medewerkers werkten al gestructureerd en zagen het belang van goede registratie ook in. Daarnaast hadden zij ook vaak snel een zaak nodig om hun werk efficiënt op te kunnen pakken. Met een korte instructie konden zij ook meteen goed aan de slag.
Over het algemeen vonden de meeste medewerkers het wel prettig dat DIV de zaken aanmaakte. We hadden ook een korte responstijd, per mail kreeg je binnen een werkdag je zaak toegedeeld. Telefonisch werd de zaak direct aangemaakt. Bij deze gemeente hadden we een informatiebalie die roulerend bezet werd door DIV-medewerkers. Hierdoor konden wij deze snelle service ook aanbieden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
