BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
knelpunt: nog geen koppeling Rx.Mission en JOIN zaaksysteem
Bij de gemeenten Duiven en Westervoort (1Stroom) gebruiken we JOIN zaaksysteem voor het archiveren en het doorlopen van bestuurlijke processen. Daarnaast gebruiken we Rx.Mission, alleen de informatie die daar in staat willen we gearchiveerd hebben in JOIN.
Er is helaas nog geen werkende ZGW Api koppeling tussen JOIN zaaksysteem en Rx.Mission, dus archivering is voor ons een nog niet opgelost vraagstuk.
Ook de bestuurlijke processen die onze medewerkers verplicht via JOIN moeten volgen via een zaak gaat voor de gebruikers van Rx.Mission nu niet. We hebben als tijdelijke oplossing dat ze naast de zaak in Rx.Mission een zaak in JOIN maken ‘tijdelijke zaak Rx.Mission’ om op die manier het bestuurlijk proces, zoals een collegevoorstel te doorlopen. Naderhand zetten ze het voorstel en besluit ook weer in Rx.Mission. Dit is arbeidsintensief.
We krijgen weinig zicht op termijnen wanneer we een werkende ZWG-API kunnen verwachten tussen deze twee applicaties.
Wij vragen ons af welke gemeenten nog meer last hebben van het feit dat JOIN zaaksysteem en Rx.Mission nog geen ZGW API-koppeling hebben? Ervaren jullie dezelfde knelpunten?
In hoeverre hebben jullie zicht op de ontwikkelingen en overleg met de leveranciers?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Goede Vraag, bij de gemeente Zevenaar (buurgemeente van Duiven) lopen we tegen hetzelfde probleem op Rx.Mission zegt een eigen archief module te hebben maar die hebben wij nog niet. Nu gaan er brieven de deur uit die niet in ons zaaksysteem Join staan en dus ook niet gearchiveerd worden. Lijkt mij dat er heel veel gemeenten die Rx.Mission hebben tegen hetzelfde probleem aanlopen?
-
Permalink Antwoord van Rowenna Hameleers-Ronckers op
-
In regio Zuid-Limburg hebben wij afgelopen jaar herhaaldelijk het gesprek gevoerd over dit vraagstuk met Decos en Roxit. Helaas niet met het gewenste resultaat. Met die reden hebben wij de VNG benaderd om namens de gemeenten het gesprek te voeren en daar worden momenteel stappen gezet. Ik praat jullie graag bij over de voortgang.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Om maar eens in de regio te blijven: in Montferland hebben we de koppeling Rx.Mission met Liber/Corsa zo'n jaar draaien. Dat is een ietwat uitgeklede ZDMS koppeling. Pas na afsluiten van de zaak in Rx.Mission wordt een zaak in Liber aangemaakt en de documenten gearchiveerd.
Wat ik vanuit BCT heb begrepen, is dat er samen met Roxit wordt gewerkt aan een koppeling die je anno nu mag verwachten: Implementatie van Common Ground bij BCT - BCT (bctsoftware.com)
Knelpunten nu zijn o.a. bij bezwaar en beroep, gebruik generieke voorzieningen zoals Validsign en Datamask en archivering verloopt nog niet optimaal. Maar er zit dus verbetering aan te komen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Is het wel nodig om een koppeling te leggen als je de archiefmodule hebt aangeschaft?
-
-
Als je de archiefmodule hebt dan heb je volgens mij geen koppeling nodig, alleen wie gaat erop toezien dat er goed gearchiveerd en opgeschoond en vernietigd wordt?
-
-
Daar heb je zeker een punt, daar zal vaak een organisatorische wijziging voor nodig zijn. Dat geldt voor veel TSA's.
-
-
Archiefbeheer is niet de enige reden voor een koppeling, maar ook generieke voorzieningen zoals gebruik van een PIP, Mijnoverheid, bestuurlijke besluitvorming, ondertekenen, anonimiseren, publiceren voor de Woo, etc.
-
-
Goede aanvulling Jean-Luc.
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
Wij hebben de archiefmodule aangeschaft en deze is ook iso 16175 gecertificeerd. Deze zijn we aan het testen en vooralsnog werkt deze prima. Wat ik heb gehoord van de vakafdeling is dat publicatie via RX.Mission gebeurd en dat daar dus functionaliteiten voor aanwezig zijn. Voor anonimisering en ondertekening hebben we aparte tools/losse componenten draaien en voor de Woo-publicatie component loopt er nu een aanbesteding. Op dit moment zien we geen heil in een koppeling met een ander zaaksysteem.
De ervaring leert dat er maar beperkte info/gegevens meekomt bij een koppeling. Kijkend naar de vele functionaliteiten van RX.Mission vraag ik me af of archivering via een ander zaaksysteem dan wel volstaat. Voor alleen de documenten zou dat best kunnen werken, maar m.i. wil je (veel) meer archiveren dan alleen documenten en wat metadata op zaakniveau. Krijg je dat allemaal wel mee naar een ander zaaksysteem?
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Hoi Lydia,
Heb je ook RPA overwogen? Inzet van een digitale medewerker kan wellicht de informatie van het ene systeem overzetten naar het andere. Blijf je nog wel achter met het vernietigenvraagstuk.
Gegroet Jan-Jaap
-
-
Je kan altijd een andere afweging maken (en als ik het zo lees heb je daar prima argumenten voor) en ik weet dat een aantal gemeenten richting decentraal archiveren beweegt, maar in het geval van Rx.Mission zie je dat veel gemeenten wél die integratie willen. Op dit moment komt inderdaad te weinig metadata mee, maar dat komt ook omdat niet aan de standaard wordt voldaan. Gelukkig zit daar ontwikkeling in.
Wouter Verdaas zei:Wij hebben de archiefmodule aangeschaft en deze is ook iso 16175 gecertificeerd. Deze zijn we aan het testen en vooralsnog werkt deze prima. Wat ik heb gehoord van de vakafdeling is dat publicatie via RX.Mission gebeurd en dat daar dus functionaliteiten voor aanwezig zijn. Voor anonimisering en ondertekening hebben we aparte tools/losse componenten draaien en voor de Woo-publicatie component loopt er nu een aanbesteding. Op dit moment zien we geen heil in een koppeling met een ander zaaksysteem.
De ervaring leert dat er maar beperkte info/gegevens meekomt bij een koppeling. Kijkend naar de vele functionaliteiten van RX.Mission vraag ik me af of archivering via een ander zaaksysteem dan wel volstaat. Voor alleen de documenten zou dat best kunnen werken, maar m.i. wil je (veel) meer archiveren dan alleen documenten en wat metadata op zaakniveau. Krijg je dat allemaal wel mee naar een ander zaaksysteem?
-
-
Ja, dat voldoen aan standaarden is nog wel een dingetje ;-)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
