BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Casus Vervanging

De middelgrote gemeente ‘ Leppemerland ’ heeft een vervangingsbesluit genomen voor de fysieke post die wordt ingeboekt in het zaaksysteem. Deze documenten worden ingescand, gecontroleerd en opgeborgen in dagdozen, die per kwartaal worden meegenomen door het archiefvernietigingsbedrijf. Alle controles en procedures m.b.t. de vervanging zijn beschreven in het Handboek Vervanging dat periodiek wordt bijgewerkt. Hierin zijn ook de uitzonderingen vastgelegd; dus er is beschreven welke documenten niet dagdozen worden opgeborgen, maar in een fysiek dossier.

Dit is de theoretische situatie. In de praktijk hebben de dagdozen zich opgestapeld in het depot, omdat er nog niet is vernietigd. Want voordat er uitvoering kon worden gegeven aan het vervangingsbesluit, moest een steekproef uitsluitsel geven over de kwaliteit van het vervangingsproces. Uiteindelijk is de steekproef uitgevoerd en zijn de dagdozen van de eerste jaren afgevoerd. Voor het inrichten van het verdere vervangingsproces is er ook nog een doorlopende machtiging geregeld. Op deze manier hoeft er niet ieder kwartaal een nieuwe verklaring van vervanging worden gemaakt.

Uitzonderingen

Tijdens het afvoeren van de dagdozen is gebleken dat het uitzonderen van vervanging niet altijd even zorgvuldig is uitgevoerd. Er bleken veel overeenkomsten tussen te zitten die vanwege de “natte handtekening” eigenlijk in een dossier terecht hoorden te komen. Deze overeenkomsten hebben nog een tijdje apart gelegen, maar zijn uiteindelijk - na een aparte steekproef op de scankwaliteit - toch meegegeven aan de archiefvernietiging.

Op de kwaliteit van scans wordt er goed gecontroleerd en het schoonmaken van de scanners is ook gewaarborgd. Daarnaast wordt er een 100% controle uitgevoerd op de zaken zonder bewaartermijn. Hierbij wordt ook getoetst of de zaak compleet is en de metadata klopt. Echter, lang niet altijd blijkt dit in orde - metadata ontbreekt of zaaktypes zijn niet goed gekozen. Bovendien worden de stappen die tijdens het uitvoeren van het proces worden gezet niet altijd goed vastgelegd. Maar dit ligt ook aan de inrichting van het zaaksysteem.

Nieuw handboek

Op dit moment wordt er gewerkt aan een nieuwe versie van het Handboek Vervanging, dat de uitzonderingen beter beschrijft en de kwaliteitseisen aanscherpt. Dit handboek echter is nog niet vastgesteld en er is ook nog geen nieuw vervangingsbesluit genomen. Toch wordt er al wel -vooruitlopend op dit handboek - met de nieuwe uitzonderingen van vervanging gewerkt. Scans in het zaaksysteem vervangen de documenten met een natte handtekening, die worden opgeborgen in de dagdozen.

Over het uitzonderen van vervanging van overeenkomsten met een natte handtekening bestaat nog geen eensluidend antwoord. In de Handreiking Vervanging uit 20216 worden deze documenten niet genoemd. Je zou er zodoende van uit mogen gaan - dat wanneer je het vervangingsproces goed hebt ingericht - je de overeenkomsten met een natte handtekening met een gerust hart kunt vervangen.

Richtlijn

Toch zie je dat er binnen organisaties nog veel discussie bestaat over dit soort documenten. Vaak klinkt er - met name vanuit juridische en vastgoed afdelingen - nog een tegengeluid. De natte handtekening heeft volgens hen een bijzondere waarde, die niet zomaar vervangen kan worden met een scan van het originele document. Vreemd dat er dan niet vanuit het Nationaal Archief of de Lopai meer duidelijkheid wordt gegeven over uitzonderen bij vervanging. Een goede richtlijn bijvoorbeeld zou veel kunnen helpen om deze discussie overbodig te maken.

Over deze casus heb ik de volgende vraag:

Wordt er in het geval van de hierboven beschreven situatie wel goed uitvoering gegeven aan het vervangingsbesluit van deze gemeente?

Als overwegingen hierbij:

Documenten met natte handtekening worden niet meer uitgezonderd van vervanging.
Het proces van zaakgericht werken is nog niet echt goed ingebed in de organisatie.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

< Vorige bijdrage

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Leon van Oosterom op 13 Oktober 2023 op 13.19: Beste Johan,

Fijn dat je reageert op de geplaatste reacties, zo ontstaan vaak waardevolle draadjes met verschillende inzichten.

De beste plaats om aandacht te vragen voor een gewenste lijst met uitzonderingen is natuurlijk hier op Breed ;-) en ook op KIA natuurlijk.

Overigens ben ik het zeer eens met waardevolle attentie voor applicaties als VIND-IM.iNavigator, een tool die met de steeds complexere wetgeving steeds waardevoller wordt. In dat kader kan ik ook wijzen op zeer My-Lex legacy die voor het naleven van de Woo een heel waardevolle ontwikkeling doormaakt.

Reactie van Johan Boomsma op 13 Oktober 2023 op 10.40: Allereerst, fijn om jullie reacties lezen. Ik reageer hieronder per post:

@Harry

Inderdaad, die waarborgen bestaan uit de controle die je uitvoert op de kwaliteit van de scans en de metadata en de vastlegging daarvan. Zodat dit in het geval van een rechtszaak gebruikt kan worden om aan te tonen dat het wel snor zit met je procedures.

@Bert

Nee in de het geval van de fictieve gemeente ‘Leppemerland’ is er geen sprake van volledige vervanging. Er is alleen sprake van vervanging voor het zaaksysteem, hiervoor is in 2017 een vervangingsbesluit genomen. Wat je zegt over afdelingen die niet zaakgericht werken, dat is ook herkenbaar voor Leppemerland. Ik ben wel benieuwd hoe er in Zevenaar wordt gezorgd voor de archivering van de bestanden buiten het zaaksysteem?

@Leon

Waar kun je dit onder de aandacht brengen; zo’n overzicht van uitzonderingen? En inderdaad, zaakgericht werken is een middel geen doel. Het zaaksysteem is niet de vervanging van je paternosterkast/archiefdepot, in die zin dat alle informatie op 1 plek beheerd/gearchiveerd wordt. En over Zaakgericht werken zou je kunnen zeggen dat het nog niet gewerkt heeft, omdat, wat jij ook zegt alles zich niet laat vangen in een zaaksysteem. Toch blijft er zeker vanuit het informatiebeheer/archief behoefte aan organisatiebrede systemen die helpen bij archivering/beheer, zoals de I-navigator en het MDTO.

@Nadia

Wat zijn dan de uitzonderingen die er zijn gemaakt qua vervanging.Daar ben ik wel nieuwsgierig naar. De afspraak die je noemt n.a.v. de overleggen lijkt mij te zijn ingegeven door bezwaren vanuit de juridisch hoek. Die bezwaren heb ook vaak gehoord, ik ben benieuwd of mijn aanname klopt.

Reactie van Bert Hendriksen op 13 Oktober 2023 op 10.39: Hoi Johan, de archivering vanuit de diverse applicaties is inderdaad nog niet geregeld, zijn we ook al een hele tijd mee bezig om dit te regelen. "Mooi" voorbeeld in deze is; we hadden eerst Squit bij de afdeling Vergunningen, dit was gekoppeld aan ons zaaksysteem, maar is nu vervangen door RX Mission, maar we hebben nu geen koppeling meer, dus hoe de archivering nu gaat blijft voor ons ook voorlopig een vraagteken, RX Mission blijkt ook een archiveringsmodule te hebben, maar die hebben wij "nog" niet.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 10 Oktober 2023 op 11.50: Beste Johan,

Ik ben het eens met het antwoord van Harry. Vervanging gaat over het maken van een reproductie van het origineel waarbij de echtheid overeenkomstig moet zijn en er geen informatieverlies optreed die van belang is voor het document. Of inderdaad een vorm heeft die niet te vervangen is. Ik heb indertijd (2016) ook een zoektocht gedaan naar welke vormen dan van vervanging uitgezonderd moeten zijn omdat er geen kant en klaar lijstje was. In het handboek vervanging hebben we hier een aantal afspraken over vastgelegd onder het kopje Reikwijdte van vervanging. In de gesprekken met de afdelingen kwamen we ook tegen dat het mogelijk is dat fysieke originelen worden opgevraagd. Hiervoor hebben we de volgende afspraak in het handboek vastgelegd. --> Het blijkt echter in de praktijk dat, hetzij onterecht, fysiek bewijsmateriaal wordt vereist. Deze situatie is mogelijk doordat er verschillende interpretaties over wettelijke voorschriften mogelijk zijn. Om eventuele langdurende juridische procedures en/ of kosten te voorkomen is daarom voor de veilige weg gekozen. (waarbij de veilig weg is, wel digitaliseren zodat het proces digitaal afgehandeld kan worden, maar niet vervangen).

Ik heb ook ooit van een andere overheidsinstantie gehoord dat ze uitzonderden op permanent bewaren en te vernietigen stukken. Echter, dan rijst bij mij de vraag of je je scanprocedure en kwaliteit niet vertrouwd. Je output moet in alle gevallen goed zijn.

Voor wat betreft de 'waarde van een natte handtekening' hebben we binnen de gemeente het proces van ondertekenen onder de loep genomen. Ook om aandacht te vragen of het geven van een bepaalde waarde aan de natte handtekening terecht is. Rechtsgeldigheid is niet altijd de natte handtekening. En wat bleek, er werd meer nat ondertekend dan nodig! Dit was als voortraject bedoelt, om ook te kunnen bepalen welke tooling voor digitale handtekening we zouden gaan gebruiken. Een digitale handtekening heeft in een vervangingsproces niks te zoeken. Dat is alleen van belang in een volledig digitaal proces.

Reactie van Leon van Oosterom op 10 Oktober 2023 op 10.57: Beste Johan,

Zeer herkenbaar, de discussie over de "natte" handtekening. Ik denk dat er maar een paar documenttypen zijn die echt fysiek bewaard moeten blijven, zoals bijvoorbeeld akten en niet persé alles waar een geschreven handtekening onder staat. Ik ben het dan ook zeer eens met je oproep aan het NA en/of Lopai en vergeet de VNG niet om een overzicht van uitzonderingen.

Als ik je uitgebreide beschrijving van jullie situatie zo lees, dan zijn jullie zeker goed bezig met het vervangingsbesluit. Over je laatste overweging - het niet goed ingebed zijn van zaakgericht werken- Dat is een steeds terugkerend fenomeen.

Het enige dat ik daar vanaf een afstand op kan zeggen is dat niet alles wat in een ZTC voorkomt, laat zich goed vangen door een zaaksysteem. Sommige bedrijfsprocessen, denk bijvoorbeeld aan projectadministratie of aanbestedingsadministratie kennen geen vast patroon van voorspelbare processtappen en het verdient aanbeveling dan te kijken naar andere vormen van dossiervorming. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de provisioning tools in MS Teams.

Ik hoop dat je met dit antwoord je bevestiging krijgt waarom gevraagd werd :-)

met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

Reactie van Bert Hendriksen op 10 Oktober 2023 op 10.48: Even een vraag vooraf: hebben jullie volledige vervanging en zo ja vanaf wanneer?

Wij bij de gemeente Zevenaar hebben sinds 2020 volledige vervanging, maar zijn ook nog bezig om de "natte" handtekening goed te regelen, dit zal straks geregeld gaan worden via een elektronische handtekening.

Je zal dit dus wel eerst goed geregeld moeten hebben voordat je deze documenten gaat vervangen

Ook zijn bij ons sinds kort alle processen binnen de organisatie in beeld gebracht en werken wij vanaf eind 2015 zaakgericht, in grote lijnen is men hier wel tevreden over, maar er zijn ook afdelingen die een eigen applicatie hebben en niets met ons zaaksysteem doen of er is een koppeling met ons zaaksysteem

Reactie van Harry Kranenkamp op 10 Oktober 2023 op 10.47: Natte handtekening of niet: je moet in het vervangingsproces voldoende waarborgen hebben ingebouwd om te kunnen verantwoorden dat het digitale document een exacte weergave van het fysieke document is. Wanneer de echtheid van een digitaal document ter discussie zou komen te staan zal een rechter de procedure toetsen.

Uitzonderingen op vervanging zouden alleen maar documenten moeten zijn waarbij door scannen bijzondere kenmerken verloren zouden gaan.