BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Duurzaamheidsbeleid bij de gemeente Brunssum

Een e-depot is vaak het sluitstuk van een digitaal traject, waarbij je hoopt dat bestanden tot die tijd leesbaar zijn gebleven. Archivering by design, om maar een modeterm te noemen, is feitelijk niets anders, dan aanbesteding by design. Lukt het niet om in systemen te archiveren en te vernietigen, dan kan je nog zo veel roepen dat je archiveren by design zo geweldig vindt, maar het gaat dan gewoon niet lukken in de praktijk.

En dan gaat het ook om de kwaliteit van de informatie in die systemen. De gemeente Bussum heeft duurzaamheidsbeleid vastgesteld:

n dit duurzaamheidsbeleid wordt specifiek ingegaan op de technische, procedurele en organisatorische maatregelen m.b.t. het duurzaam beheren van digitale informatieobjecten van de gemeente Brunssum. Het document is als volgt opgebouwd:

•
In hoofdstuk 1 worden de wettelijke kaders voor - en de doelstelling van het Duurzaamheidsbeleid beschreven;
•
In hoofdstuk 2 worden verantwoordelijkheden en uitgangspunten m.b.t. duurzame toegankelijkheid beschreven;
•
In hoofdstuk 3 worden methoden voor duurzame toegankelijkheid en de keuzes die de gemeente Brunssum hierin maakt beschreven;
•
Hoofdstuk 4 beschrijft operationele beheersmaatregelen m.b.t. duurzame toegankelijkheid;
•
In diverse bijlagen worden specifieke onderwerpen nader uitgewerkt.

Misschien strekt dit beleid velen tot voorbeeld, maar wellicht nog interessanter zijn er meer gemeenten die duurzaamheidsbeleid hebben opgesteld?

Gemeenteblad 2023, 236162 | Overheid.nl > Officiële bekendmaking...

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rens op 9 Augustus 2023 op 7.50

Yvonne, ik hoor jou op Breed vaker beweren dat archiveren by design niets anders is dan aanbesteden. Dat is echt flauwekul en daarmee bagatelliseer je enorm de omvang en impact van die manier van werken. En stap je erg makkelijk over de successen heen die we als vakgroep hiermee behalen de laatste jaren.

Een aanbesteding is slechts een klein onderdeel van archiveren by design en zonder meer nooit het sluitstuk.

Daarbij: ik heb in mijn eigen praktijk nog nooit meegemaakt dat de methodiek (voor zo ver toegepast op applicaties) niet leidde tot een oplossing voor bewaren en vernietigen. Daarom herken ik jouw suggestie dat het in de praktijk niet zou werken helemaal niet.

Ik ben benieuwd welk alternatief jij voor je ziet? Niks doen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 9 Augustus 2023 op 8.29

Ik zie dat dus anders. Zo lang je systemen blijft aanschaffen, en dan heb ik niet over zaaksystemen, maar taak specifieke applicaties die niet kunnen vernietigen bijvoorbeeld, lukt het niet dit achteraf te regelen.

Een bekend voorbeeld is suites Sociaal Domein van Centric, zie brief AP.: AP intensiveert toezicht op gemeente Eindhoven | Autoriteit Persoon.... ik zeg niet dat archiveren by design gelijk staat aan aanbesteden, maar zo lang gemeenten geen goede opdrachtgevers worden richting leveranciers op het gebied van archivering, die steeds meer in aantal afnemen, blijft het dweilen met de kraan open. Je mag dat anders zien. Een paar jaar geleden was ik nog hoopvol gestemd toen GIBIT werd aangepast, maar in de praktijk werkt die aanpassing ook niet optimaal.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 9 Augustus 2023 op 12.57

Belangrijke implicatie van archiveren by design is inderdaad goed opdrachtgeverschap richting leveranciers. Als dit in voorkomende gevallen niet goed gaat, wil dat nog niet zeggen dat archiveren by design op zichzelf geen goede manier van werken is. Specifiek over vernietigen zie ik de laatste jaren echt wel een positieve trend dat het in steeds meer systemen mogelijk is, al dan niet via werkbare workaround. Dat komt deels door de AVG, maar deels ook doordat de opkomst van archiveren by design ertoe heeft geleid dat de markt daar beter op bevraagd wordt. Het is maar net waar je de nadruk op legt: de gevallen waarin het niet goed gaat, of heb je ook oog voor de positieve ontwikkelingen?

Wat betreft GIBIT: in de kern een goede ontwikkeling. Praktisch nadeel is dat het als raamwerk vaak onderdeel is van de algemene inkoopvoorwaarden. Daarmee moeten leveranciers in één klap ja zeggen tegen de hele GIBIT. Dan is het niet meer dan een vinkje in het inkoopproces. Dat is wezenlijk anders dan een programma van eisen waar je een leverancier per eis/wens laat aangeven hoe daaraan invulling wordt gegeven. Daarom is het belangrijk om onderdelen van de GIBIT ook in een pve te verankeren en nader te specificeren. Gebrek aan praktische effectiviteit zit dus niet zo zeer in de inhoud van de GIBIT, maar meer in de toepassing ervan.

Overigens ziet dat beleidsstuk van gemeente Brunssum er zo op het eerste gezicht goed uit! Fijn dat het hier gedeeld wordt :)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 9 Augustus 2023 op 13.17

Ik hoop dat de verbeterde versie van GIBIT stringenter eisen gaat stellen aan archivering. Wouter Verdaas en ik hebben in ieder geval wel gereageerd op de oproep voor de nieuwe GIBIT. Koppelen is ook vaak behelpen. Je ziet ook goede ontwikkelingen zoals nu bij RX Mission. Al moet is zeggen dat gemeenten waar ik voor werk een nieuw Zaaksysteem hebben aangeschaft, die vooraf geaudit was, maar in de praktijk niet blijkt te kunnen vernietigen.