BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoe archieftermijn bepalen in dossiers\zaken die een nieuwe selectielijst\stukkelijst overlappen
Goedemorgen,
Intern is er een kleine discussie over wanneer een zaak\dossier wordt gearchiveerd, welke lijst dan van toepassing is.
Stel een zaak start in (september) 2016 en eindigt in (januari) 2017. Wordt deze zaak dan gewaardeerd op basis van de selectielijst 2017 (afronding van de zaak en besluit genomen). Of de selectielijst 2012, start van het proces (en de daarbij geldende voorwaarden)?
Leeft dit bij jullie ook? En hoe waarderen jullie zo een zaak, die op de scheidslijn ligt van 2 lijsten (en vooral waarom)?
Alvast dank voor jullie bijdragen \ reacties.
Groet,
Nico Barski
applicatiebeheerder gem. Beekdaelen
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Maria Willems op
-
De selectielijst 2020 zegt het volgende:
Afsluiting oude selectielijst
Deze Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, vastgesteld op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) en overeenkomstig de artikelen 2 tot en met 5 van het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671; wijziging per 1 januari 2013 Stb. 2012, 444) treedt in werking per 1
januari 2020. Ook voor de dossiers die op 1 januari 2020 nog niet waren afgesloten, kan deze selectielijst worden toegepast.Dus: de datum afsluiting van de zaak/einde procestermijn bepaalt welke selectielijst je gebruikt.
De selectielijst 2017 kent een soortgelijke paragraaf.
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
Yes, Maria heeft helemaal gelijk!
Maar wij merken wel in ons zaaksysteem dat wanneer wij het zaaktype aanpassen alle lopende zaken de oude instellingen behouden. Dit betekent dat zaken die gestart zijn onder het regime van de oude selectielijst en pas afgesloten worden wanneer de nieuwe selectielijst van kracht is, de oude grondslagen/bewaartermijnen blijven houden. Dit betekent in de praktijk of de keuze maken om van de regel die Maria beschrijft af te wijken en de oude selectielijst te blijven hanteren of handmatig de archiefgegevens van die afgesloten zaken aan te passen. Dat laatste zou wellicht bij een kleine gemeente nog wel kunnen, maar bij een grote gemeente als Tilburg is dat niet meer te doen.
-
-
Ik denk dat je leverancier van het zaaksysteem wat te doen heeft ;-).
Wij kunnen bij ons wel een selectie maken op start- en einddatum i.c.m. een zaaktype en dan in bulk de boel aanpassen. Dat is ook voor ons als 100.000+-gemeente wel te doen voor alleen die zaaktypes waarbij de bewaartermijnen in een nieuwe lijst gewijzigd zijn. Bij de niet-gewijzigde gevallen zou ik het laten zitten, dan klopt de grondslag niet helemaal, maar is er feitelijk niks aan de hand. Misschien wel even overleggen met de archivaris...
Wouter Verdaas zei:Yes, Maria heeft helemaal gelijk!
Maar wij merken wel in ons zaaksysteem dat wanneer wij het zaaktype aanpassen alle lopende zaken de oude instellingen behouden. Dit betekent dat zaken die gestart zijn onder het regime van de oude selectielijst en pas afgesloten worden wanneer de nieuwe selectielijst van kracht is, de oude grondslagen/bewaartermijnen blijven houden. Dit betekent in de praktijk of de keuze maken om van de regel die Maria beschrijft af te wijken en de oude selectielijst te blijven hanteren of handmatig de archiefgegevens van die afgesloten zaken aan te passen. Dat laatste zou wellicht bij een kleine gemeente nog wel kunnen, maar bij een grote gemeente als Tilburg is dat niet meer te doen.
-
Permalink Antwoord van Nico Barski op
-
Hallo Wouter,
Welk zaaksysteem is dit dan?
Wouter Verdaas zei:Yes, Maria heeft helemaal gelijk!
Maar wij merken wel in ons zaaksysteem dat wanneer wij het zaaktype aanpassen alle lopende zaken de oude instellingen behouden. Dit betekent dat zaken die gestart zijn onder het regime van de oude selectielijst en pas afgesloten worden wanneer de nieuwe selectielijst van kracht is, de oude grondslagen/bewaartermijnen blijven houden. Dit betekent in de praktijk of de keuze maken om van de regel die Maria beschrijft af te wijken en de oude selectielijst te blijven hanteren of handmatig de archiefgegevens van die afgesloten zaken aan te passen. Dat laatste zou wellicht bij een kleine gemeente nog wel kunnen, maar bij een grote gemeente als Tilburg is dat niet meer te doen.
-
-
Hallo Maria,
Dank voor deze heldere uitleg. Ik neem dan wel aan dat dit geldt voor dossiers\zaken die nog niet afgehandeld waren (volgens procedure), maar niet voor zaken die al afgehandeld hadden moeten zijn (maar men onnodig langer open heeft laten staan).
Groet,
Nico Barski
Maria Willems zei:De selectielijst 2020 zegt het volgende:
Afsluiting oude selectielijst
Deze Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, vastgesteld op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) en overeenkomstig de artikelen 2 tot en met 5 van het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671; wijziging per 1 januari 2013 Stb. 2012, 444) treedt in werking per 1
januari 2020. Ook voor de dossiers die op 1 januari 2020 nog niet waren afgesloten, kan deze selectielijst worden toegepast.Dus: de datum afsluiting van de zaak/einde procestermijn bepaalt welke selectielijst je gebruikt.
De selectielijst 2017 kent een soortgelijke paragraaf.
-
-
Wij maken nu nog gebruik van de Exxellence Suite, maar we stappen binnenkort over op een ander zaaksysteem.
Nico Barski zei:Hallo Wouter,
Welk zaaksysteem is dit dan?
Wouter Verdaas zei:Yes, Maria heeft helemaal gelijk!
Maar wij merken wel in ons zaaksysteem dat wanneer wij het zaaktype aanpassen alle lopende zaken de oude instellingen behouden. Dit betekent dat zaken die gestart zijn onder het regime van de oude selectielijst en pas afgesloten worden wanneer de nieuwe selectielijst van kracht is, de oude grondslagen/bewaartermijnen blijven houden. Dit betekent in de praktijk of de keuze maken om van de regel die Maria beschrijft af te wijken en de oude selectielijst te blijven hanteren of handmatig de archiefgegevens van die afgesloten zaken aan te passen. Dat laatste zou wellicht bij een kleine gemeente nog wel kunnen, maar bij een grote gemeente als Tilburg is dat niet meer te doen.
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Het zit em in het woordje 'Kan'.
Wettechnisch gesproken is de selectielijst van toepassing van het moment waarop de zaak wordt gestart. Zo zal voor een aanvraag voor een bouwvergunning (om nog maar een oude term te gebruiken) ingediend in december 2020, de bouwverordening gelden van 2020, ook al wordt de vergunning verstrekt in 2021. Hetzelfde geldt voor de selectielijsten.
Er is echter niemand die er moeilijk over zal doen als de selectielijst gebruikt die geldt om het moment van afsluiten, zeker als je het over dossiers hebt.
Om onduidelijkheden te vermijden is die tekst aan de selectielijsten van 2017 en 2020 toegevoegd.
-
-
@allen, dank voor jullie bijdragen. Eea is een stuk helderder.
-
-
Mogelijk om de reden die Kees-Jan (bijdrage 07/08) stelt. Ze volgen dan eigenlijk de 'wettelijke' regel.
Wouter Verdaas zei:Wij maken nu nog gebruik van de Exxellence Suite, maar we stappen binnenkort over op een ander zaaksysteem.
Nico Barski zei:Hallo Wouter,
Welk zaaksysteem is dit dan?
Wouter Verdaas zei:Yes, Maria heeft helemaal gelijk!
Maar wij merken wel in ons zaaksysteem dat wanneer wij het zaaktype aanpassen alle lopende zaken de oude instellingen behouden. Dit betekent dat zaken die gestart zijn onder het regime van de oude selectielijst en pas afgesloten worden wanneer de nieuwe selectielijst van kracht is, de oude grondslagen/bewaartermijnen blijven houden. Dit betekent in de praktijk of de keuze maken om van de regel die Maria beschrijft af te wijken en de oude selectielijst te blijven hanteren of handmatig de archiefgegevens van die afgesloten zaken aan te passen. Dat laatste zou wellicht bij een kleine gemeente nog wel kunnen, maar bij een grote gemeente als Tilburg is dat niet meer te doen.
-
-
Ik geloof dat ik maar voor de pragmatische weg kies: jaar van afsluiten is bepalend voor de termijn. Ongeacht of je wel of niet 'over tijd' was met het afsluiten. Anders wordt het wel heel erg lastig om bij te houden en aan te passen. Ons systeem neemt datum afsluiten/einddatum besluit als datum voor het bepalen van de bewaartermijn. Mits in het systeem de nieuwe termijn al is ingevoerd natuurlijk.
Nico Barski zei:Hallo Maria,
Dank voor deze heldere uitleg. Ik neem dan wel aan dat dit geldt voor dossiers\zaken die nog niet afgehandeld waren (volgens procedure), maar niet voor zaken die al afgehandeld hadden moeten zijn (maar men onnodig langer open heeft laten staan).
Groet,
Nico Barski
Maria Willems zei:De selectielijst 2020 zegt het volgende:
Afsluiting oude selectielijst
Deze Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, vastgesteld op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) en overeenkomstig de artikelen 2 tot en met 5 van het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671; wijziging per 1 januari 2013 Stb. 2012, 444) treedt in werking per 1
januari 2020. Ook voor de dossiers die op 1 januari 2020 nog niet waren afgesloten, kan deze selectielijst worden toegepast.Dus: de datum afsluiting van de zaak/einde procestermijn bepaalt welke selectielijst je gebruikt.
De selectielijst 2017 kent een soortgelijke paragraaf.
-
Permalink Antwoord van Nicole Fielmieg op
-
Hoi Nico,
Bij onze organisatie liepen wij ook tegen dezelfde discussie aan. Onze denkwijze/beredenering sluit aan bij de uitleg van Kees-Jan. (hieronder).
Voor mij zou het veel makkelijker geweest zijn als ik overal de nieuwste lijst mocht toepassen... Wij ervaren echter dat dit bij ons archief alleen meer onduidelijkheid creëert. Want wanneer kies je nu voor welke lijst en waar baseer je dat dan weer op?
Wij hebben daarom gekozen om de kan-bepaling in de nieuwere lijsten niet toe te passen, zodat de lijsten over de hele organisatielevensduur op gelijke wijzen worden toegepast.
Dit houdt in dat wij de lijst toepassen die bij de start van de zaak/het dossier van toepassing is.
Kees-Jan Vermeulen zei:Het zit em in het woordje 'Kan'.
Wettechnisch gesproken is de selectielijst van toepassing van het moment waarop de zaak wordt gestart. Zo zal voor een aanvraag voor een bouwvergunning (om nog maar een oude term te gebruiken) ingediend in december 2020, de bouwverordening gelden van 2020, ook al wordt de vergunning verstrekt in 2021. Hetzelfde geldt voor de selectielijsten.
Er is echter niemand die er moeilijk over zal doen als de selectielijst gebruikt die geldt om het moment van afsluiten, zeker als je het over dossiers hebt.
Om onduidelijkheden te vermijden is die tekst aan de selectielijsten van 2017 en 2020 toegevoegd.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
hallo Nicole,
hoe doen jullie dat dan als op grond van de nieuwere lijst een langere bewaartermijn geldt(in het extreme: waardering bewaren is ipv vernietigen)?
In het algemeen: we zoeken naar eenheidsworst / uniformiteit, maar zit de wereld zo in elkaar?
hartelijke groet,
Jack
Nicole Fielmieg zei:Hoi Nico,
Bij onze organisatie liepen wij ook tegen dezelfde discussie aan. Onze denkwijze/beredenering sluit aan bij de uitleg van Kees-Jan. (hieronder).
Voor mij zou het veel makkelijker geweest zijn als ik overal de nieuwste lijst mocht toepassen... Wij ervaren echter dat dit bij ons archief alleen meer onduidelijkheid creëert. Want wanneer kies je nu voor welke lijst en waar baseer je dat dan weer op?
Wij hebben daarom gekozen om de kan-bepaling in de nieuwere lijsten niet toe te passen, zodat de lijsten over de hele organisatielevensduur op gelijke wijzen worden toegepast.
Dit houdt in dat wij de lijst toepassen die bij de start van de zaak/het dossier van toepassing is.
Kees-Jan Vermeulen zei:Het zit em in het woordje 'Kan'.
Wettechnisch gesproken is de selectielijst van toepassing van het moment waarop de zaak wordt gestart. Zo zal voor een aanvraag voor een bouwvergunning (om nog maar een oude term te gebruiken) ingediend in december 2020, de bouwverordening gelden van 2020, ook al wordt de vergunning verstrekt in 2021. Hetzelfde geldt voor de selectielijsten.
Er is echter niemand die er moeilijk over zal doen als de selectielijst gebruikt die geldt om het moment van afsluiten, zeker als je het over dossiers hebt.
Om onduidelijkheden te vermijden is die tekst aan de selectielijsten van 2017 en 2020 toegevoegd.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
