BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ontsluiting historische klantgeleiding gegevens
Omdat er een update is geweest van het klantgeleidingsysteem binnen de gemeente, kunnen historische gegevens uit het oude systeem niet meer worden ingezien.
Hier is nog wel behoefte aan voor de collega's van het KCC. De vraag is nu hoe we deze gegevens toegankelijk houden. Bijvoorbeeld via het zaaksysteem of toch een andere oplossing? (Bijv Sharepoint)
Als je dit dus via het zaaksysteem zou doen wat is dan een geschikt zaaktype? Of vallen dit soort data buiten de DSP-processen en is Sharepoint een betere beheeromgeving?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan Heirbaut op
-
Hallo Johan,
Wanneer de gegevens in de vorm van een marap zijn opgeslagen zou je deze volgens mij prima in een zaaksysteem kwijt kunnen met een bewaartermijn van 5 jaar volgens mij. Wel zonder persoonsgegevens als het kan. Wanneer het KCC deze gegevens graag wil behouden vanuit gemak ben ik benieuwd wat bv. een FG van de grondslag om deze gegevens te bewaren vindt. En wat voor bewaartermijn er dan aan de gegevens gekoppeld gaan worden.
-
Permalink Antwoord van Johan Boomsma op
-
Hoi Stefan,
Bedankt voor je reactie. De gegevens zijn niet in de vorm van een marap opgeslagen. (Management-rapportage) Het gaat wel om persoonsgegevens. Goed idee om dit met de functionaris gegevens bescherming te bespreken. Omdat ik er dus niet echt een geschikt zaaktype bij kon vinden gaat mijn voorkeur uit naar Sharepoint. Maar misschien zijn er nog wel meerder mogelijkheden.
Groet,
Johan
Stefan Heirbaut zei:Hallo Johan,
Wanneer de gegevens in de vorm van een marap zijn opgeslagen zou je deze volgens mij prima in een zaaksysteem kwijt kunnen met een bewaartermijn van 5 jaar volgens mij. Wel zonder persoonsgegevens als het kan. Wanneer het KCC deze gegevens graag wil behouden vanuit gemak ben ik benieuwd wat bv. een FG van de grondslag om deze gegevens te bewaren vindt. En wat voor bewaartermijn er dan aan de gegevens gekoppeld gaan worden.
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Hallo Johan,
Ik heb wel een vraag over welke klanten het hier gaat. Gegevens over klanten uit het sociale domein bewaar je namelijk wat langer dan bijvoorbeeld aanvragen voor een overleg met b.v. de burgemeester.
Ik neem aan dat je vraag gaat over het bewaren van de database waarin de historische gegeven zitten. De meest logische locatie is natuurlijk het nieuwe systeem. Als dat niet kan, moet je kijken naar hoe die database in elkaar steekt en hoe je die het beste kan vertalen naar een database die door de bevoegde medewerkers kan worden ingezien. Sharepoint zou hier een oplossing kunnen zijn, maar daar kan ik niks over zeggen zonder de database te bekijken.
Voor het bewaren van een database hebben we niet echt een zaaktype, behalve misschien B1890 Archief conversie, migratie of vervanging
Voor de inzageverzoeken van het KCC is natuurlijk wel een zaaktype: informatieverzoek intern.
(p.s. ik hoop dat ik je vraag goed heb geïnterpreteerd).
-
-
Hoi Kees-Jan,
Bedankt voor je reactie. Het gaat om een database met klantgeleiding gegevens. Dus burgers die telefonisch contact zoeken met de gemeente voor een afspraak. Van deze gesprekken worden een aantal gegevens vastgelegd, zoals naam, adres en telefoonnummer. Het bewaren van de gegevens in het nieuwe systeem is niet mogelijk. Maar de collega's van het kcc willen wel deze historische gegevens kunnen inzien. Mijn idee is nu om dit voor te leggen aan de FG, (zie ook de reactie van Stefan) en afhankelijk van uitkomst hiervan deze gegevens op te slaan op een sharepoint site, met een x bewaartermijn, of vernietigen omdat we de gegevens niet langer mogen bewaren.
Groet,
Johan
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Johan,
Ik heb wel een vraag over welke klanten het hier gaat. Gegevens over klanten uit het sociale domein bewaar je namelijk wat langer dan bijvoorbeeld aanvragen voor een overleg met b.v. de burgemeester.
Ik neem aan dat je vraag gaat over het bewaren van de database waarin de historische gegeven zitten. De meest logische locatie is natuurlijk het nieuwe systeem. Als dat niet kan, moet je kijken naar hoe die database in elkaar steekt en hoe je die het beste kan vertalen naar een database die door de bevoegde medewerkers kan worden ingezien. Sharepoint zou hier een oplossing kunnen zijn, maar daar kan ik niks over zeggen zonder de database te bekijken.
Voor het bewaren van een database hebben we niet echt een zaaktype, behalve misschien B1890 Archief conversie, migratie of vervanging
Voor de inzageverzoeken van het KCC is natuurlijk wel een zaaktype: informatieverzoek intern.
(p.s. ik hoop dat ik je vraag goed heb geïnterpreteerd).
-
-
Hallo Johan,
deze gegevens hebben een bewaartermijn van 1 jaar. Hoe minder tijd je eraan besteed, hoe beter, zou ik zeggen.
Als je de gegevens in een excel kan overzetten en dan b.v. op sharepoint kan neerzetten, dan lijkt me dat de beste oplossing.
-
-
Hoi Kees-Jan,
Bedankt ga ik doen!
Groet,
Johan
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Johan,
deze gegevens hebben een bewaartermijn van 1 jaar. Hoe minder tijd je eraan besteed, hoe beter, zou ik zeggen.
Als je de gegevens in een excel kan overzetten en dan b.v. op sharepoint kan neerzetten, dan lijkt me dat de beste oplossing.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
