BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Subsidieregeling IPS-trajecten gemeentelijke doelgroep - welke Selectielijst van toepassing?
Ik heb deze vraag eerder gesteld op het VNG fora, maar geen reactie gekregen. Ik leg mijn vraag daarom hier voor. We moeten ons er van bewust worden dat bij mandatering van taken de van toepassing zijnde Selectielijst van de latende organisatie van toepassing is, mits hierover geen andere afspraken zijn gemaakt.
Onderstaand een toelichting op de nieuwe ISPD-regeling en mijn aanname dat de ministeriele selectielijst van toepassing is. Is mijn aanname juist?
Per 1 maart 2023 treedt de Subsidieregeling IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep in werking. Gemeenten en UWV spelen hierin een belangrijke rol.
De Subsidieregeling IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep heeft als doel de inzet van IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep te bevorderen. IPS, oftewel ‘Individuele Plaatsing en Steun’, behelst een integraal traject van zorg, re-integratie en jobcoaching, voor mensen met een psychische aandoening en startend vanuit een ggz-instelling. Bij deze IPS-trajecten, waarvoor in het kader van de regeling subsidie wordt verleend, is sprake van gezamenlijke financiering door Rijk en gemeenten. Het beschikbare budget is voor de helft gefinancierd door een subsidie vanuit het Rijk. De andere helft wordt door gemeenten collectief gefinancierd, via een generieke uitname uit het Gemeentefonds. Gemeenten financieren dus niet individuele IPS-trajecten, maar zijn wel nauw betrokken bij de subsidieverlening doordat zij aanvragen voor een IPS-traject door ggz-instellingen administratief afhandelen en het budget ervoor aanvragen bij UWV. De betaling van het IPS-traject aan de ggz-instelling wordt gedaan door UWV.
De Minister mandateert de uitvoering van deze taak aan voor de helft de gemeente en voor de andere helft UWV. Gemeenten mogen ondermandateren, bijvoorbeeld aan een GR die arbeidsbemiddeling e.d. uitvoert voor de gemeente.
De termijn in artikel 23 is een verantwoordingstermijn, geen archief-bewaartermijn\
De link naar de regeling: https://wetten.overheid.nl/BWBR0047929/2023-03-01/0
In artikel 23 vierde lid in de Regeling, wordt een bewaartermijn van 5 jaar genoemd. Ook staat in dit artikel dat binnen die termijn de Minister nog onderzoek kan doen naar de wijze waarop de regeling is uitgevoerd.
Dit is niet de archief-bewaartermijn. Dit is de termijn waarover de gemeente verantwoording moet kunnen afleggen. En deze termijn van 5 jaar gaat in vanaf de datum na inwerking treden van de Regeling; de termijn is niet afgeleid van de verleende subsidie. Het naar de minister kunnen verantwoorden mag dus nooit korter zijn dan de verantwoordingstermijn (5 jaar).
Welke selectielijst is van toepassing
Archiefwettelijk is de Selectielijst van het Minister van Armoedebeleid en Pensioen van toepassing (post valt onder ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Selectielijst 2015)
In de regeling staat: De Minister verstrekt subsidie overeenkomstig deze regeling aan een GGZ-instelling voor een IPS-traject (artikel). In artikel 5 staat dat de minister mandaat verlenen aan de gemeenten. De gemeenten mogen ondermandaat verlenen. Minister mandateert aan gemeente en gemeente geeft eventueel ondermandaat aan een uitvoeringsorgaan (artikel 5).
De minister is hier de zorgdrager (van rijkstaak). Archiefwettelijk is de selectielijst van de minister (ministerie) leidend. Archiefzorg (waaronder het bestuurlijk besluit aansluiten bij een selectielijst) kan niet worden gemandateerd (wél gedelegeerd!).
Je kunt enkel beheerhandelingen (ambtelijke handelingen) mandateren (bijvoorbeeld het verwerken van de gegevens, waaronder vernietigen). De Regeling benoemt het verwerken van de gegevens inclusief het vernietigen onder de beheerhandelingen die voortkomen uit het taakmandaat. Dus de uitvoering lijkt geregeld.
Wat is de bewaartermijn voor IPS
De Ministeriele Selectielijst (2015) is te vinden onder: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst-ministerie-van-sociale-zaken-en-werkgelegenheid-szw-voor-de
De bewaartermijn voor subsidies is 7 jaar na afhandeling. Afgewezen aanvragen 2 jaar na afhandeling.
Proces 10.1.1 Het leveren van producten en diensten Waardering V 7 jaar Selectiecriterium 9. Toelichting Hier onder andere subsidieverlening en het afhandelen van verzoeken/aanvragen in het kader van de arbeidsvoorwaardenwetgeving. Zie voor subsidieverlening in het kader van het ESF proces 10.1.2 Voor afgewezen voorstellen (zonder beroep) zie proces 10.1.3 Indien wel beroep wordt aangetekend zie proces 10.3
Notabene: ook als we de gemeentelijke Selectielijst zouden toepassen geldt voor de IPS-trajecten een bewaartermijn van 7 jaar na afhandeling. Selectielijst 2020, procesnr. 8.1.7
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goed vraagstuk. Welke selectielijst is van toepassing is bij ketenarchivering altijd een groot vraagstuk? Welke selectielijst gebruik ik in de keten ? - BREED - over de gren...
Ik heb ook geen antwoord, maar heb de vraag wel doorgezet in de hoop dat we antwoord krijgen.
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Hallo Wilma,
deze is lastig: zoals ik het nu lees, lijkt het erop dat de regeling alleen voor dit jaar geldt (er is een subsidieplafond voor 2022 en 2023). De regeling op zich blijft geldig tot 01-03-2028 wat volgens mij betekent dat het ministerie tot 01-03-2028 de tijd heeft om de subsidies te controleren en de regeling te evalueren. In artikel 23 lid 3 en lid 4 staat dat de gemeente 5 jaar lang na inwerkingtreding (lid 3) het ministerie gegevens moet kunnen verstrekken. In lid 4 staat vervolgens dat de gegevens na die periode "bewaard dienen te worden een bewaartermijn voor de duur vermeld in het derde lid". Met andere woorden na 01-03-2028 dienen de gegevens te worden vernietigd, oftewel 5 jaar na afhandeling. Daarvoor hebben we geen resultaattype in de Selectielijst, dus dit zou daar een aanvulling op moeten zijn.
-
Permalink Antwoord van Wilma Koolen op
-
Beste Kees-Jan, dank voor je reactie. Ik meen toch uit te moeten gaan van een termijn van 7 jaar na afhandeling. Ik lees dat de in artikel 23 genoemde termijn een verantwoordingstermijn is, geen archief-bewaartermijn (ongelukkige formulering in de Regeling). De verantwoordingstermijn is 5 jaar vanaf de datum van in werking treden van de Regeling (1 maart 2028). Dit is niet hetzelfde als de archiefbewaartermijn. Er kunnen immers meer belangen zijn om te bewaren.
De archiefbewaartermijn moet in dit geval minimaal gelijk zijn aan de termijn waarover verantwoording kan worden afgelegd. Voor het bepalen van de archiefbewaartermijn hanteren we de geldende Selectielijst die generiek is opgesteld en daarmee toe te passen is op dit soort tijdelijke regelingen. Dan komen we op 7 jaar na afhandeling. Ik denk dat je ook over afgewezen aanvragen verantwoording moet afleggen. Afgewezen aanvragen zijn vanwege de verantwoordingstermijn 2 jaar te bewaren, maar minimaal tot 1-1-2028.
Zoals ik al concludeerde hanteren de ministeriele lijst en de gemeentelijke lijst dezelfde termijnen. Ik denk dat de ministeriele lijst hier van toepassing is.
-
-
Hallo Wilma,
maar art 23 lid 4 zegt:
Met het oog op de verplichting bedoeld in het derde lid, geldt met betrekking tot de gegevens die in dit verband bewaard dienen te worden een bewaartermijn voor de duur vermeld in het derde lid.
En dat terwijl lid 3 het heeft over 5 jaar na inwerkingtreding van de regeling en die datum is 01-03-2023.
Met andere woorden: je kan de gegevens niet 7 jaar bewaren: dat is te lang. Je bent gewoon verplicht om de gegevens te vernietigen na 01-03-2028.
Uiteraard (sarcasme) wordt er niet gesproken over afgewezen aanvragen en dus heb ik daar geen bewaartermijn voor (2 jaar gaat niet op voor gemeenten want die termijn staat niet in de selectielijst bij voorzieningen ). Dus moet ik verwijzen naar 8.2 en die geeft ook een bewaartermijn van 5 jaar.
-
-
En ik begrijp Kees-Jan, dat jij verwijst naar de Gemeentelijke Selectielijst. De ministeriele lijst kent wel een termijn van 2 jaar voor afgewezen aanvragen.
-
-
Hallo Wilma,
dat kan kloppen. Dat heb ik niet nagekeken, maar de gemeenten hebben die termijn en als gemeente moet je je aan de gemeentelijke selectielijst houden. Wat je hier constateert, is dat er een discrepantie zit tussen de selectielijst van het ministerie en de gemeenten, maar daar kunnen we op dit moment niks aan doen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
