BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Beleid (de)centrale (zaak)applicaties
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen/gedachten/ideeën als het aankomt op het volgende:
"We willen graag beleid over het gebruik van centrale en/of decentrale zaakapplicaties. Dit is erg belangrijk voor archiveren, dataverwerking, koppelingen met andere software, het faciliteren van de medewerker en uniform conform wetgeving werken. Denk bij het laatst bijv. aan de inzet van anonimiseringssoftware (alleen aan JOIN of ook aan andere applicaties koppelen?) en de software voor elektronisch ondertekenen (zelfde vraagstuk)."
Welk beleid voeren jullie hierin? Wat zijn jullie ervaringen hiermee? Zijn er Do's of Dont's vanuit jullie gemeente? Hoe gaan jullie om met koppelingen?
Ik hoor het graag.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marion Roos op
-
Hoi Esmée,
al jaren geloof ik niet meer in de mogelijkheid om al je digitale archivering in 1 centrale zaakapplicatie te voeren. De tendens is steeds meer om per 'domein' een goede digitale archivering te voorzien, steeds meer grote applicaties maken dit ook mogelijk.
Ik ben begonnen met het definiëren van de uitgangspunten (waarom archiveren of het goed zorgen voor je informatie) belangrijk is en uit welke onderdelen dat dan bestaat. Die uitgangspunten zet ik langs alle grote applicaties die we gebruiken. Zo maken wij het afgelopen jaar een begin om e.e.a. in betere banen te leiden. 'Archiving by design': niet 1 maat voor alles, maar gecontroleerd en toepasbaar maatwerk.
Oja, en koppelingen zijn theoretisch altijd heel goed, maar best weerbarstig in de praktijk. Vallen en opstaan en handig afkijken bij de buren is daar het devies ;-).
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Ook in de adviezen die wij schrijven kiezen wij eigenlijk altijd voor beide opties. Het is denk ik van belang om goed te kijken naar de businesscase en verder te denken dan enkel archiveren. Het is bijvoorbeeld ook belangrijk of de documenten toegankelijk moeten zijn voor andere gebruikers buiten het domein. En zoals je zelf al aangeeft, zijn het documenten die je bijvoorbeeld moet anonimiseren of zijn het veelal interne documenten, hoe vaak komt digitaal tekenen voor etc.
Er zijn zeker domeinen waarbij koppelen relatief gemakkelijk gaat en goed is gestandaardiseerd, maar op sommige domeinen zie je dat steeds vaker. In het VTH domein is koppelen denk ik gebruikelijk en goed te doen, maar bij HR zie ik daarentegen bijna weer altijd een eigen 'archief' in het eHRM systeem.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Wij hebben het niet zo goed als beleid geformuleerd, maar gaan nog wel uit van centrale documentopslag en gebruik van centrale functionaliteit zoals Xential, Validsign en Datamask. Het sociaal domein en VTH zijn gekoppeld en burgerzaken staat op de rol. De praktijk is echter dat je naar omwegen moet zoeken, bijvoorbeeld bij het gebruik van Validsign bij VTH. De koppeling met RX.Mission is zodanig, dat pas na afsluiting van de zaak de documenten over gaan naar Liber/Corsa. De oplossing is dan niet ondertekenen en als dat echt moet, dan een uitstapje maken naar de stand alone versie van Validsign. Dit is maar even een voorbeeld; je blijft in de praktijk dus zoeken naar goed werkbare oplossingen. Desondanks zie ik nog steeds toekomst in koppelen en als je het sociaal domein, VTH en burgerzaken allemaal in je centrale zaaksysteem krijgt, dan heb je de grote bulk goed in beheer. Het is alleen geen eenvoudige weg en er zijn ook goede argumenten om een andere richting te kiezen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Mede in het kader van de Wet open overheid zijn verschillende gemeenten gestart met het opstellen van informatiebeheersplannen.
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld)
-
-
Hoi Esmee,
Ik vind het lastig om je een eenduidig antwoord te geven. Bij ons is het zo dat IB alleen registreert voor de zaaktypen die in het zaaksysteem worden uitgevoerd. We zien eigenlijk een ontwikkeling waarbij het zaaksysteem straks alleen nog gebruikt wordt voor eenvoudige of generieke zaaktypen. Onze scope qua beheer is op dit moment niet heel groot, omdat wij als IB geen informatie in andere systemen actief beheren.
Verder worden er diverse afdelingsspecifieke applicaties aangeschaft. Bij de aanbestedingen wordt IB inmiddels betrokken, waardoor we aan tafel zitten en ook eisen en wensen kunnen bieden bij de aanschaf of vervanging van een nieuw systeem. Hier zitten we niet té rigide in, omdat bijv. een financieel systeem vooral bedoeld is om facturen in af te handelen. Dan is het lastig om te eisen dat het systeem moet voldoen aan ISO 16175, omdat je geen leveranciers kan vinden. We adviseren dan te doen wat binnen de mogelijkheden van de markt past.
Wij hebben een bewaarstrategie opgesteld waar volgens mij wel goede handvatten in staan, maar die ook geen volledig antwoord kan geven op jouw vraag. Wij hebben bijvoorbeeld niet beschreven dat decentrale applicaties moeten kunnen worden gekoppeld aan andere tools, zoals voor ondertekenen of anonimiseren.
-
-
Zie ook:
Zaaksysteem versus vakapplicatie
Tekst Sven Blom
Sven Blom is oprichter van KBenP Digitale Overheid
Werken in het zaaksysteem of toch in de vakapplicatie? Deze vraag staat al jaren ter discussie en zorgde er vaak voor dat medewerkers van de vakafdelingen loodrecht tegenover de informatiespecialisten stonden. Een strijd zonder winnaars, maar eindelijk lijkt deze ten einde te zijn gekomen.
Opinie - Zaaksysteem versus vakapplicatie - PD Od 25-2023 (od-onlin...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
