BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
omgaan met vage brieven / verwarde personen
Hallo vakgenoten,
Bij ons op de centrale postkamer worden er regelmatig (vaak dezelfde personen) vage brieven, mails etc. van verwarde personen aangetroffen. Hier worden keurig zaken van gemaakt in het zaaksysteem, maar ik vraag me af hoe jullie hier mee omgaan. De afdeling waar wij dit naartoe sturen, geeft aan: verwijder het maar gewoon. Wij willen hier als IB ook niet teveel tijd aan besteden.
Hoe doen jullie dit?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Denny Schouten op
-
Beste Danny,
ik denk dat veel afdelingen dit herkennen. Je wilt wel vastleggen dat ze geschreven hebben (dat moet ook eigenlijk wel), maar wil er geen werk aan hebben. Misschien kan je één zaak per jaar aanmaken per veelschrijver of verwarde schrijver en daar alles in verzamelen? Of als het er niet veel zijn, één zaak voor alle verwarde of anonieme schrijvers?
Ik ben ook wel benieuwd hoe anderen hiermee omgaan.
-
-
Hoi Denny,
Dank voor je antwoord.
Tegenwoordig kost het een burger ook steeds minder moeite om een gemeente via mail, social media etc. iets toe te sturen. Iedere verwarde persoon, complotdenker of grappenmaker is in de gelegenheid om van alles te versturen en waar wij werk aan hebben.
-
Permalink Antwoord van Michael Nieuwenhuis op
-
Ik denk dat dit soort brieven na een jaar vernietigd kunnen worden (zie bvb resultaat 19.2 van de selectielijst gemeenten). Dan nog een vraag: als je ze wel direct vernietigt, wat doe je dan als er onverhoopt een Woo-verzoek wordt ingediend?
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Hoi Danny,
Wij noemen dat wappie-brieven. :) Wij zien de laatste tijd steeds meer brieven langskomen dat men niet bestuurd
wenst te worden. Zie hier op de website van de kiesraad: https://www.kiesraad.nl/adviezen-en-publicaties/vragen-en-antwoorde...
Wij hebben de afspraak gemaakt dat deze brieven door gaan in ons zaaksysteem naar de secretressen van de
burgemeester en zij schrijft een ontvangstbevestiging dat we er niets mee mogen en kunnen doen.
Ook krijgen we met enige regelmaat mails van een niet nader te noemen persoon van buiten onze gemeente met
daarin allerhande whatsappjes en plaatjes o.a. over Trump en Poetin. Deze verplaatsen wij naar een map in onze
mailbox. Wij hebben hier geen vastgestelde werkwijze voor maar maken per geval een inschatting of we er een zaak
van maken of niet.
Gegroet Jan-Jaap
-
Permalink Antwoord van Thom Kruiper op
-
Wij krijgen van een en dezelfde persoon veelal dezelfde onsamenhangende berichten met spraakwolkjes en afbeeldingen. Wij verplaatsen die direct naar 'verwerkt'. De persoon in kwestie stuurt dit naar vele organisaties (is te zien in zijn cc) en degene die op hem reageert veroorzaakt eigenlijk alleen maar meer berichten van hem. Aangezien er geen concrete vraag wordt gesteld of handeling van ons wordt verwacht houden we de berichten buiten behandeling.
-
-
Grappig. We lijken het inderdaad allemaal over één en dezelfde persoon te hebben. We bewaren de e-mails van die persoon wel, maar doen er verder inhoudelijk niets mee. Iedereen ontvangt een automatische ontvangstbevestiging als er naar de info@ wordt gemaild. Daar blijft het bij in dit geval.
-
Permalink Antwoord van Henry van der Zwan op
-
De Nationale ombudsman hanteert de volgende uitgangspunten:
-Een overheidsinstantie mag, als het niet is gelukt om bijvoorbeeld via bemiddeling goede
werkafspraken te maken eenzijdig een gedragslijn opleggen voor de communicatie met een
burger als de omvang van diens correspondentie of (telefonische) contacten leidt tot een
tijdsbeslag dat buitensporig afwijkt van wat in redelijkheid van een dienstverlenende instantie mag
worden verwacht;
-Ook bij herhaald schelden, dreigen of andere ongepaste uitingen kan worden besloten iemand
(tijdelijk) niet meer te woord te staan.
-Bij het eenzijdig opleggen van een gedragslijn mag betrokkene niet worden beperkt in zijn
rechtsbeschermingsmogelijkheden en in zijn mogelijkheden zich schriftelijk te uiten naar een
overheidsinstantie. Dat individuele belang van een burger blijft gewaarborgd. Dat betekent dat de
burger wel brieven mag blijven sturen, maar dat de organisatie daar niet op hoeft te reageren. Het
is dan wel noodzakelijk de organisatie zo in te richten dat het mogelijk is eventuele nieuwe
correspondentie te bezien op de vraag of alsnog reactie noodzakelijk is;
-Het is wenselijk om voorafgaande aan het opleggen van een gedragslijn een gesprek te voeren
met betrokkene. Zo'n gesprek kan niet alleen bijdragen aan herstel, maar ook aan
waarheidsvinding en het constateren van omstandigheden die mogelijk leiden tot matiging van de
voorgenomen maatregel;
-De gedragslijn moet aan betrokkene schriftelijk worden aangekondigd, zodat hij of zij weet wat
hij/zij kan verwachten. Daarin dient ook te worden aangegeven voor hoe lang de gedragslijn geldt.(Met dank aan onze JZ medewerker)
In onze organisatie maken we regels aan voor de veelschrijvers of verwarde personen waarvan de bedoeling van hun bericht niet helemaal duidelijk is of gewoon spam. Deze komen dan in een apart mailmap en controleren we op inhoud. De burger heeft immers het recht om te communiceren met de overheid. Als het overduidelijk spam is, wordt het verwijderd. Zoals aangegeven moet eerst contact worden gemaakt met de schrijver. Er kan ook een mail worden opgesteld met berichtgeving met het verzoek om de organisatie van de mailinglijst af te halen. En dat berichten kunnen worden gekenmerkt als spam met een mogelijke blokkade van het email adres.
Het is in alle gevallen aan te bevelen om vooraf Juridische Zaken en het team Communicatie te betrekken voor de juiste volgorde en aanpak.
-
-
Zou iemand mij een voorbeeld kunnen geven van een mail aan een schrijver met het verzoek om onze organisatie van zijn/haar mailinglijst te halen en mogelijke blokkade van het email adres?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
