BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Functionaliteit vernietigen in Suites Sociaal Domein
Veel gemeenten hebben Suites sociaal domein in gebruik voor het Sociale domein. Maar de functionaliteit om te kunnen vernietigen werkt niet goed. Het enige alternatief is dat die bestanden handmatig worden verwijderd. Daar moet dan ook nog een specialist voor worden ingehuurd. Voor veel gemeenten is dat geen optie.
Op de website van Centric staat een tekst, die niet overeenkomt met de echte praktijk:
Centric | Archivering en datavernietiging (centricpblo.nl)
Suites voor het Sociaal Domein kennen bijvoorbeeld uitgebreide functionaliteit voor het selecteren van gegevens (zaken, (cliënt)dossiers, betaalgegevens, enzovoorts) en kunnen deze, inclusief gekoppelde documenten, vernietigen.
Wie wil ervaringen delen op dit gebied? Gemeenten werken vaak afzonderlijk van elkaar en een ieder probeert dit probleem alleen op te lossen, terwijl hier een gezamenlijke oplossing voor nodig is.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van L. Filius op
-
Beste Lezer,
Bij onze gemeente heb ik enige tijd terug het onderwerp vernietiging binnen de suite sociaal domein aangekaart omdat daar al jaren geen vernietiging plaats vindt. Ik kreeg toen van de applicatiebeheerder van de suite te horen dat het ondoenlijk is om ter vernietigen. Dit heeft waarschijnlijk ook te maken hoe wij de suite gebruiken. Er zijn meerdere regelingen aan een persoon gekoppeld (wat in de praktijk ook voorkomt). Daardoor kan je niet een bepaalde regeling vernietigen indien de bewaartermijn verstreken is. Hiermee hebben we een aantal wettelijke conflicten. Te weten de Archiefwet en de AVG. Ik heb bij onze applicatiebeheerder aangegeven dat ze dit probleem ook bij Centric aan moet geven, maar dat heet tot op heden -van de Centriczijde- nog geen concreet resultaat opgeleverd. Maar hoe krijg je nu een grote softwareleverancier in beweging om te zorgen dat wij als gebruikers wel aan de verschillende wetgeving kunnen (gaan) voldoen? Overstappen naar een andere softwareleverancier is vaak geen optie of zo goed als onmogelijk met alles wat daarbij komt kijken.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dank voor je reactie, het zit echt in de functionaliteit van Centric. De vraag is hoe krijg je in Centric in beweging, je bent als gemeente leveranciersafhankelijk, want wat is een goed alternatief?
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
X-Works is een alternatief. Bij mijn gemeente draait dat, inclusief ZDMS 1.2 koppeling met Liber/Corsa. De processen zijn volledig zaakgericht ingericht en de zaken en documenten komen netjes met de juiste metadata over naar het centrale DMS, waardoor vernietiging goed is uit te voeren. Gewoon zoals het hoort.
-
-
dank, Jean-Luc, kende het alternatief niet.
-
Permalink Antwoord van Wouter Oenema op
-
In Amersfoort liepen we 2 jaar geleden tegen hetzelfde probleem aan. Onze functioneel beheerder heeft toen een proces ontworpen om vernietiging uit te voeren door gebruik te maken van queries in MS Access. Globaal komt het proces op het volgende neer:
- Vanuit Access wordt de database van de Suite bevraagd op type werkproces, resultaattype besluit en sluitingsdatum werkproces;
- In Access wordt op basis van het type werkproces en het resultaattype besluit de juiste bewaartermijn bepaald (de bewaartermijnen zijn opgenomen in de query).
- Er vindt een check plaats om te bepalen of de cliënt nog een lopende uitkering heeft. Zo ja, dan worden deze werkprocessen uitgezonderd (de bewaartermijn gaat voor sommige werkprocessen pas lopen als de uitkering is beëindigd, zoals de aanvraag);
- Op basis van de sluitingsdatum van het werkproces berekend Access vervolgens de vernietigingsdatum. Zo ontstaat er een lijst met werkprocessen die vernietigd moeten worden.
- Deze V-lijst volgt daarna de reguliere beoordelingsprocedure.
- Als de V-lijst is geaccordeerd, worden op basis van het query resultaat met een script werkprocessen en documenten op ‘logisch’ verwijderen gezet in de Suite;
- In de Suite kunnen bestanden en metadata vervolgens worden verwijderd (opschonen logisch verwijderde bestanden);
- Via een script worden als laatste de lege werkprocessen uit de database van de Suite verwijderd.
Enkele opmerkingen:
- Deze procedure is opgesteld voor de werkprocessen van Werk & Inkomen. Wmo en jeugdzorg processen vallen hier niet onder;
- De bewaartermijnen van de werkprocessen zijn bepaald door deze te mappen op de zaaktypen in de iNavigaor. In overleg met de archivaris hanteren we voor alle werkprocessen de Selectielijst 2020;
- De Suite in Amersfoort heeft geen eigen DMS, maar slaat bestanden op in een mappenstructuur op een netwerkschijf;
- De procedure is ingericht in de testomgeving, maar we hebben nog geen formele vernietigingsronde doorlopen. Dat gaat waarschijnlijk volgend jaar gebeuren;
- We moeten de procedure nog aanscherpen zodat niet alle werkprocessen worden uitgezonderd als een cliënt nog een lopende uitkering heeft. Er zijn ook werkprocessen waarbij de bewaartermijn gaat lopen als het proces is afgerond, zoals controles;
- Er moet nog een stap worden toegevoegd worden waarbij gegevens op het niveau van de cliënt (denk aan persoonsgegevens en notities) worden verwijderd als alle gekoppelde werkprocessen zijn vernietigd.
Om eerlijk te zijn, vind ik het geen zaligmakende oplossing omdat je heel erg afhankelijk bent van de kwaliteit van de ingevoerde metadata. Het is ook de bedoeling dat er naar een meer structurele oplossing wordt gezocht door te koppelen met een DMS, maar we moeten nog uitzoeken hoe dit er precies uit gaat zien.
-
-
Dank voor deze zeer informatieve reactie. Ben het eens dat Centric hierin moet verbeteren en uitvoeren wat ze op de website aan klanten vertellen:beloven waar suites over zou moeten beschikken, maar in de praktijk er niet is. Feitelijk worden gemeenten op dit punt misleid.
-
-
Hoi Ivonne,
Is het niet dat we vanuit beheer te laat of niet meegenomen worden in de inkoop/aanschafprocedure bij een nieuwe applicatie. En indien we wel meegenomen worden kunnen we dan de juiste vragen stellen en een leverancier niet op de blauwe ogen geloven. Ook ons vakgebied moet zich meer aan de voorkant profileren -ook al is dit in de praktijk erg lastig- en mee mogen beslissen in het wel of niet aanschaffen van een applicatie. Niet alleen bij Centric, maar ook bij andere leveranciers is het vaak beloven en niet waarmaken van het beloofde. Wij proberen als vakgebied meegenomen te worden door een stap in ons inkoopproces. Maar ook dat is geen zekerheid dat het gebeurd, omdat we met mensen werken.
Yvonne Welings zei:Dank voor deze zeer informatieve reactie. Ben het eens dat Centric hierin moet verbeteren en uitvoeren wat ze op de website aan klanten vertellen:beloven waar suites over zou moeten beschikken, maar in de praktijk er niet is. Feitelijk worden gemeenten op dit punt misleid.
-
-
300% mee eens, vorig jaar mocht ik voor de KNVI een presentatie geven en die heb ik genoemd: Archivering by design is aanbesteding by design. GIBIT is een wassen neus, maar je hebt ook leveranciers nodig die luisteren naar de opdrachtgevers in plaats van andersom. Ik zie echt wel beweging zoals bij Ilionx van onegov en RX Mission van Roxit, JVS leerplicht, maar bij Centric niet. Cenrtic Leefomgeving, die nu veel in gebruik wordt genomen, bevat ook geen archiveringsfunctionaliteiten. Gemeenten zouden veel moeten samenwerken om het opdrachtgeverschap in te vullen. FG's mogen ook weleens wakker worden op dit punt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
