Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 16 Augustus 2022 op 11.30

Dankjewel Kees-Jan,

Zoals je het beschrijft lijkt het mij helder. 

Allen termijnen in de wettelijk vastgestelde selectielijst zijn rechtmatig en leidend wanneer een commercieel product hiervan afwijkt (geen status), tenzij op basis van wetgeving. Je kan hier niet zomaar van afwijken tenzij in een lokaal SIO is vastgesteld dat er spraken is van een hotspot, of onder een van de uitzonderingscategorieën van paragraaf 1.3 valt, of dat anders een verantwoorde bedrijfsvoering in gevaar kan komen (in de praktijk concrete zaken en altijd aantoonbaar onderbouwd door proceseigenaar). 

Kees-Jan Vermeulen zei:

een paar dingen:

1. je kan altijd een nieuw proces waarderen met de huidige selectielijst door gebruik te maken van de generieke resultaten

2. of die bewaartermijn dan wenselijk is, is een tweede. Stel dat het generieke termijn 10 jaar is, maar je wilt het 20 jaar bewaren, dan is dat niet mogelijk. Dat kan pas worden aangepast met een nieuwe selectielijst

3. indien een bewaartermijn wettelijk geregeld is, moet dat ooit in de selectielijst worden opgenomen, maar in ieder geval is er dan een bewaartermijn waar je aan gebonden bent.

met andere woorden: je kan alleen afwijkende bewaartermijnen hebben, als dat een wettelijk geregelde bewaartermijn is.

Daar proberen we als VHIC ook aan te houden. Echter, in uitzonderlijke gevallen adviseren we wel eens anders, maar dat geven we dan duidelijk aan in de toelichting. Da is theoretisch dan niet correct, maar wel praktisch

Marius Jansen zei:

Hallo Kees-Jan,

Mis toch een beetje het antwoord op mijn vragen. Daarnaast roept jouw antwoord bij nieuwe vragen op. 

Je geeft aan dat de huidige selectielijst door vooral de generieke in combinatie met de specifieke resultaten eigenlijk altijd voorziet in een waardering. Er kan dus nooit een proces buiten vallen dat om die reden niet mag worden vernietigd. Dat staat een beetje op gespannen voet met alsnog nog de behoefte voor afwijkende termijnen en/of nog ontbrekende processen. Maar elk denkbaar proces kan toch al met een resultaat van de huidige selectielijst worden gewaardeerd? Het kan niet beiden tegelijk waar zijn. 

Maar als er dan toch nieuwe processen worden toegevoegd, of voor bestaande processen met en termijnen die afwijken van de selectielijst. Dan creëer je toch processen en termijnen die niet op de selectielijst voorkomen. Dan passen gebruikers van de I-navigator toch processen en termijn toe die daar van afwijken? Dat brengt mij weer bij de statusvraag t.a.v. bevoegdheid en rechtmatigheid van deze van deze afwijkende processen en termijnen t.o.v. de selectielijst. Ze zijn immers niet op basis van wet- en regelgeving gebaseerd, daar waren we al uit.

Waar houdt dan de theorie op en begint de afwijkende praktijk? Maar tegelijkertijd de selectielijst toch alles kan dekken?

Kees-Jan Vermeulen zei:

Voordeel van deze selectielijst zijn de generieke resultaten. In theorie kunnen we altijd een proces/zaaktype van een bewaartermijn voorzien op basis van die resultaten. Dat is ook wat we doen. Daar wijken we alleen vanaf als we daar goede redenen voor hebben. Zo hebben we dan ook de bewaartermijnen bepaald voor de nieuwe inburgeringsprocessen. 

Eigenlijk betekent dit dat er nooit een proces is dat niet gewaardeerd kan worden met de huidige selectielijst en dat er dus eigenlijk geen ontbrekende bewaartermijnen zijn (die niet wettelijk geregeld zijn). Je hoeft dus nooit meer iets permanent te bewaren omdat het niet in de selectielijst zou staan.

Marius Jansen zei:

Hallo Kees-Jan,

Dank voor je antwoord. 

Wat betreft gewijzigde of over het hoofd geziene wetgeving is het helder. Die hebben op zichzelf al status en voorrang of deze nu wel of niet op de selectielijst zijn opgenomen. Daarvoor hoef je niet te wachten op een nieuwe selectielijst. 

Mijn vraag richt zich met name op afwijkende termijnen voor zaaktypen die niet op wetgeving zijn gebaseerd, en niet binnen de spelregels van de selectielijst zijn te vangen. En op  zaaktypen waar de selectielijst al in voorziet. En op nieuwe zaaktype waarin de selectielijst nog niet voorziet. Dat lijkt niet alleen van belang voor gebruikers/afnemers van de I-navigator, maar voor iedereen die met de selectielijst werkt. Welke status hebben die ten opzichte van de vastgestelde selectielijst wanneer een leverancier die in haar producten doorvoert. Voor selectielijsten was tot nog toe altijd de regel dat wat daar niet in wordt benoemd je niet mag vernietigen. 

Wat betreft het proces inburgering In welke zin wijken die nieuwe processen dan af van de categorieën 8.1, 8.1.10, 2.1.1 en 4.1.1 in selectielijst 2020? Deze krijg je als resultaat wanneer je in de selecttool op inburgering zoekt, en in de procesomschrijving wordt genoemd of, (alleen) in de concordans naar lijst 20212 wordt verwezen.

Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Marius,

bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.

Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).

Marius Jansen zei:

Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.

De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?

Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?

Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina