BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Procestermijnen naar redelijkheid inschatten
Hallo vakgenoten,
In theorie moeten alle zaken worden bewaard totdat ze vervallen zijn. Praktisch is dat niet te doen. Vanuit praktisch oogpunt zou het handiger zijn om voor alle werkprocessen zonder duidelijke einddatum de procestermijnen naar redelijkheid in te schatten.
De i-navigator kent pakweg 200 zaaktypen waarbij de bewaartermijn gaat lopen na verval belang. Is er een gemeente die bijv. een lijst heeft van zaaktypen waarbij de procestermijnen naar redelijkheid zijn ingeschat of een lijst met alle afwijkingen op de selectielijst? Is het bijvoorbeeld een idee om ingeschatte procestermijnen of afwijkingen vast te leggen in een DSP (i-navigator)?
Ik wil hier graag wat praktische tools voor bedenken, omdat het bij ons eigenlijk willekeurig wordt gedaan. Ik denk dat je dit soort zaken pas goed kunt archiveren als je daar duidelijke richtlijnen voor hanteert (bijv. middels geschatte procestermijnen of afwijkende bewaartermijnen), omdat anders niet te beheren.
Ik hoor graag of er gemeenten zijn die hier een praktische oplossing voor hebben of een lijst bijhouden met andere bewaartermijnen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Hoi Danny,
Bij de gemeente Dronten hebben wij een excel-bestand met daarin een opsomming van allerhande termijnen. Misschien heb je hier iets aan.
Gegroet Jan-Jaap
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van Maria Willems op
-
Wij hebben geen lijst met praktische bewaartermijnen, maar hebben wel voor Kabels en Leidingen een vaste bewaartermijn van 65 jaar laten vaststellen door het SIO. Ik zou graag zien dat een volgende versie van de selectielijst voor dit soort gevallen een vaste termijn komt. Met 'dit soort gevallen' bedoel ik processen waarbij niet goed vast te stellen is wanneer de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject verstreken is. Ik heb niet gekeken hoeveel van dit soort gevallen er zijn overigens.
Voor processen waar dat wel vastgesteld kan worden (einde uitkering bijv.) zou je niet met een ingeschatte termijn moeten willen werken, maar dat goed inrichten in je processen. Hoe lastig dat vaak ook is.
-
Permalink Antwoord van Danny Adams op
-
Hallo Jan-Jaap,
Dank voor het delen! Ik zal er zeker naar kijken.
Groet Danny
Jan-Jaap Fleurke zei:Hoi Danny,
Bij de gemeente Dronten hebben wij een excel-bestand met daarin een opsomming van allerhande termijnen. Misschien heb je hier iets aan.
Gegroet Jan-Jaap
-
-
Hoi Maria,
Dank voor je reactie.
Zo doen wij het op dit moment eigenlijk ook. Momenteel hebben wij kabels en leidingen (op 75 jaar) en verkeersbesluiten (op 25 jaar) laten vaststellen binnen het SIO.
Verder ben ik het eens dat het praktischer kan middels een selectielijst met vaste bewaartermijnen.
Groet Danny
Maria Willems zei:Wij hebben geen lijst met praktische bewaartermijnen, maar hebben wel voor Kabels en Leidingen een vaste bewaartermijn van 65 jaar laten vaststellen door het SIO. Ik zou graag zien dat een volgende versie van de selectielijst voor dit soort gevallen een vaste termijn komt. Met 'dit soort gevallen' bedoel ik processen waarbij niet goed vast te stellen is wanneer de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject verstreken is. Ik heb niet gekeken hoeveel van dit soort gevallen er zijn overigens.
Voor processen waar dat wel vastgesteld kan worden (einde uitkering bijv.) zou je niet met een ingeschatte termijn moeten willen werken, maar dat goed inrichten in je processen. Hoe lastig dat vaak ook is.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
