BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
processen-verbaal verkiezingen
Nogmaals een issue in het kader van de verkiezingen:
Volgens de selectielijst moeten de processen-verbaal van de stembureaus drie maanden na toelating van de gekozenen vernietigd worden. Dit doen wij dan ook. De gemeente is echter ook verplicht om deze processen-verbaal te publiceren op de website.
Volgens de 'VNG Handreiking voor het publiceren van verkiezingsuitslagen door gemeenten' kan de gemeente er zelfs voor kiezen om "de documenten ook daarna nog online te laten staan". Maar ook als we ze verwijderen op de website kunnen ze gevonden worden via Archiefweb.eu, waar onze website gearchiveerd wordt.
Dit strookt niet met elkaar, vernietigen betekent immers dat de informatie niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar etc. is.
Hoe dit op te lossen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Hoe lang moeten de processen-verbaal gepubliceerd blijven?
De Kieswet geeft voor de publicatie van de processen-verbaal op de gemeentelijke website geen eindtijd
aan. U wordt geadviseerd de bestanden in elk geval beschikbaar te houden tot aan het moment waarop de
fysieke processen-verbaal ingevolge de Kieswet moeten worden vernietigd (3 maanden na toelating van de
gekozenen). Daarna staat het gemeenten in beginsel vrij om de bestanden offline te halen. Maar u kunt er
natuurlijk ook voor kiezen om de documenten ook daarna nog online te laten staan.20190514-handreiking-voor-publiceren-verkiezingsuitslagen.pdf (vng.nl)
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
ja, dat is grappig.
Met het vernietigen van de fysieke processen-verbaal houd je je aan de voorschriften. Vernietigen betekent dat deze originelen niet reconstrueerbaar zijn. Dat de informatie op andere manier vindbaar en beschikbaar is, is een ander verhaal. Althans, denk ik.
-
-
Met de Woo gaan we dat nog meer meemaken verwacht ik, denk maar aan de Wob/Woo verzoeken, die na zeven jaar vernietigd mogen worden.
-
Permalink Antwoord van Ed Vullings op
-
Daarmee wordt de doelstelling van vernietigen wel ondermijnd. Heeft het vernietigen van gepubliceerde stukken nog wel zin?
jack karelse zei:ja, dat is grappig.
Met het vernietigen van de fysieke processen-verbaal houd je je aan de voorschriften. Vernietigen betekent dat deze originelen niet reconstrueerbaar zijn. Dat de informatie op andere manier vindbaar en beschikbaar is, is een ander verhaal. Althans, denk ik.
-
-
Misschien is het tijd om eens kritisch te kijken naar websitearchivering en de selectielijst.
-
-
ik denk het wel. Alles wat je vernietigd, hoef je niet te bewaren en dus hoef je ook geen maatregelen te nemen om het 'goed te houden'.
Dat de informatie nog ergens beschikbaar is of hergebruikt, is mogelijk. Ik denk niet dat we daar heel zenuwachtig over moeten doen of heel krampachtig alle kopietjes moeten willen vernietigen/vernietigd willen hebben. Word je er op aangesproken, dan kun je uitleggen hoe jij ermee om bent gegaan.
Ed Vullings zei:Daarmee wordt de doelstelling van vernietigen wel ondermijnd. Heeft het vernietigen van gepubliceerde stukken nog wel zin?
jack karelse zei:ja, dat is grappig.
Met het vernietigen van de fysieke processen-verbaal houd je je aan de voorschriften. Vernietigen betekent dat deze originelen niet reconstrueerbaar zijn. Dat de informatie op andere manier vindbaar en beschikbaar is, is een ander verhaal. Althans, denk ik.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Yvonne Welings zei:
Met de Woo gaan we dat nog meer meemaken verwacht ik, denk maar aan de Wob/Woo verzoeken, die na zeven jaar vernietigd mogen worden.
*Kuch* Vijf jaar volgens categorie 6.1 van de Selectielijst 2020. ;-) *kuch*
jack karelse zei:
Dat de informatie nog ergens beschikbaar is of hergebruikt, is mogelijk. Ik denk niet dat we daar heel zenuwachtig over moeten doen of heel krampachtig alle kopietjes moeten willen vernietigen/vernietigd willen hebben. Word je er op aangesproken, dan kun je uitleggen hoe jij ermee om bent gegaan.
Mee eens. Door (een kopie van) een document te publiceren plaats je hem bovendien in een andere context, waarvoor een andere bewaartermijn geldt.
-
-
Ik denk juist dat uit het oogpunt van milieu en ons schaarse groen dat we daar wel zenuwachtig van moeten worden. Moeten er dan nog meer datacentra worden gebouwd om informatie die vernietigd moet worden in een andere vorm nog beschikbaar te stellen? Wat levert dat de burger op. Er wordt zo veel informatie dubbel opgeslagen en beheerd, denk bijvoorbeeld aan de videotulen via Archiefweb en de versies via Notubiz. Kan je op deze manier je informatiehuishouding zoek- en vindbaar houden?
Zowel de Archiefwet en AVG kennen een vernietigingsplicht. In het geval van de Wob/Woo vernietigen we na 5 (geen 7) het document, maar via PLOOI blijft de geanonimiseerde exemplaar bewaard omdat daar een andere grond voor bewaring onder ligt, te weten publicatie.
Volgens mij is het juist een uitdaging om de informatie-explosie wel de manieren te vinden om informatie te vernietigen/verwijderen, inclusief de data. Moet elke website bewaard worden of volstaat een per gemeente? In de jaren tachtig van de vorige eeuw liep het project PIVOT, tijd voor PIVOT2?
Tijd voor PIVOT II? | VIND Informatiemanagement
-
-
Mee eens. We moeten vernietigen wat vernietigd kan worden en alert zijn op overbodige digitale opslag.
Bij elkaar is het een aardig vraagstuk, met meerdere invalshoeken.
Yvonne Welings zei:Ik denk juist dat uit het oogpunt van milieu en ons schaarse groen dat we daar wel zenuwachtig van moeten worden.
-
Permalink Antwoord van Roland van Abel op
-
Beste Ed,
Archiefweb biedt tegen betaling een AVG-module waarmee je onderdelen onzichtbaar kunt maken voor het publiek. Zou daarmee het probleem opgelost zijn?
Vriendelijke groet,
Roland van Abel
-
-
Hoi Roland,
Dat is in ieder geval een optie om nader te bekijken, bedankt voor de suggestie.
Roland van Abel zei:Beste Ed,
Archiefweb biedt tegen betaling een AVG-module waarmee je onderdelen onzichtbaar kunt maken voor het publiek. Zou daarmee het probleem opgelost zijn?
Vriendelijke groet,
Roland van Abel
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
