BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ongelakte documenten archiveren!
Mede door de komst van de Wet open overheid zijn en masse anonimisering tools aangeschaft. Maar mede door de komst van de Wet open overheid lijkt er een trend te zijn ontstaan om alleen het geanonimiseerde exemplaar te archiveren. Die trend is helaas al veel eerder in gang gezet en wel met de introductie van de AVG. Alleen het niet geanonimiseerde exemplaar moet - indien niet vernietigd - permanent bewaard worden. Van een collega in het land hoorde ik al dat een serie bodemrapporten zonder persoonsnamen naar een archiefdienst wordt overgebracht. De namen waren verdwenen. Recent was er deze uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland. Afgezien dat dit een drama is voor historisch onderzoek, is er ook geen rechtsgrond om dat te doen.
In de Wet open overheid is immers het artikel 4.1a. Borgen behoud documenten opgenomen om deze praktijk te voorkomen.
Het bestuursorgaan waarborgt het behoud van de documenten waarop een door hem ontvangen verzoek betrekking heeft.
Dat was in de Wob ook al zo, niets nieuws onder de zon, nu de praktijk nog.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Wat is de (historische) waarde van persoonsnamen in bodemrapporten?
Niet in alle documenten waar persoonsnamen in zijn opgenomen, zijn de namen relevant. Het is dan (in mijn ogen) geen enkel probleem om de documenten zonder persoonsnamen te bewaren.Hiertegenover staat dat er geen plicht is om alle documenten waar persoonsnamen in staan te gaan anonimiseren. Laten we niet met z'n allen in de ene of de andere kramp schieten.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Persoonsnamen zijn van groot belang voor historisch onderzoek. Al voor de introductie van de AVG is een delegatie van de VNG Archiefcommissie bij de Algemeen Rijksarchivaris gaan pleiten voor een betere aanpassing van de Archiefwet in verband met de AVG. Onze bezwaren zijn weggewimpeld. De trend om persoonsnamen weg te laten komt niet alleen voort door anonimisering, maar ook door het gebruik van smart documents bijvoorbeeld.
En laten we ook wel wezen, sinds tien jaar laten we archivering steeds meer over aan de gebruiker zelf. Die heeft niet dezelfde kennis als professionals.
-
-
wanneer zijn welke persoonsnamen van groot belang voor historisch onderzoek? Persoonsnamen zijn niet zonder meer van belang voor historisch onderzoek. Als dit in bepaalde gevallen wel zo is, dan moeten we dat kunnen aantonen en verantwoorden. Dat ik ooit een bouwvergunning heb aangevraagd of een stukje grond heb gekocht is niet zonder meer historisch spannend.
Er zit wel een gebied tussen het gedachteloos vastleggen van persoonsgegevens zoals we hebben gedaan en de (te) grote zorgvuldigheid waarmee ze nu worden weggehaald/niet meer worden vastgelegd. Dat zou kunnen.
Yvonne Welings zei:Persoonsnamen zijn van groot belang voor historisch onderzoek.
-
-
Je hoeft maar naar een programma als Verborgen verleden te kijken hoe belangrijk dat gevonden wordt. Toekomstige historici mogen zich echt zorgen maken. Maar wanneer er een bepaling is in de Woo dat je het origineel moet behouden, waarom dan nog de persoonsnamen weglaten. Dan krijg je toch willekeur.
-
-
Dat laatste is domheid. Dat is zonder meer een probleem.
Verborgen verleden is mooi. Maar ook: hoe vaak berust het terugvinden van informatie op toevalligheid en gaat het om informatie die aanwezig is in archieven van andere instellingen en organisaties dan gemeenten (al dan niet per toeval beland in een archiefbewaarplaats)?
Wel vind ik het een lastige discussie. Voor het een en voor het ander is veel te zeggen!
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
We mogen hier niet vergeten dat er een verschil is tussen:
- De (zaak-)dossiers waarin de opgevraagde, originele documenten zitten,
- Het (zaak-)dossier dat gevormd wordt tijdens de behandeling van het Woo-verzoek.
Als een behandelaar van het Woo-verzoek op zoek gaat naar documenten die relevant zijn in de context van het Woo-verzoek, moet hij dan:
- De originele documenten in de dossiers laten staan en voorkomen dat deze dossiers vernietigd worden, óf
- Kopieën van de originele documenten in het Woo-dossier opslaan?
Optie 1 is de "schoonste" oplossing, maar kan makkelijk fout gaan. Bij optie 2 ben je echter kopieën aan het maken en dat roept vragen op over de vernietiging; wat als de originele dossiers eerder vernietigd moeten worden dan het Woo-dossier?
Of moeten de originele dossiers minstens net zo lang bewaard worden als het Woo-dossier (overerven bewaartermijn? Is geborgd dat Woo-dossiers in het DMS / zaaksysteem altijd gerelateerd worden aan de originele dossiers? Is gebrogd dat de bewaartermijn bij dergelijke relaties wordt aangepast?
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Volgens mij zijn we volledig doorgeslagen met deze anonimiseringsdrift. Wat maakt het mij nou eigenlijk uit dat mijn naam onder een aanvraag voor een bouwvergunning staat of op de verleende vergunning, ik zie het grote gevaar eerlijk gezegd niet. Tegelijkertijd mag de overheid op allerlei manieren blijkbaar wel mijn gegevens vastleggen (zie recente berichtgeving over de politiedatabases) tegen bestaande wetgeving in en dat mag blijkbaar wel.
-
-
Geheel eens, Leon. Op allerlei manieren wordt privacy geschonden zoals deze week bekend werd met de gegevens van de politie en in de Kindertoeslagenaffaire, maar over een naam in een document wordt moord en brand geschreeuwd. Kadaster gaat ook gewoon door.
-
-
Juist omdat het nogal eens mis gaat zouden we misschien voorzichtig moeten zijn? Voorkomen is beter dan genezen: wat er niet is kan ook niet verkeerd gebruikt worden. Helaas ook niet (meer) goed....
Het is een vraagstuk met meerdere invalshoeken en op diverse fronten gaat het minder goed en worden keuzes gemaakt die met elkaar in tegenspraak zijn of lijken.
Het maakt mij ook niet uit dat mijn naam op een vergunning staat of op een aanvraag voor een toeslag. Wat er vervolgens mee gebeurt is wel fijn om te weten.
Als mijn naw-gegevens op grond van wetgeving niet online verspreid mogen worden, moet er geanonimiseerd worden. Of ik dat nodig vind of niet, is niet heel relevant.
Als mijn gegevens binnen de overheid gebruikt mogen worden om te zien of ik bepaalde rechten/plichten heb: prima.
Als ze binnen de overheid op een verkeerde manier gebruikt worden, al dan niet binnen een (onjuist) algoritme, is dat niet prima.
In alle gevallen moet verantwoord kunnen worden wie wat met mijn gegevens doet, mag doen. Daar gaat het volgens mij om.Aan ons in elk geval de schone taak (mede) te zorgen dat het zo goed mogelijk gebeurt en dat er verantwoording afgelegd kan worden. <daar laat ik het bij>
-
-
@Jack. Natuurlijk heb je gelijk en ja ook ik zorg er trouw voor dat mijn klanten zich zo goed als mogelijk aan de vele verwarrende wetten houden. De opmerking was als burger gemaakt.
-
-
De Nederlandse privacy-expert Jeroen Terstegge ziet naast het falende toezicht ook andere problemen met de GDPR. Hij constateert allereerst een gebrek aan kennis onder verantwoordelijken én betrokkenen. Door de soms vage regels zijn er talloze misverstanden over de diverse rechten en plichten uit de AVG. Met als gevolg dat sommige organisaties de wettelijke kaders simpelweg negeren, terwijl andere de regels juist te strikt interpreteren en daardoor onnodig innovatie verhinderen.
-
Permalink Antwoord van Annemarie op
-
Volgens mij is sinds jaar en dag de regel (wettelijk) dat het origineel wordt bewaard en wel ongewijzigd, dat wil zeggen inclusief de persoonsgegevens. Dat informatie wordt gepubliceerd is niet nieuw. Deze gepubliceerde informatie is in principe een kopie van het origineel minus bepaalde gegevens. Archivistisch gezien mag het gepubliceerde exemplaar dus weg.
Daarbij komt dat persoonsgegevens in het wetenschappelijk onderzoek wel degelijk van belang zijn, oa doordat op deze manier kan worden onderzocht welke ambtenaar welk beleid heeft geschreven. Dit kan het mogelijk maken om beleidsconsistentie of inconsistentie, neutraliteit of zelfs ongewenste/verboden bevoordeling te achterhalen.
Als het gaat om de persoonsgegevens van aanvragers (lees burgers en bedrijven), ook dat kan belangrijk zijn, al was het maar om ook na vele jaren nog te kunnen achterhalen wie op welk moment welke grond in bezit heeft gehad. Dit kan oa van belang zijn bij vervuilingsonderzoek. Ik verwijs hier naar de Volgermeerzaak van Amsterdam. Bij andere vervuilingszaken is onbekend (al dan niet opzettelijk) wie de vervuiler is geweest en kunnen de kosten niet meer worden verhaald.
En als laatste: wij kunnen nu nog niet weten wat historici in de toekomst gebruiken voor hun onderzoek.
Kortom voor mij als historicus én archivaris blijft de vereiste van het bewaren van het origineel in originele toestand de norm.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
