BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietigen en Bewaren van zaakdata
Op LinkedIn is binnen de groep Zaakgericht werken een half jaar geleden een discussie "Adequaat archiveren bij Zaaksgericht Werken - Infobeheer na afronding zaak" gestart door Dick de Heer uit Utrecht. http://www.linkedin.com/groupItem?view=&gid=1830742&type=me...
Kern van de discussie is: wanneer slechts een beperkt deel van zaakdata (blijvend) bewaard moet worden, hoe kan de te vernietigen data, handig en eventueel gefaseerd, uit de zaak worden verwijderd?
Ik heb de indruk dat in de groep Zaakgericht Werken nauwelijks wordt meegediscussieerd door mensen uit de Archiefwereld, maar hoofdzakelijk door mensen uit de administratie. Daarin een mix tewerkstellen lijkt mij broodnodig.
Daarom hier de bijdrage die ik een uurtje geleden op LinkedIn heb geplaatst:
Bijdrage van David Bronsveld met genoegen gelezen. Het gaat om procesinformatie: metadata, documenten, procesdata en wellicht nog wel andere data. Alleen met documentgerichte selectie komen we er niet zoals Peter Moen terecht opmerkt. Procesgerichte selectielijsten zijn al gemeengoed aan het worden, maar ik vermoed dat deze nog wel overwegend zijn gericht op documenten.
Ondanks dat blijf ook ik met dezelfde vraag zitten als Dick de Heer: wanneer slechts een beperkt deel van zaakdata (blijvend) bewaard moet worden, hoe kan de te vernietigen data, handig en eventueel gefaseerd, uit de zaak worden verwijderd?
Zolang het administratief belang de boventoon voert kan ik me voorstellen dat we gewoon alles in de zaak laten zitten. Maar als we als administratie de data van een zaak op een bepaald moment in geordende en toegankelijke staat gaan overdragen en het (cultuur)-historisch belang de toon zet, zullen we toch niet zo maar alles over de muur kunnen gooien?
Ik las onlangs dat het Rijk de overbrengingstermijn van digitale documenten van 20 jaar gaat terugbrengen tot 5 jaar. Hoe gaan ze hier bij het Rijk mee om?
Hoe reageren mensen uit de archiefwereld op de ontwikkeling dat door de administratie alle zaakdata over de muur in hun armen wordt gegooid?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Adri, Over het vernietigen van metadata is de volgende discussie op BREED gevoerd, zie deze link.
Met de inwerking treding van de nieuwe gemeentelijke selectielijst moeten ook metadata direct vernietigd worden, op dit moment worden die formeel nog 7 jaar bewaard.
-
Permalink Antwoord van Hans Waalwijk op
-
Ik denk dat het belangrijk is te realiseren dat metadata van documenten en de documenten zelf 'onlosmakelijk' aan elkaar zijn verbonden. Het moment van vernietiging van een document is daarmee het moment van vernietiging van de bijbehorende metadata. 'Zaakdata' is in deze context kennelijk (min of meer) gelijk aan "procesinformatie: metadata, documenten, procesdata en wellicht nog wel andere data." Hieruit blijkt in ieder geval dat het noodzakelijk is verschillende metadata te onderkennen. Immers, archivistische metadata zijn 'onlosmakelijk' verbonden aan het document/stuk. Metadata over een proces, zonder dat daarbij, daarvoor of daardoor documenten/stukken zijn gecreeerd/ontvangen zijn kennelijk metadata van een andere orde. Het is niet voor niets dat de archiefregeling onderscheid maakt over bijvoorbeeld technische metadata, contextuele metadata etc. Zie bijvoorbeeld een artikel van Adrian Cunningham (Six degrees of separation, in Archival Science 1 (2001) over verschillende soorten metadata.
Het is daarmee de vraag of archivistische uitgangspunten bij waardering, selectie en verwijdering ook op niet archivistische metadata van toepassing zijn. Soms wel, soms niet. Met andere woorden, maak eerst duidelijk of de metadata in kwestie wel of niet 'onlosmakelijk' zijn verbonden aan het archiefstuk, dan wel als metagegeven zelf archiefstuk kunnen zijn.
-
Permalink Antwoord van Adri Boogaard op
-
Ik bedoel zeker niet de metadata die in de twee reacties de boventoon voeren. Hans: Ik denk veel meer in de lijn van je eigen artikel in het archievenblad nummer 2-2011 "Zijn gegevens in keteninformatiesystemen archiefstukken?".
Het is mij blijkbaar niet gelukt mijn punt helder neer te zetten. Nogmaals een poging: Stel ik heb zaak X met 75% gegevens die na verloop van tijd volgens een geldende selectielijst vernietigd mogen/moeten worden en met 25% gegevens (vastgelegd in records) die volgens diezelfde selectielijst blijvend bewaard dienen te worden. Als ik redeneer dat bewaren/vernietigen wordt bepaald op zaakniveau dan krijgen de archieven op termijn 100% van de gegevens ter bewaring aangeboden. Is dat gewenst? en hoe verhoudt zich dat met de vernietigingsplicht?
-
Permalink Antwoord van Danielle Hag op
-
@ Adri
Je moet afwegen in hoeverre het van belang is dat je de gehele context bewaard. Mbt je voorbeeld: ik ga er over het algemeen van uit dat je dan de gehele zaak permanent bewaard, inclusief de 75% van de documenten die vernietigd mogen. Tenzij, het heel makkelijk is om die 75% te vernietigen en die 75% niet nodig is voor de context van de gehele zaak. Maar mijn vermoeden is dat het momenteel nog te veel tijd en moeite kost om die 75% snel en makkelijk te verwijderen.Wij zetten bewust vernietigingstermijnen op zaken en niet op documenten. Dus wij gaan uit van in één keer alles verwijderen.
En hoe zit dit verhoudt tot de vernietigingsplicht..... ik heb geen idee. Ik heb ooit aan de VNG gevraagd bij hun meest recente concept selectielijst (die nog steeds niet definitief is) of je verplicht bent om documenten te vernietigen of dat je ze ook langer mag bewaren dan in de selectielijst staat aangegeven. Ik heb geen sluitend antwoord op ontvangen.
Adri Boogaard zei:Het is mij blijkbaar niet gelukt mijn punt helder neer te zetten. Nogmaals een poging: Stel ik heb zaak X met 75% gegevens die na verloop van tijd volgens een geldende selectielijst vernietigd mogen/moeten worden en met 25% gegevens (vastgelegd in records) die volgens diezelfde selectielijst blijvend bewaard dienen te worden. Als ik redeneer dat bewaren/vernietigen wordt bepaald op zaakniveau dan krijgen de archieven op termijn 100% van de gegevens ter bewaring aangeboden. Is dat gewenst? en hoe verhoudt zich dat met de vernietigingsplicht?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
