Archiveren in Microsoft 365

Wie heeft er ervaring met archiveren in Microsoft 365?

Op dit moment is er bij de gemeente waar ik werk voor gekozen om de projecten te gaan archiveren via Microsoft 365 in Sharepoint. Via google kwam ik terecht bij de artikelen van Eric Burger die hier veel over heeft geschreven. Erg interessant en ik heb er veel van geleerd. Terloops gaat hij ook nog in op de rituele dans die het maken en goedkeuren van vernietigingslijsten is, en dat dit best wel iets tragikomisch heeft. Want deze beheerde informatie is maar een fractie van het totaal aan informatie dat er binnen een organisatie bestaat. En dan al die nauwkeurigheid en zorgvuldigheid om dit vernietigen / dan wel te bewaren. Het is op zich best wel interessant om de kern van ons vakgebied; waardering en selectie, vernietigingslijsten en alle procedures die hiermee samenhangen eens opnieuw tegen het licht te houden. Maar dat is een andere discussie.

Ik ben vooral geïnteresseerd in de ervaringen van andere gemeenten met archiveren in Office 365. En dan met de name hoe je dit inricht; op mapniveau of op documentniveau en hoe genereer je de vernietigingslijsten dan? Wat zijn hierin best-practices? Uiteindelijk moeten de archiefbescheiden blijvend bewaard worden in Sharepoint, kan deze omgeving worden ingericht als e-depot? Ik ben benieuwd naar de reacties!

Groet, 

Johan Boomsma

Ps, in het kader van de discussie over de kern van het vakgebied, het volgende; Wat is nog de waarde van bewaartermijnen als het opslaan van archiefbescheiden geen ruimte/kosten met zich meebrengt? Is vernietigen nog aan de orde in de digitale werkelijkheid?

Weergaven: 898

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 Juni 2022 op 9.38

Vele gemeenten worstelen hiermee, op 24 augustus is er een bijeenkomst van VNG Realisatie over dit onderwerp:

Programma Grip op Informatie: Summerschool | VNG

Advies is om expertise in te huren om vooraf een en ander in te richten en niet zo maar te beginnen. 

Permalink Antwoord van Johan Boomsma op 30 Juni 2022 op 9.52

Bedankt voor je reactie maar deze bijeenkomst gaat niet over de vragen die ik heb.

Het gaat meer over tips met werken in word/excel etc.

Met het inhuren van expertise bedoel je denk ik het recordmanagement gedeelte?

Er wordt bij mijn gemeente wel expertise van buiten gebruikt maar volgens mij niet qua informatiebeheer.


Yvonne Welings zei:

Vele gemeenten worstelen hiermee, op 24 augustus is er een bijeenkomst van VNG Realisatie over dit onderwerp:

Programma Grip op Informatie: Summerschool | VNG

Advies is om expertise in te huren om vooraf een en ander in te richten en niet zo maar te beginnen. 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 Juni 2022 op 10.04

Dat laatste is nu juist wel aan te raden, zeker om voorbereidingstijd te eisen voor de inrichting. Informeel heb ik begrepen dat er een handreiking komt en dat die summerschoolsessie daar mee te maken heeft, maar misschien heb ik het verkeerd begrepen. Eerder dit jaar heb ik de bijeenkomst van OD bij gewoond, was ook leerzaam. 

Permalink Antwoord van Maria Willems op 30 Juni 2022 op 11.15

Ook wij worstelen met deze  materie. Misschien komen we samen ergens? Mail mji.willems@zwolle.nl.

Wij hebben wel expertise ingehuurd, maar nu het op uitvoering aankomt blijken er toch nog veel vraagstukken te liggen waar we niet goed uitkomen. Ik hoop ook bij de VNG-werkgroep meer ervaringen en tips te horen. Ook over de manier van inrichten.

Die andere discussie over de rituele dans van het kleine deel van beheerde informatie: juist met M365 moeten we die rest in beheer zien te krijgen. Op een grove of fijne manier.

Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op 30 Juni 2022 op 11.33

Bij mijn gemeente zijn we nog niet over naar Office 365, maar staan aan de vooravond. We oriënteren ons op de mogelijkheden van MS Power Automate en de integratie met ons DMS: Corsa Power Connector - Automatisch archiveren - BCT (bctsoftware.com)

Ik weet niet of dit 'de oplossing' gaat zijn, maar het biedt perspectief. 

Permalink Antwoord van Johan Boomsma op 30 Juni 2022 op 12.22

Bedankt voor je reactie.

Ga ik doen! Ik ben benieuwd hoe het bij de gemeente Zwolle wordt opgepakt. Bij welke vraagstukken kom je er nu nog niet uit? De VNG werkgroep / summerschool gaat niet echt in op archiveren in Microsoft 365. 

https://vng.nl/artikelen/programma-grip-op-informatie-summerschool



Maria Willems zei:

Ook wij worstelen met deze  materie. Misschien komen we samen ergens? Mail mji.willems@zwolle.nl.

Wij hebben wel expertise ingehuurd, maar nu het op uitvoering aankomt blijken er toch nog veel vraagstukken te liggen waar we niet goed uitkomen. Ik hoop ook bij de VNG-werkgroep meer ervaringen en tips te horen. Ook over de manier van inrichten.

Die andere discussie over de rituele dans van het kleine deel van beheerde informatie: juist met M365 moeten we die rest in beheer zien te krijgen. Op een grove of fijne manier.

Permalink Antwoord van Johan Boomsma op 30 Juni 2022 op 12.30

Inderdaad, dat biedt perspectief. Met een koppeling met het zaaksysteem hoef je je niet echt druk te maken over de archivering in Microsoft 365/Sharepoint. Er is een soort tweedeling aan het ontstaan tussen organisaties die wel het recordbeheer inrichten in Sharepoint. En de organisaties die er voor kiezen om dit niet te doen en de archiefwaardige documenten d.m.v. een koppeling in hun zaaksysteem/RM te beheren.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Bij mijn gemeente zijn we nog niet over naar Office 365, maar staan aan de vooravond. We oriënteren ons op de mogelijkheden van MS Power Automate en de integratie met ons DMS: Corsa Power Connector - Automatisch archiveren - BCT (bctsoftware.com)

Ik weet niet of dit 'de oplossing' gaat zijn, maar het biedt perspectief. 

Permalink Antwoord van Maria Willems op 30 Juni 2022 op 13.15

Ik heb denk ik 2 dingen door elkaar gehaald: de summerschool workshop en de werkgroep M365 o.l.v. Eunice Vink. Ik heb me voor die laatste aangemeld. Daar is een aftrap van geweest en na de zomer begint de werkgroep echt. Mijn worsteling zit in automatisch labels toekennen en hoe we kunnen zien of dat wel of niet werkt. Ik zie je wel op de lijn komen.

Johan Boomsma zei:

Bedankt voor je reactie.

Ga ik doen! Ik ben benieuwd hoe het bij de gemeente Zwolle wordt opgepakt. Bij welke vraagstukken kom je er nu nog niet uit? De VNG werkgroep / summerschool gaat niet echt in op archiveren in Microsoft 365. 

https://vng.nl/artikelen/programma-grip-op-informatie-summerschool



Maria Willems zei:

Ook wij worstelen met deze  materie. Misschien komen we samen ergens? Mail mji.willems@zwolle.nl.

Wij hebben wel expertise ingehuurd, maar nu het op uitvoering aankomt blijken er toch nog veel vraagstukken te liggen waar we niet goed uitkomen. Ik hoop ook bij de VNG-werkgroep meer ervaringen en tips te horen. Ook over de manier van inrichten.

Die andere discussie over de rituele dans van het kleine deel van beheerde informatie: juist met M365 moeten we die rest in beheer zien te krijgen. Op een grove of fijne manier.

Permalink Antwoord van Désirée Groeneveld Bloemhof op 4 Juli 2022 op 10.32

Goedemorgen, 

Ter informatie. Tijdens de aanstaande Summerschool wordt geen webinar gegeven over Archivering in office 365, echter tijdens de vijfde week van Grip wel, namelijk door Patrick Castenmiller, gemeente Hoorn, en Niels Schelstraete, gemeente Den Bosch. Misschien is dit al bekend, maar zo niet dan is het misschien de moeite waard om hier kennis van te nemen. 

Tijdens de presentatie getoonde filmpjes: 

Met hartelijke groet,

Désirée Groeneveld Bloemhof

VNG Realisatie/Projectsecretaris Grip op Informatie

Permalink Antwoord van Johan Boomsma op 5 Juli 2022 op 8.49

Hoi Desiree,

Bedankt voor je reactie. Ik me inmiddels aangemeld!

Groet,

Johan Boomsma

Désirée Groeneveld Bloemhof zei:

Goedemorgen, 

Ter informatie. Tijdens de aanstaande Summerschool wordt geen webinar gegeven over Archivering in office 365, echter tijdens de vijfde week van Grip wel, namelijk door Patrick Castenmiller, gemeente Hoorn, en Niels Schelstraete, gemeente Den Bosch. Misschien is dit al bekend, maar zo niet dan is het misschien de moeite waard om hier kennis van te nemen. 

Tijdens de presentatie getoonde filmpjes: 

Met hartelijke groet,

Désirée Groeneveld Bloemhof

VNG Realisatie/Projectsecretaris Grip op Informatie

▶ Antwoorden op discussie

RSS

Partner(s)

Sponsor(s)

http://www.elveo.nl

Direct naar...

Vind BREED!

- Twitter

- LinkedIn

- RSS: alle activiteiten

- RSS: nieuwe discussies

- RSS: nieuwe blogs

- E-mail

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden