BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Lijst uitzonderingen vervanging

Hallo collega’s,

De gemeente Maastricht gaat binnenkort (eindelijk) starten met vervanging.

Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor vervanging. Sommige onderdelen zijn uitgezonderd van vervanging omdat er een juridische verplichting is om deze documenten in de originele papieren vorm beschikbaar te hebben of omdat deze documenten vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden. Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een fysieke afhandeling behoeven. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document.

Wij kan mij voor het Handboek Vervanging helpen aan een actuele lijst met uitzonderingen en de reden waarom?

Bedankt alvast.

Gerda Timmers

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op 6 April 2022 op 15.13

Hoi Gerda,

Het nieuwe handboek vervanging van mijn gemeente ligt nu ter beoordeling bij de archivaris. Hierin heb ik het volgende opgenomen:

Conform artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 is het mogelijk dat, onder speciale voorwaarden, documenten niet worden vervangen. Het analoge document moet dan voldoen aan één van de onderstaande voorwaarden:

documenten die een directe relatie hebben met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
documenten die als bewijs/documentatie dienen voor de oprichting of wettelijke grondslag van een instituut;
documenten met unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
documenten waarbij twijfel over de authenticiteit bestaat, waarbij alleen onderzoek van het originele, fysieke document uitsluitsel kan geven;
documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moet worden bewaard;
documenten die in fysieke vorm een culturele waarde hebben die verloren zou gaan bij vervanging.

Waar ik dit vandaan heb gehaald weet ik niet meer precies. Waarschijnlijk uit een handboek van een andere gemeente. :)

Gegroet Jan-Jaap