Hallo collega's,

Zoals jullie weten hebben BAG brondocumenten ieder hun eigen BAG brondocumentnummer. Deze nummers hebben bij ons (gemeente Bladel) in de loop der jaren verschillende vormen gekregen. 

1e vorm:

In het begin hebben we brondocumentnummers gebruikt die refereren naar het dossiernummer waar ze in zaten + een aanvullend kenmerk. Daardoor konden we ze terugvinden in ons analoge archief.

Nu we de bouwvergunningen aan het vervangen zijn nemen we het BAG brondocumentnummer handmatig mee als kenmerk in de metadata op documentniveau. Zo kunnen we de brondocumenten ook digitaal naar boven halen. Maar het is nogal een karwei.

2e vorm:

De bag brondocumentnummers namen het stuknummer aan die door ons DMS Corsa werd gegenereerd. Deze brondocumenten zijn dus makkelijk terug te vinden in ons DMS. Echter kunnen we deze digitale stukken niet als origineel beschouwen vanwege het ontbreken van een vervangingsbesluit en doorlopende machtiging. De analoge stukken zijn bij ons het origineel en zullen dus vervangen moeten worden voor overdracht naar het e-depot.

Hierbij moeten we dus opnieuw de BAG brondocumentnummers handmatig opzoeken en toevoegen op documentniveau, in het e-depot.

Indien het digitaal lijdend zou zijn geweest, had het BAG brondocumentnummer geautomatiseerd overgedragen kunnen worden naar het e-depot aangezien dit stuknr in de metadata wordt genoemd op documentniveau. 

Voorheen werd er een jaarlijkse steekproef gedaan op de vindbaarheid van BAG brondocumenten. Deze verplichting is later te komen vervallen. 

Mijn vraag is tweeledig

1) Hoe kijken jullie aan tegen het vindbaar houden van BAG brondocumenten in de toekomst?

2) Hoe zorgen jullie dat deze brondocumenten vindbaar zijn in het e-depot (op geautomatiseerde wijze, zeker de oude stukken?) Zijn er voorbeelden waar dit goed gaat?

Groetjes,

Milan Bor