BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Voorgedrukte formulieren en de eisen uit de archiefregeling
Na een scanopdracht voor dossiers met buitenlandse brondocumenten en vestigingen buitenland (inclusief verklaringen onder ede) kregen wij de reeks dossiers terug met daarin allerhande scheidingspagina's voor het scanproces. Bij navraag over het papier en gebruikte inkt blijken beide niet te voldoen aan de eisen die uit de archiefregeling naar voren komen. Conclusie deze pagina's moeten verwijderd worden.
Maar toen ik verder keek zag ik dat zo'n beetje voor elk persoon er voorgedrukte formulieren gebruikt zijn van Procura. Ook voor de te bewaren verklaring onder ede zijn voorgedrukte formulieren gebruikt. Navraag bij Procura levert als eerste op dat de inkt aan de norm voldoet. En ik zou nog teruggekoppeld krijgen of het gebruikte papier ook aan de nen 2728 voldoet.
Mijn vraag is of ik hier een stapje te ver ga of dat het inderdaad enige aandacht nodig heeft. Zijn er voor de verkiezingsuitslag ook niet voorgedrukte formulieren in gebruik?
Gegroet Jan-Jaap
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag, ik ga het een navragen bij mijn collega van burgerzaken. Kan je de vraag niet voorleggen aan de NVVB?
-
-
Circulaire%2028-02-2020%20printen%20akten%20van%20de%20burgerlijke%...
Ken je deze circulaire ook?
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Ik vraag me eerlijk gezegd inderdaad af of je hier nu niet een stapje teveel zet.
Ten eerste veronderstel ik, wellicht ten onrechte, dat wanneer de materialen gescand worden dit wordt uitgevoerd met het doel het papier te vervangen. Ten tweede kun je op het overgrote deel van archiefmateriaal zelf, niet achterhalen of deze archiefmaterialen qua inkt en papiersoort wel voldoen aan de eisen, zeker niet als het buitenlandse brondocumenten betreft.
-
-
Maar hier gaat het juist om brondocumenten, die niet mogen worden vervangen. Het zou goed zijn wanneer Procura zelf de vraag beantwoord. We hebben eerder in Nederland het debacle gehad met typelinten en inktvraat, laten we dat zien te voorkomen. Mijn collega van burgerzaken was blij dat ik het signaal meldde, heb overigens nog geen antwoord.
Inktschade burgerlijke stand 1980- 2000 - BREED - over de grenzen v...
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Gisteren heb ik antwoord gekregen van Procura. De drukkerrij gaf aan dat zij geen gebruik maken van nen 2728 papier. Blijkbaar is dit papier er alleen nog in A4 formaat vergkrijgbaar werd mij verteld.
Voor het schonen van de dossiers die voor het scannen, alleen voor de bedrijfsvoering en niet voor vervanging, zijn gebruikt moeten we maar pragmatisch aanpakken.
Dank voor jullie input. Gegroet Jan-Jaap
-
-
Nog even voor de duidelijkheid, A4 is wel te leveren met het NEN certificaat, maar andere formaten niet?
-
-
Hoi Yvonne,
Yvonne Welings zei:Nog even voor de duidelijkheid, A4 is wel te leveren met het NEN certificaat, maar andere formaten niet?
Dat is wat de drukkerij van Procura tegen Procura aangegeven heeft. Als ik een beetje google zie ik dat meerdere papierfabrikanten ook A3 kunnen leveren. Alleen zijn sommige formulieren die wij van Procura afnemen van die 3 A4-tjes aanelkaar gevallen. <- ja technische term.
Nog wel even goed om te benoemen is dat ik vanuit Procura goed geholpen ben. Met enig tussenpozen kreeg ik terugkoppeling over mijn vraag en uiteindelijk een afsluitend telefoontje.
Hier intern pak ik het verder op binnen het scanproject met de afdeling Publiekszaken.
gegroet Jan-Jaap
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
