BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiefwet versus AVG
In hoeverre zit de AVG de Archiefwet in de weg? Ik bedoel als ik het goed gelezen heb is alleen in het geval van te bewaren stukken de noodzaak aanwezig om eventuele persoonsgegevens die niet perse bewaard dienen te worden uit de bestanden te verwijderen.
Als het gaat om documenten die op termijn vernietigd worden is dat niet zo urgent, als je er maar zorg voor draagt dat die documenten goed opgeborgen en beveiligd zijn.
Bij eventuele openbaarmaking in kader van Wob/Woo kunnen deze persoonsgegevens worden gelakt.
Heb ik dat goed begrepen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag, waar veel gemeenten mee worstelen dat al vanaf 2017. Het is niet zo dat persoonsgegevens gewist hoeven te worden, in de AVG is een uitzondering opgenomen in artikel 89 AVG:
1. De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt. NEW: The practical guide PrivazyPlan® explains all dataprotection obligations and helps you to be compliant. Click here!
2. Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.3. Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken. 4. Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden. De relatie met de Archiefwet is gelegd in de aanpassingswet art. 2A.
De intentie bij publicaties met betrekking tot de Woo is dat je als gemeente twee exemplaren beheert, een geanonimiseerde versie en een authentieke versie. Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/plooi-verplichte-aansluitin... Bij overbrenging zou je het niet authentieke exemplaar kunnen vernietigen.
Zie voor een filmpje ook deze: https://www.youtube.com/watch?v=7Oubj07bIII
Voor de handreiking VNG deze: https://vng.nl/nieuws/nieuwe-handreiking-avg-en-archiefwet
-
Permalink Antwoord van Denis Groot op
-
Dank je wel Yvonne voor deze nuttige informatie.
Yvonne Welings zei:Goede vraag, waar veel gemeenten mee worstelen dat al vanaf 2017. Het is niet zo dat persoonsgegevens gewist hoeven te worden, in de AVG is een uitzondering opgenomen in artikel 89 AVG:
1. De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt. NEW: The practical guide PrivazyPlan® explains all dataprotection obligations and helps you to be compliant. Click here!
2. Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.3. Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken. 4. Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden. De relatie met de Archiefwet is gelegd in de aanpassingswet art. 2A.
De intentie bij publicaties met betrekking tot de Woo is dat je als gemeente twee exemplaren beheert, een geanonimiseerde versie en een authentieke versie. Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/plooi-verplichte-aansluitin... Bij overbrenging zou je het niet authentieke exemplaar kunnen vernietigen.
Zie voor een filmpje ook deze: https://www.youtube.com/watch?v=7Oubj07bIII
Voor de handreiking VNG deze: https://vng.nl/nieuws/nieuwe-handreiking-avg-en-archiefwet
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Sommige persoonsgegevens mag je gewoon niet hebben. Dus ook niet in vernietigbare zaken. Als voorbeeld: in sommige zaken wordt een kopie van een identiteitsbewijs gevraagd om de identiteit van een aanvrager/burger vast te kunnen stellen. Als de identiteit eenmaal is vastgesteld, mag (als je niet voor Burgerzaken werkt) deze kopie niet bewaren. Het feit dat de identiteit is vastgesteld zou dan alleen een vinkje in een systeem kunnen/moeten zijn.
Normaal gesproken mag je persoonsgegevens net zo lang bewaren als de hele zaak en kan je verwijzen naar de selectielijst. Er zijn echter wel een paar uitzonderingen waar je rekening mee moet houden en die kan je beste oplossen met 'Archiving by design' of 'Privacy by design', dus door een systeem goed in te richten.
Voor WOO: weglakken is waarschijnlijk niet echt een optie. Vanwege de verantwoording die de organisatie moet afleggen, zal je 2 exemplaren van documenten met persoonsgegevens moeten bewaren: het exemplaar dat je naar de aanvrager stuurt en het geanonimiseerde exemplaar dat op Plooi wordt gezet. Eigenlijk heb je dan namelijk 2 producten opgeleverd waarvan je authenticiteit moet kunnen aantonen.
-
-
Nuttige aanvulling Kees-Jan, dank hiervoor.
Kees-Jan Vermeulen zei:Sommige persoonsgegevens mag je gewoon niet hebben. Dus ook niet in vernietigbare zaken. Als voorbeeld: in sommige zaken wordt een kopie van een identiteitsbewijs gevraagd om de identiteit van een aanvrager/burger vast te kunnen stellen. Als de identiteit eenmaal is vastgesteld, mag (als je niet voor Burgerzaken werkt) deze kopie niet bewaren. Het feit dat de identiteit is vastgesteld zou dan alleen een vinkje in een systeem kunnen/moeten zijn.
Normaal gesproken mag je persoonsgegevens net zo lang bewaren als de hele zaak en kan je verwijzen naar de selectielijst. Er zijn echter wel een paar uitzonderingen waar je rekening mee moet houden en die kan je beste oplossen met 'Archiving by design' of 'Privacy by design', dus door een systeem goed in te richten.
Voor WOO: weglakken is waarschijnlijk niet echt een optie. Vanwege de verantwoording die de organisatie moet afleggen, zal je 2 exemplaren van documenten met persoonsgegevens moeten bewaren: het exemplaar dat je naar de aanvrager stuurt en het geanonimiseerde exemplaar dat op Plooi wordt gezet. Eigenlijk heb je dan namelijk 2 producten opgeleverd waarvan je authenticiteit moet kunnen aantonen.
-
-
Dit is een goed voorbeeld hoe organisaties niet in control zijn met betrekking met de AVG en Archiefwet. Zowel de AVG als Archiefwet 1995 kennen een vernietigingsplicht. Veel gemeenten kennen geen afspraken met RIEC's op dit gebied, alleen een privacy protocol. Het zou nog anders zijn wanneer RIEC's gemeenschappelijke regelingen zouden zijn.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/welke-afspraken-zijn-er-ove...
-
-
Er valt nog veel te winnen bij/voor gemeenten met goede kennis en gedegen advies over AW en AVG.
-
-
Zie ook de vandaag verschenen publicatie: https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2021/07/26/publicatie-mo...
-
Permalink Antwoord van Marianne Loef op
-
Beste Denis,
De AVG en Archiefwet zitten elkaar niet in de weg, maar vullen elkaar aan.
Je kunt op Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) kijken voor de nadere uitwerking.Voor te vernietigen én te bewaren informatie in de fase vóór overbrenging: zie Weten of vergeten,
https://kia.pleio.nl/groups/view/e6cc3917-44f8-4dc6-ab25-65550c8416...Ook heeft KIA Veelgestelde vragen en antwoorden gepubliceerd over de AVG bij archiefinstellingen: https://kia.pleio.nl/groups/view/e6cc3917-44f8-4dc6-ab25-65550c8416...
Met groet, Marianne Loef
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
