Naar aanleiding van een brief die de gemeente heeft ontvangen van de Kanselarij der Nederlandse Orden met als onderwerp “Privacygevoelige gegevens in Lint” is er binnen onze gemeente discussie ontstaan over de vraag of er nu wel of niet meer in het zaaksysteem gewerkt/gearchiveerd hoeft te worden wat betreft de Koninklijke onderscheidingen.  

Deze brief heeft naar mijn idee alleen betrekking op documenten m.b.t. justitiële en politiegegevens en verzoekt de Kanselarij om dit niet in een eigen (zaak)systeem op te nemen, maar alleen in Lint op te slaan.

Lint is een behandelsysteem om aanvragen te delen met Kanselarij, etc. Dit is niet een systeem om te archiveren. Wij als gemeente willen graag ook de Koninklijke onderscheidingen vastgelegd hebben in ons eigen systeem zodat we dit goed kunnen archiveren. De privacygevoelige gegevens die voor de CdK en de Kanselarij nodig zijn om een beslissing te nemen zijn voor ons als gemeente niet zozeer van belang. Dat wordt wel verwoord/meegenomen in een afwijzing of toekenning. Wel is voor ons als gemeente van belang om het proces bekeken vanuit de gemeente vast te leggen en daarmee alle documenten die daarop betrekking hebben. Hierbij kun je dan denken aan de aanvraag met bijlagen, burgemeestersadvies, toekenning/afwijzing van aanvraag.

Vanuit team Informatievoorziening willen wij dan ook adviseren om de Koninklijke onderscheidingen wel te blijven registreren en bewaren in het zaaksysteem, met dien verstande dat de justitiële en politiegegevens in Lint kunnen blijven staan. Vanuit daar worden die documenten op het juiste moment vernietigd door de Kanselarij.

Ik was benieuwd hoe dat bij andere gemeenten in z’n werk gaat. Wordt er gebruik gemaakt van Lint en van een zaaksysteem voor wat betreft de Koninklijke onderscheidingen en welke afspraken liggen er?