BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Selectie van foto's bij gemeenten

De gemeentelijke selectielijst bevat geen criteria welke foto's wel of niet moeten worden bewaard c.q. vernietigd.

Algemene criteria die bij de selectie een rol spelen:

De kwaliteit van de opnamen
Het belang van de afgebeelde onderwerpen
Het gegeven dat er meer exemplaren van een foto in de eigen collectie of elders berusten
De materiële staat van de foto’s.
Auteursrechten. Voor publicatie op de beeldbanken van archiefdiensten moeten de gepubliceerde foto's vrij van rechten zijn of de rechten zijn overgedragen aan de gemeente zelf.

Verder kunnen hier aan toegevoegd worden:

Technische criteria

Het onder punt 2 genoemde criterium kan worden gespecificeerd naar:

representativiteit. De foto’s moeten representatief zijn voor de gemeente en haar inwoners.
belangrijk, bijzonder of uniek. Foto’s kunnen als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd, omdat ze belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.

Richtlijnen selectie

Hieronder staan praktische richtlijnen opgesomd om de selectie bij gemeenten te vereenvoudigen. Het betreft hoofdzakelijk een uitwerking van ‘het belang van de afgebeelde onderwerpen.’

Regelmatig terugkerende gebeurtenissen zoals tentoonstellingen, openingen, Koningsdag, festivals, uitjes: Beperken tot 1-5 foto’s.
Jubilea: 1 foto van de jubilaris en een andere relevante foto.
Precario: 1 serie per 10 jaar.
Foto’s van wijziging in het stads/dorpsgezicht zoals aanleg van een wijk, wijziging van wegen, herstructurering: enkele foto’s van de oude situatie, enkele van de werkzaamheden (dit onderdeel is niet noodzakelijk) en enkele van de situatie na de wijziging.
Huizen: 1 à 2 per huis, met een interval van 10 jaar bij wijziging.

Straten en pleinen vanuit verschillende hoeken en zijden: ca. 4. Met een interval van 10 jaar bij wijziging.

Burgemeester en wethouders: 1 portretfoto.
Raad: groepsfoto.
Bezoek commissaris van de Koning(in) en Koninklijk Huis: 4
Monumenten en beeldbepalende gebouwen: 4 per object per 15 jaar. Dit is ook wel afhankelijk van het belang van het monument. Zo zullen voor het stadhuis Gilze en Rijen meer foto’s dan 4 acceptabel zijn.
Detailfoto’s van monumenten voor restauratie:
Natuurgebieden/parken: 4 per 15 jaar.
Luchtfoto’s: altijd overbrengen. Vooraf met leverancier auteursrechten overdragen.
Serie foto’s van een thema: in zijn geheel overnemen. Bijvoorbeeld: vrouwen in xxx

Mijn vraag is welke selectiecriteria hanteert jullie organisatie?

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op 25 Mei 2021 op 12.22

Hoi Yvonne,

Mijn organisatie hanteert, op de afdeling DIV tenminste, geen selectiecriteria. Als foto's als bijlage van overige stukken binnen komen dan worden ze gewoon verwerkt binnen het zaaksysteem en krijgt het de juiste bewaartermijn mee.

Het team communicatie beheerd wel een fotobank maar wij beschouwen dat niet als archief. Zijn foto's dan archiefbescheiden volgens de archiefwet?

Gegroet Jan-Jaap

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Mei 2021 op 13.18

Ja, de archiefwet spreekt van ongeacht de vorm, dus foto's vallen onder deze reikwijdte. Vaak is het zo dat DIV/informatievoorziening/DIM niet echt de expertise in huis hebben om die selectie te maken.

Hoe zit het bij jullie bij Geo, daar berusten toch de luchtfoto's? Daar komen binnenkort nieuwe handreikingen voor de aanbestedingen beschikbaar. Mochten ze zijn vastgesteld, dat zal ik dat via BREED laten weten.