Bewaartermijn

In de jaren 2009-2011 hebben veel colleges van B. en W. besloten de bewaartermijn van clientendossiers te verkorten van 20 naar 7 jaar. Sinds 2011 zijn een aantal ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, die aanleiding zijn om de korte bewaartermijn van clientendossiers te herzien.  De huidige bewaartermijn is 10 jaar en alleen langer wanneer er een sanctie wordt opgelegd aan de uitkeringsgerechtigde.

Zie ook eerdere bijdrage uit 2012. 

Ontwikkelingen

1. Termijnen in selectielijsten en de Wet Werk en Bijstand (WWB);
2. Gevolgen voor bewaartermijnen dossiers gevormd voor 1 januari 2017;
3. Gevolgen voor bewaartermijnen dossiers gevormd na 1 januari 2017;
4. Langere bewaartermijn voor klanten met sancties.

1. Termijnen in selectielijsten en de Wet Werk en Bijstand (WWB)

Op 1 januari 2017 is de selectielijst van kracht, geldend vanaf de archiefbescheiden vanaf 1 januari 2017 (dus niet met terugwerkende kracht). Wat clientdossiers betreft zijn er twee verschillende bewaartermijnen bepaald, de een voor de dossiers gevormd tot 2017 en de dossiers gevormd na 1 januari 2017. 

Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Wet Werk en Bijstand (WWB) om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. Dit komt voort uit de eerdere Wet Boete (en Maatregelen) uit 1997, die met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 is vervallen. Een gemeente kan op grond van de WWB zelf bepalen of ze overgaat tot terugvordering van bijstand om in het geval van teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De formele verjaringstermijn voor een dergelijke terugvordering in het wetboek van rechtsvordering is 20 jaar.

2. Dossiers gevormd voor 1 januari 2017

Archieven zijn de reflectie van overheidshandelen. Daarom is in de selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ de bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 jaar verruimd naar 20 jaar. Dat betekende dat voor de bewijsvoering alle dossiers 20 jaar in archiefruimten moeten worden bewaard, toegankelijk gehouden en geconserveerd.  Door de lange bewaartermijn groeide de omvang in de archiefruimte, zeker omdat veel colleges van B. en W. cliëntendossiers van Sociale Zaken buiten de reikwijdte van het vervangingsbesluit AW1995 artikel 7 hebben verklaard. De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. In de selectielijst 2012 is die bevoegdheid in toelichting opgenomen 3.14.01 Bijstandsverlening opgenomen: Gemeenten kunnen in het kader van de Wet werk en bijstand de vernietigingstermijn van 20 jaar bepalen op 7 jaar indien het college van B&W een besluit neemt af te zien van invordering (waarop de termijn van 20 jaar is gestoeld). De termijn van 7 jaar is daarbij gerelateerd aan de algemene bewaartermijnen van financiële gegevens. De 7  jaar is van toepassing op de sluitingsdatum van een dossier (bv. sluiting dossier in 2010, vernietigen in 2018) èn is van toepassing voor zowel papieren als digitale dossiers.

3. Dossiers vanaf 1 januari 2017

Door inwerkingtreding van de nieuwe Selectielijst per 1-1-2017 zijn de oude collegebesluiten niet meer van toepassing op dossiers die worden afgesloten ná 1-1-2017.  Maar voor het verkorten van de bewaartermijn van cliëntendossiers gevormd vanaf 1 januari 2017 is geen collegebesluit vereist, omdat ieder college al heeft ingestemd met het mandaat aan de VNG over de selectielijst. Gemeenten kunnen op basis van gerechtelijke uitspraken maar een beperkte tijd overgaan tot terugvordering. Een burger (cliënt) hoeft namelijk wettelijk gezien zijn eigen administratie maar 5 jaar te bewaren. Als een gemeente over wil gaan tot een terugvordering, mag een cliënt zich daar tegen verdedigen op basis van zijn eigen administratie. Aangezien hij/zij die maar 5 jaar hoeft te waren, kan de gemeente dus ook maar 5 jaar terugvorderen. Dat is de reden waarom in de selectielijst 2017 op basis van de risicoanalyse de bewaartermijn van 10 jaar voor uitkeringen is vastgelegd.

4. Langere bewaartermijn bij sancties

De verdere toelichting is te vinden in  de handreiking op de selectielijst: De uitvoering van de controle op de Participatiewet valt onder het resultaat 12.1.1 Hercontrole uitkering sociaal domein. Onderzoeken, zoals hercontrole en terugvorderingsonderzoek, die gericht zijn op de rechtmatigheid van de bijstand of de financiële situatie van de uitkeringsgerechtigde, dienen na 10 jaar vernietigd te worden. Indien een uitkeringsgerechtigde een sanctie krijgt opgelegd dient deze zaak onder het generieke resultaat 12.2 tien jaar te worden bewaard na afhandeling van de sanctie. In het geval dat de sanctie een terugvordering betreft bestaat de zaak uit twee delen: het opleggen van de sanctie en de invordering van de sanctie. De sanctie is in dit geval niet afhankelijk van het procesobject en wordt dus na tien jaar vernietigd, omdat het besluit tot invordering éénmalig is en direct dient te worden uitgevoerd. De uitvoering van de sanctie door invordering valt onder resultaat 18.3 geïnde vordering of schuld.

Er wordt dus onderscheid gemaakt tussen de zaak met het besluit tot het opleggen van de sanctie en het daadwerkelijk uitvoeren van de sanctie. De in- of terugvordering van een uitkering kan twintig jaar duren (indien het vervallen van de invordering elke 5 jaar wordt gestuit). Het kan voorkomen dat de zaak van de invordering 27 jaar (20 jaar voor de duur van de invordering plus 7 jaar van resultaat 18.3) bewaard dient te worden. Er wordt daarbij vanuit gegaan dat alle informatie omtrent de invordering in de zaak van de invordering aanwezig is. Informatie omtrent het besluit tot in- of terugvordering is dan als bijlage in die zaak aanwezig.

Samengevat, de bewaartermijn is 10 jaar en alleen langer wanneer er een sanctie wordt opgelegd  aan de uitkeringsgerechtigde.