BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Gebruik berichtenapps binnen organisaties

Ik maak deel uit van de VNG-werkgroep rond het archiveren van tekstberichten. Het is ons doel om de VNG-handreiking rond archivering tekstberichten die al bestaat een vervolg te geven met manieren en suggesties om het praktisch toe te passen.

Eén van de onderdelen die in mijn eigen 'subgroepje' wordt voorbereid is het al dan niet verbieden van berichtenapps binnen een organisatie en in hoeverre of dat überhaupt haalbaar is en of daar nog tussenvormen voor zijn te bedenken.

Wij hebben daarom een aantal vragen die we jullie graag voor zouden willen leggen als deel van onze research:

Zijn er organisaties die het gebruik van berichtenapps (of bepaalde berichtenapps) echt expliciet verbieden?
Zijn er organisaties die het beleid hebben om alleen specifieke apps of één specifieke app te gebruiken?
Zijn er organisaties die een eigen berichtenapp in gebruik hebben?
Zijn er gemeenten die nu al hun archivering van berichtenapps geregeld hebben en hoe dan?

Bij al deze vragen zijn we zowel geïnteresseerd in het contact met de burger/klant en bedrijven, als tussen bijvoorbeeld ambtenaren onderling, het bestuur onderling en het contact tussen ambtenaren én bestuur onderling. Kortom: alle communicatielijnen zijn van belang.

Als jullie nog andere ideeën hebben rond het al dan niet beperken van het gebruik van berichtenapps dan horen we die natuurlijk ook graag.

Alvast dank voor het meedenken.

Carin Winkelman

Gemeente Vlieland

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Maart 2021 op 8.58

Beste Carin,

Dank voor je oproep, wordt zeer gewaardeerd. Mocht er te weinig op worden gereageerd, wil je me dan dat laten weten? Op BREED is al een discussie gevoerd over de laatste uitspraak, die voor verwarring zorgt.

Zie: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/whatsapp-berichten-hoeven-n...

Je kunt het verbieden, maar het gebeurt toch. Formeel zie je dat bij verschillende gemeenten Meldingen openbare ruimte WhatsApp wel nog steeds wordt gebruikt. De gemeente Dongen had er ook een pilot over:

https://www.dongen.nl/whatsapp.html

Waar collega's tegenaan lopen dat het in de ambtelijke hiërarchie erg moeilijk is, om aan een bestuurder te vragen de WhatsApp af te staan voor archivering.

Veel gemeenten hanteren het credo, app met beleid, maar niet over beleid, een credo dat van de Rijksoverheid is overgenomen: https://www.informatiehuishouding.nl/app-met-beleid

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Johannes Lijnse op 25 Maart 2021 op 10.20

Interessant onderzoek Carin!
In mijn rol vanuit Doxis kom ik bij aardig wat overheidsorganisaties 'over de vloer'. Je eerste drie vragen kan ik allen beantwoorden met "Nee" of "Niet dat ik tot nu toe van heb gehoord". Ik ben ook zeer benieuwd of er organisaties zijn die al wel een steviger beleid voeren hierop. Lijkt me lastig te handhaven of controleren. Met simpel zeggen dat de informatie zodoende niet tot het archief gaat behoren kom je helaas niet weg als informatieadviseur.

Bij vraag 4 heb ik al wat ervaring opgedaan tijdens een Hotspot over Covid-19. De hoeveelheid data die ontstaat in berichtenapps (waarbij privé en zakelijk door elkaar heenlopen) is immens. Gsm's uitlezen kan in de meeste gevallen maar een extra account op tijd toevoegen met de naam "archief" (oid) in de groepsapp kan al helpen om zelf de benodigde data in beheer te hebben als medewerker informatie. Het filteren en bewerken van data tot archiefwaardig materiaal is dan wel weer arbeidsintensief. Al met al arbeidsintensief.
Het systeem tot slot waarin het voor duurzame opslag geregistreerd wordt is net wat er ter plaatsen voor handen is.

Slotsom: Je moet vooral helder hebben waarom bepaalde informatie tot het archief moet gaan behoren en dus welke informatie van belang is. En vaststellen dat dit echt niet anders van via berichtenapps met elkaar wordt gecommuniceerd, afgestemd en waarover besluitvorming plaatsvindt. Zonder goede scope of filter gaat het alle kanten op bij het afbakenen plus veiligstellen en kost het onnodig veel capaciteit.

Kan je hier wat mee?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roland van Abel op 25 Maart 2021 op 18.54

Beste Carin,

Gemeente Tilburg verbiedt het gebruik van berichtenapps niet. We hebben geen beleid om alleen een specifieke app te gebruiken. We hebben ook geen eigen berichtenapp.

Wij hebben de archivering ook nog niet geregeld. Ook wij beheren de server waar whatsappberichten terecht komen niet zelf. We hebben wel met gebruikmaking van allerlei voorbeelden uit Rijksoverheid en gemeentelijke overheid een leidraad opgesteld voor het gebruik van de apps en het opslaan van berichten. De teneur hiervan is een goede afweging te maken tussen gebruik van de app, het doel en de doelgroep. Daarnaast wordt uitgelegd hoe een gebruiker zijn berichten kan archiveren.

Deze leidraad gaan we dit jaar in de organisatie bekendmaken.