BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Deze week deed de Raad van State wel een heel opmerkelijke uitspraak (Uitspraak 201905713/1/A3). WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Letterlijk staat in de tekst:

Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de
Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen
archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

De uitspraak geeft veel verwarring. Immers op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)1 van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.

De redenatie van deze uitspraak is: Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsAppberichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit.

De andere reden die wordt benoemd is dat Berichtenapps niet in beheer zijn van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt is.

Verwarring alom. Er zijn zoveel Cloud toepassingen, die de overheid heeft uitbesteed. Zouden alle toepassingen van teams ook niet onder de Archiefwet vallen?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

Bijlagen:

uitspraak_201905713_1_a3.pdf, 571 kB

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 10 Januari 2021 op 17.57

We bewaren geen brievenbussen, dus ook geen elektronische varianten daarvan. Of we de brieven / berichten, die door die boxen in en uit gaan, bewaren wordt bepaald door selectie en waardering en kan per brief / bericht verschillen.

We bewaren ook geen zaaksystemen, DMSen, MS 365 en andere software, ongeacht of deze on-premise of extern (cloud) gehost worden. Of we de documenten en data, die in die systemen worden opgeslagen, bewaren wordt bepaald door selectie en waardering en kan per document / data-object verschillen.

Dat we ook de software zouden moeten bewaren, daar is iets voor te zeggen (i.v.m. gedrag), maar we doen het niet (vanwege diverse redenen). Software wordt doorgaans ook niet beschouwd als archiefbescheiden als bedoeld in de Archiefwet.

(Overigens geloof ik niet dat de rechtbank in haar oordeel de analogie tussen Whatsapp-boxen en brievenbussen heeft gezien.)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Lourens op 11 Januari 2021 op 0.16

Voor alle duidelijkheid, ik denk dat de RvS dit bedoelde met deze opmerking. En ik denk dat hiermee gedoeld wordt op het feit dat deze berichten via de privé telefoon verstuurd werden en daar dus ook opgeslagen. Dat is geen plek waar informatie onder beheer gebracht kan worden. Het was overigens ook alleen maar argumentatie om te onderbouwen dat het aannemelijk was dat de informatie er niet meer was. Als eerder gezegd vind ik dat de RvS hier eigenlijk op de stoel van de verdediging is gaan zitten.

Marco heeft natuurlijk gelijk, en mailboxen zijn een erkend probleem waar nu een noodoplossing voor wordt gezocht, maar zowel de mailboxen, office 365 als DMS'en zijn in beheer van de overheid zelf, anders dan deze whatsapp berichtenboxen. Overigens deel ik de mening van Marco dat de RvS waarschijnlijk dit niet verder heeft doorgedacht.

Overigens valt software m.i. op basis van de huidige wetgeving niet uit te sluiten van de archiveringsplicht. Grappig ook dat de VNG algoritmen al heeft meegenomen in die verplichting, en het verschil tussen software en ingewikkelde algoritmen zal moeilijk te definiëren zijn.

De RICHTLIJN 2003/98/EG VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, overigens, is bij mijn weten de enige wetgeving die software expliciet uitsluit.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 Januari 2021 op 8.28

De Archiefwet 1995 spreekt over ongeacht de vorm. Mijn vermoeden is dat de Raad van State onvoldoende op de hoogte was van deze specifieke wet- en regelgeving.