BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Definities van een dossier
Ik heb altijd mijn eigen definitie van een dossier aangehouden: een verzameling informatie waarin een logisch verband zit. Enerzijds is een dossier in mijn ogen dus een logische samenhang en geen fysieke samenhang: een dossier kan meerdere mappen beslaan of één tabstrook, zelfs één document zijn. Anderzijds zijn er meerdere logische samenhangen mogelijk: een zaakdossier, persoonsdossier, objectdossier, themadossier, etc.
Nu heb ik ten eerste de ervaring dat deze definitie lang niet overal herkend wordt: soms wel het eerste punt (dossier is niet gelijk aan een map), maar het tweede punt niet, etc. Via google kom ik ook niet ver: http://www.encyclo.nl/begrip/Dossier
Is er een algemeen aanvaarde definitie te vinden? En wat is die dan?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
ReMANO (2004), paragraaf 2.2:
"
Aggregatie
Het logisch en/of fysiek groeperen van archiefdocumenten. Voorbeelden van aggregaties zijn: dossier, serie.
Archiefbestanddeel
Een logische (en dikwijls ook fysieke) groepering (aggregatie) van één of meer archiefdocumenten, voorzien van een uniek kenmerk ter referentie.
Dossier
Logisch geheel (aggregaat) van documenten die betrekking hebben op een zaak of een object. Zie ook archiefbestanddeel.
Map
Middel om documenten die logisch bij elkaar horen fysiek bijeen te houden. In documentaire software wordt de map als symbool gebruikt met hetzelfde doel.
"
Ik zoek ondertussen verder...
-
-
NEN 2082 (niet online, ik heb alleen de concept-versie uit 2007):
"archiefbestanddeel
geheel van archiefstukken binnen een archief bijeengebracht met een bepaald doel om in onderlinge samenhang te raadplegen
OPMERKING Bijvoorbeeld: een dossier, een geheel van archiefstukken die dezelfde zaak betreffen enz."
Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (blz. 10):
"Dossier
Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde documenten die op één zaak betrekking hebben (ANV 110)"
Minimum functionele eisen voor elektronisch archiefbeheer volgens U... (Bijlage 1):
"1.32. Dossier
Een verzameling records. De term wordt gebruikt om papieren, foto's, fotokopieën, kaarten, machineleesbare informatie, of andere vastgelegde informatie aan te duiden, ongeacht de fyzieke vorm of kenmerken, verzameld of onderhouden in archiefvoorzieningen, dozen of machineleesbare informatiedragers of in archiefinstellingen en kantoor- of opslagruimte innemend.
1.33. Dossiermap
Een dossiermap, map of omslag, is een uitbreiding van het ordeningsplan, als een statische structuur of als een geaggregeerde verzameling van records. Een dossiermap wordt gebruikt om records die betrekking hebben op één zaak te beheren en om andere records in periodes te verdelen ter ondersteuning van de bewaring en de verwijdering."
Zaak- en Procesgericht werken met GEMMA; Startnotitie (blz. 15):
"
Beheren zaakdossiers
Alle voor een zaak relevante gegevens en documenten worden gebundeld in een zaakdossier. Dit dossier is via het zaaknummer aan de zaak gekoppeld. Omgekeerd wordt alle inhoud van het zaakdossier via het zaaknummer op een eenduidige manier ontsloten. Omdat Zakenbeheer een generieke gemeentebrede informatiefunctie is, is op die manier alle voor de behandeling van een zaak beschikbaar voor iedereen die betrokken is bij een zaak.
Het zaakdossier bevat de volgende soorten inhoud:
- de kenmerken van de zaak zelf en de proces- en rolgegevens van de zaak (welke organisatieonderdelen en medewerkers hebben welke processtappen uitgevoerd en wie hebben wanneer welke besluiten genomen);
- documenten, waaronder - bij zaken in het kader van dienstverlening - de aanvraag, adviezen, rapporten, analyses, berekeningen en het resulterende besluit;
- gestructureerde gegevens zoals basisgegevens en sectorale gegevens (bijvoorbeeld over het huis waarvoor een verbouwvergunning wordt aangevraagd);
- gegevens over de aard en de inhoud van voor de zaak relevante klantcontacten, zoals een telefonisch gedane toezegging of gemaakte afspraak.
Deze vier categorieën inhoud komen overeen met en worden geleverd door de vier al genoemde midofficefuncties. In samenhang met de functie Zakenbeheer worden ze opgeslagen en beheerd door de Dossierbeheerfunctie als onderdeel van de functie Beheer documentaire informatie."
Zie bij dat laatste citaat ook de bijbehorende basisplaat.
Alsjeblieft, Rob! Veel plezier ermee! *grijns*
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Het komt ondanks verschillen wel redelijk op hetzelfde neer. Met name het logische aspect komt overal terug. Alleen gaan sommige definities uit van een zaak, terwijl andere definities ruimer zijn. Heel nuttig!
Bedankt!
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
In de gemeente waar ik nu werk, is op dit moment eenzelfde discussie aan de gang en dan met name in relatie tot zaakgericht werken. Is een zaak nu iets anders dan een dossier of niet?
Hierin wordt bv geopperd dat een dossier een samenstelsel van zaken kan zijn, relaties kan leggen tussen zaken. Bv. een vergunning en een bezwaar erop / of een vooroverleg omgevingsvergunning en de vergunning zelf .
We merken hoe 'talig' ons vakgebied aan het worden is met name door de verwarring die ontstaan is tussen de meer klassieke benadering van informatievoorziening en de zaakgericht werken benadering. Interne definities worden meer dan ooit nodig om ervoor te zorgen dat je elkaar nog begrijpt.
p.s. voor definities maak ik heel vaak gebruik van de archiefwiki: een wiki waarop de diverse definities in archief/DIV-vakgebied verzameld worden. Zie voor 'dossier' deze link
-
-
Interessante link! Heb er meteen al gebruik van gemaakt.
De discussie speelt ook bij ons op door het zaakgericht werken. In mijn ogen moeten zaak en dossier op hetzelfde neerkomen, als er zaakgericht gearchiveerd wordt. Meerdere zaken in één map kan nog wel een verzameldossier genoemd worden, mits ze met tabs onderscheiden worden. Dit zijn dan de eigenlijke dossiers. De voorbeelden die je noemt zijn overigens in mijn ogen subzaken en geen losse zaken.
F. Hazendonk zei:
In de gemeente waar ik nu werk, is op dit moment eenzelfde discussie aan de gang en dan met name in relatie tot zaakgericht werken. Is een zaak nu iets anders dan een dossier of niet?
Hierin wordt bv geopperd dat een dossier een samenstelsel van zaken kan zijn, relaties kan leggen tussen zaken. Bv. een vergunning en een bezwaar erop / of een vooroverleg omgevingsvergunning en de vergunning zelf .
We merken hoe 'talig' ons vakgebied aan het worden is met name door de verwarring die ontstaan is tussen de meer klassieke benadering van informatievoorziening en de zaakgericht werken benadering. Interne definities worden meer dan ooit nodig om ervoor te zorgen dat je elkaar nog begrijpt.
p.s. voor definities maak ik heel vaak gebruik van de archiefwiki: een wiki waarop de diverse definities in archief/DIV-vakgebied verzameld worden. Zie voor 'dossier' deze link
-
-
Waarom zou je zaken in een verzameldossier willen stoppen? Ik ga er even van uit dat we het hier over een digitaal archief hebben. Is het clusteren van je documenten en informatie rondom iedere zaak niet genoeg vastlegging van de context en samenhang. Zeker wanneer je zaken ook aan elkaar kunt relateren. Kun je door "1 zaak = 1 dossier" je bescheiden niet voldoende ordenen?
"Vroeger" maakten we verzameldossiers, omdat je anders heel veel mapjes moest gebruiken. In je archief zat dan meer zuurvrij karton dan daadwerkelijk documenten. In de digitale situatie heb je daar geen last meer van.
"Vroeger" maakten we ook wel verzameldossiers, omdat we anders zo veel (dunne) dossiers moesten registreren. In de digitale, zaakgerichte omgeving moet je sowieso iedere zaak registreren. Waarom zou je daarbovenop ook nog verzameldossiers willen registreren?
Wat is nog de meerwaarde van verzameldossiers? We doen het toch niet, alleen omdat we dat altijd hebben gedaan?
-
-
Ik zie zelf ook alleen een meerwaarde voor fysieke archivering...
Marco Klerks zei:Waarom zou je zaken in een verzameldossier willen stoppen? Ik ga er even van uit dat we het hier over een digitaal archief hebben. Is het clusteren van je documenten en informatie rondom iedere zaak niet genoeg vastlegging van de context en samenhang. Zeker wanneer je zaken ook aan elkaar kunt relateren. Kun je door "1 zaak = 1 dossier" je bescheiden niet voldoende ordenen?
"Vroeger" maakten we verzameldossiers, omdat je anders heel veel mapjes moest gebruiken. In je archief zat dan meer zuurvrij karton dan daadwerkelijk documenten. In de digitale situatie heb je daar geen last meer van.
"Vroeger" maakten we ook wel verzameldossiers, omdat we anders zo veel (dunne) dossiers moesten registreren. In de digitale, zaakgerichte omgeving moet je sowieso iedere zaak registreren. Waarom zou je daarbovenop ook nog verzameldossiers willen registreren?
Wat is nog de meerwaarde van verzameldossiers? We doen het toch niet, alleen omdat we dat altijd hebben gedaan?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
