BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Reikwijdte Selectielijsten en toepassingsvraagstukken
Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van toepassing is op de periode tussen de voorgaande en opvolgende selectielijst. Met uitzondering van 2012, daar is vastgesteld dat deze over dezelfde periode van toepassing blijft als die van 2005 (1996-2016). Dit betekent in de praktijk dat de volgende selectielijsten van toepassing zijn op archiefbescheiden gevormd/afgesloten tussen:
- 1850 tot 1-jan-1996 -> vernietigingslijst 1983
- 1-jan-1996 en 31-dec-2016 -> selectielijst 2005/2012 (herziening en vervangt 2005),
- 1-jan-2017 en 31-dec-2019 -> selectielijst 2017,
- 1-jan-2020 -heden -> selectielijst 2020.
Naarmate de bewaartermijnen op basis van selectielijsten 2012, 2017 en 2020 elkaar gaan overlappen loop je tegen een aantal onwenselijke dilemma’s aan waarbij de vraag rijst of de toepassing van die reikwijdte in de huidige vorm nog wel houdbaar is. Hoe rigide je die moet/kan en misschien zelfs mag toepassen. Natuurlijk is de regel in de meeste gevallen wel toepasbaar, maar voorlopig zullen we nog met deze overlappingen te maken krijgen en denk dat er behoefte is aan meer generieke richtlijnen hoe hier mee om te gaan, toe te passen, en eventueel op te nemen in de Handreiking gebruik selectielijst.
Bij vaststelling van de selectielijst 2005, 2012 en 2017 is dit besluit ten aanzien van selectielijst 2012 (1996-2016) logisch te verklaren. Je kan overheidsorganisaties immers geen onrechtmatige vernietiging verwijten wanneer in deze periode de geldende termijnen zijn toegepast voordat de opvolgende selectielijst was vastgesteld. Dan kan je niet stellen dat deze met terugwerkende kracht van toepassing is op deze inmiddels rechtmatig vernietigde archiefbescheiden. Tot zover logisch. Maar ook in de periode voor 2017 is er geanticipeerd op tussentijdse wetgeving en voortschrijdend inzicht, en zijn termijnen in afwijking van de geldende lijst 2012 toegepast en later meegenomen in selectielijst 2017.
Maar wat te doen met zaken waarvan de termijn uit de voorgaande selectielijst nog niet is verstreken, of nog niet zijn vernietigd, en de opvolgende lijsten 2017 en 2020 een afwijkend bewaartermijn hanteert door nieuwe/gewijzigde wetgeving en voortschrijdend inzicht? Daarbij is natuurlijk van belang wat de herkomst van dat termijn is (risicoanalyse, systeemanalyse, wet- en regelgeving).
Wanneer op basis van risicoanalyse een afwijkend termijn wordt vastgesteld, waarom zou dit dan geen bedrijfsrisico voor eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017 zijn waarvan de termijn op basis van lijst 2012 nog niet is verstreken, maar op basis van lijst 2017 al eerder vernietigd moet worden, of juiste langer bewaard? Dan kan je een situatie krijgen dat eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017, korter/langer wordt bewaard dan volgens de lijst van 2017. En wat als termijnen op basis van wet- en regelgeving die in 2017 zijn meegenomen, maar al van toepassing waren vóór 2017? Of door voortschrijdend inzicht het risico anders moet worden ingeschat? Wat heeft hier dan voorrang? De selectielijst, de wetgeving/voortschrijdend inzicht? Nieuwe wet- en regelgeving was zelfs een belangrijke aanleiding voor herziening en vaststelling van selectielijst 2020. In dat geval weer dezelfde situatie t.o.v. lijst 2017. Dat doet mij denken aan die Belg met zwemdiploma’s die bijna verdronk omdat hij dacht dat die in Nederland niet geldig waren.
Daar komt nog de dwingende factor van de AVG bij. Die stelt dat de verwerking en bewaren van persoonsgegevens niet langer is toegestaan zijn dan de doelbinding. De AVG verwijst daarbij naar de termijnen in de selectielijst. Met name de selectielijst 2020 heeft dit aspect nadrukkelijk meegenomen. Wanneer in 2020 wordt vastgesteld dat mede op basis van de AVG een termijn wordt vastgesteld dat afwijkt van de termijn in 2017 en vooral 2012, is daarmee dan ook niet de termijn voor legitieme doelbinding vastgesteld? Is dan het langer bewaren, enkel en alleen op basis van de termijn uit de voorgaanden selectielijst, nog wel legitiem? Let wel, het is niet uitgesloten dat het in de praktijk kan voorkomen dat dit betrekking heeft op dezelfde persoon waarvan dezelfde zaken/resultaten liepen/lopen waarop beide selectielijsten van toepassing kunnen zijn. Wat heef hier dan voorrang, de AVG, of die voorgaande selectielijst? Kan hier ook geen rechtsongelijkheid tussen burgers ontstaan?
Wat zijn de ervaringen bij andere gemeenten en intergemeentelijke organisaties, archiefinspecteurs en toezichthouders? Zelf probeer ik zo goed mogelijk de balans te zoeken tussen betreffende selectielijsten, voortschrijdend inzicht en gezond verstand. Maar mij lijkt dat hier eenduidigheid moet komen zodat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Niet dat ik de illusie heb dat we dit voor 100 % zullen halen. Maar dat mag geen reden zijn om naar meer helderheid en eenduidigheid te streven, en subjectiviteit zo veel mogelijk uit te sluiten. Het domweg stellen dat de geldende selectielijst kost wat het kost ten alle tijden moet worden toegepast lijkt mij niet langer houdbaar.
Opmerking
-
Reactie van Marius Jansen op 6 December 2020 op 11.28
-
Zeker Marjan, maar eigenlijk had dit al door de wetgever bij de vaststelling geregeld moeten zijn. Feitelijk had een heldere aanvulling veel onduidelijkheid en een zekere willekeur kunnen voorkomen.
Eigenlijk is het heel eenvoudig. Wanneer een nieuwe selectielijst niet heeft geleid tot wijziging van bewaartermijn doet zich geen probleem voor. Maar wanneer dit wel het geval is, en de termijn is tijdens en na de vaststelling van de nieuwe selectielijst nog niet is verstreken, zou de termijn van de nieuwe selectielijst leidend moeten zijn.
Wanneer de herkomst van het gewijzigde termijn in de nieuwe lijst al bekend is voor vaststelling, moet het mogelijk zijn hierop te anticiperen voor archiefbescheiden waarvan de termijn anders voor vaststelling van de nieuwe selectielijst zou zijn verstreken en vernietigd. Feitelijk doen we dat al, en geeft de regel dat voorgaande selectielijsten van toepassing blijven, alleen maar verwarring en vrij onzinnig.
-
Reactie van Marjan Dik op 5 December 2020 op 20.18
-
Beste Marius, hoewel ik zelf niet bij een gemeente werk, lijkt het me zinvol dat voor grensgevallen een uitspraak wordt gedaan in de handreiking m.n. om onrechtmatigheid te voorkomen. Dan voldoe je aan het doel van selectielijsten, namelijk het rechtmatig bewaren én vernietigen van gegevens.
-
-
Dank Marjan, De methode zoals VHIC aanreikt lijkt mij ook de juiste manier om toe te passen. Waar het mij om gaat is dat de selectielijsten zelf aangeven dat dat de voorgaande lijsten van toepassing blijft. Feitelijk zou je dan onrechtmatig handelen wanneer je in de gegeven voorbeelden de lijst 2017/2020 zou toepassen zaken die voor 2017 zijn afgesloten.
Je kan niet tegelijkertijd bepalen dat de selectielijsten van toepassing blijven voor hun periode, en tegelijkertijd de methode toepassen zoals ik die voorstel/toepas en VHIC beschrijft, zonder nadere toelichting hoe met deze overlappende grensgevallen om te gaan. Het likt mij dat het aan het vakorganisaties zelf is om hier helderheid in te geven, en zou het toejuichen dat dit bijvoorbeeld in de Handreiking wordt opgenomen.
-
-
Zie ook redenen nieuwe selectielijst: https://kia.pleio.nl/file/download/55814386/20200513-gemeentelijke-...
-
-
Bedankt Marius voor jouw voorbeelden. De selectielijst is de lijst van de wettelijke bewaartermijnen waarin ook bewaartermijnen worden opgenomen die beschreven zijn in overige wet-en regelgeving. Verandert er iets in de wet-en regelgeving dan vindt er actualisatie plaats van de selectielijst. Bij selectielijst 2020 VNG heeft ook voortschrijdend inzicht tot aanpassingen geleid. Op bepaalde onderwerpen zal organisatie na moeten denken of selectielijst 2017 wordt gebruikt of 2020, zie ook artikel VHIC: https://www.vhic.nl/de-selectielijst-2020/
-
-
Dat klopt Marjan, jij bevestigt wat ik in het begin van mijn blog al uitleg. Maar ik wil de aandacht vragen voor gevallen met afwijkende bewaartermijn die elkaar in de dezelfde periode overlappen en in de weg kunnen zitten.
Bijvoorbeeld eenzelfde zaak afgesloten in december 2016 (lijst 2012) nog 10 jaar moet worden bewaard. En eenzelfde zaak een maand later afgesloten in januari 2017 (lijst 2017) al na 5 jaar moet worden vernietigd op basis van voortschrijdend inzicht, nieuwe wetgeving die al voor 2017 van kracht was, of/en AVG. De zaak van december 2016 wordt dan 5 jaar langer bewaard dan eenzelfde zaaktype en -resultaat van januari 2017. Enkel en alleen omdat is vastgesteld dat de voorgaande lijsten van toepassing (moeten?) blijven en het nieuwe inzicht/wetgeving/AVG niet toegepast mag worden. Daar zit iets tegenstrijdigs en wellicht rechtsongelijkheid in.
Daarom werp ik de vraag op waarom die voorgaande lijst voorrang heeft op voortschrijdende inzichten, wetgeving en AVG die in 2017 hebben geleid tot een ander bewaartermijn. Ik mis daarvoor de onderbouwing. Vandaar die vergelijking met die Belg die dacht dat zijn zwemdiploma in Nederland niet geldig was en daarom bijna verdronk.
Bovendien was het bij de vaststelling van de selectielijst 2012 kennelijk geen probleem om deze van toepassing te verklaren over dezelfde periode als de lijst 2005 (1996-2016). En ook voor 2017 zijn afwijkende bewaartermijn tussentijds gewoon toegepast als voortschrijdend inzicht, wetgeving etc. daar aanleiding toe gaf, ook al gaf de geldende selectielijst daar andere termijnen voor. Het kan dus wel.
-
-
In de handreiking https://vng.nl/sites/default/files/publicaties/2017/20170906-handre... staat het volgende: Na vaststelling door de Minister van OCW d.d. 23 juni 2017, zoals gepubliceerd in de Staatscourant nr. 38013 van 6 juli 20171, geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017 de Selectielijst
voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017).
Deze selectielijst is de opvolger van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen na 1996 uit 2005, geactualiseerd in 2012 (Stcrt. 2012, 11906) (Verder: de Selectielijst 2012). De Selectielijst 2012 blijft van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen van 1 januari 1996 tot 31 december 2016.
Wanneer een subsidie is verstrekt (resultaat/einde dossier) in 2016, dan geldt de bewaartermijn van selectielijst 2012. De bewaartermijn is dan 7 jaar na laatste verantwoording. De vernietiging moet dan plaats vinden 7 jaar na laatste verantwoording van die specifieke subsidie aan de specifieke aanvrager.
Een subsidie verstrekt in juni 2017 kent de bewaartermijn van selectielijst 2017 en dat is 7 jaar na einde geldigheid subsidie. Immers de beschikking is opgemaakt in juni 2017. Proces/zaakdossier wordt daarmee afgesloten. En bewaartermijn gaat in.
Een subsidie verstrekt in januari 2020 kent de bewaartermijn van selectielijst 2020 en dat is 7 jaar na einde geldigheid subsidie.
Kortom, de sluiting van (zaak/proces) dossier bepaalt bewaartermijn. En bewaartermijn is gekoppeld aan desbetreffend selectielijst.
-
-
Het uitgangspunt van bewaartermijn is de sluiting van het (zaak/proces) dossier. Dan is de doelbinding voorbij. Wanneer een zaak/proces dossier gestart is in 2019 en sluit in 2020 dan geldt de bewaartermijn van selectielijst 2020. Wanneer datzelfde dossier was afgesloten in 2019 dan geldt selectielijst 2017.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie