BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Als we anders werken, kunnen we dan nog traditioneel selecteren en vernietigen?
Terwijl we worden overspoeld met informatie en we aan alle kanten alle zeilen moeten bijzetten om deze informatie enigszins te blijven beheersen met allerhande systemen, blijven de traditionele selectielijsten van kracht. Het idee blijft bestaan dat wij als informatiebeheerders alles langs zien komen en alles kunnen beoordelen en dan zeggen dit is te bewaren. Dit is vernietigbaar en dat vervolgens netjes op lijsten zetten om volgens procedure af te handelen.
Kunnen we dit nog volhouden? En als we dat doen, hoe reeel is dat? Met andere woorden zijn we dan ook eerlijk en beoordelen we echt alle informatie die in onze organisatie ontstaat en ontvangen wordt? Hoe heb je dat dan georganiseerd? En als je dat niet doet, omdat het een onmogelijke opgave is, wat doe je dan? Benieuwd naar ervaringen in deze.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Hoi Theo,
selectielijsten gelden natuurlijk voor alle informatiebronnen, digitaal of analoog. Daarentegen gaat steeds meer informatie langs de DIV-er/archiefbeheerder. De enige oplossing om dit enigzins te beperken is een meer centrale rol te gaan spelen in digitale processen: de DIV-er moet een proces- en informatiebeheerder worden. Door workflows, zaaksystemen en andere procesapplicaties te gaan beheren, kunnen formele documenten gevangen worden. Als je daarnaast een sjablonen-applicatie aan je DMS/RMA koppelt, heb je ook de documenten met een wat meer ad-hoc karakter. Dit beperkt het verlies aan informatie dat centraal bewaard wordt.
We kunnen niet alles bewaren en dat moeten we ook niet willen. Nu worden ook 90% van de papieren dossiers vernietigd. In de digitale wereld hoef je je alleen te richten op de potentieel te bewaren documenten. Tenminste, dat is mijn pragmatische mening. Het deel te vernietigen informatie die je niet in het oog hebt, wordt op een gegeven moment vanzelf vernietigd...
-
Permalink Antwoord van Rob van der Velde op
-
Hoi Rob,
Ik denk dat jij over een utopie gaat spreken. Met de beste wil vaqn de wereld zie ik niet dat DIV alle applicaties gaat beheren die formele documenten op gaan leveren.
Ik denk dat we in de toekomst goed moeten kijken naar waar lopen we als organisatie een risico met betrekking tot verantwoording en wat willen we uit historisch oogpunt gaan beheren. Voor die informatie daar zou DIV een rol moeten gaan spelen. Ook wij als provincie gaan nu nog uit van de utopie dat we alle formele documenten zullen gaan beheren. In de praktijk gebeurt er zoveel dat via de email van de ambtenaar, via mondelinge afspraken en via documenten die per usbstick of anders gewisseld wordt, dat we nu al niet alles in de hand hebben. Ik zou er dan ook voor pleiten dat we gezamelijk gaan kijken naar wat willen we beheren en dat de komende jaren die vraag centraal gaat staan. Dan kan je als DIV ook weer een serieuzere rol gaan spelen in de informatiehuishouding. Daarvoor moeten we elkaar opzoeken en daarmee ook de selectiemethodiek gaan aanpassen. Ik zou hier graag aan willen meewerken, wie nog meer?
-
-
Hoi Rob ;)
qua selectie bedoelen we volgens mij hetzelfde, in die zin dat er gefocust moet worden. Wat ik verder eigenlijk probeer te zeggen is niet dat de DIV-er alle applicaties moet gaan beheren, maar dat de rol van applicatiebeheerder, DIV-er en gegevensbeheerder, kwaliteitsmedewerker moeten integreren tot een nieuwe rol. Je kunt dat zien als het einde van de DIV-er, maar ook als een verbreding. Dit is natuurlijk een stip op de horizon, een lange termijn-visie, maar niet utopisch volgens mij.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In een utopische wereld is alle informatie onder controle. Nu heb ik er ook mijn serieuze twijfels over of dat ooit gaat lukken, maar laten wij - DIV'ers, IM'ers, Archivarissen, etc. - er wel naar streven, net zo goed als dat men streeft naar een wereld zonder armoede, ziekte, oorlog en ander vervelend spul. (beetje scheve vergelijking, maar goed...)
Waar te beginnen? Dat is een prioriteiten-vraagstuk. Hoe belangrijk is een verzameling informatie voor de verantwoording en bewijslast, voor het cultuur-historisch erfgoed, voor de compliancy, voor de dienstverlening, voor ...? Op grond van die aspecten kun je meer of minder prioriteit aan een verzameling informatie toekennen. Gooi daar nog een mooie kosten-baten-analyse bovenop (business case) en je kunt een hele nette afweging maken over waar te beginnen.
Er zijn echter nog (minstens) twee zaken die je eerst moet regelen. Ten eerste: Welke aspecten zijn belangrijk? Dat verschilt per organisatie. De ene organisatie (lees: politiek) vindt bijvoorbeeld cultuur-historisch erfgoed zeer belangrijk, terwijl de andere organisatie er geen donder om geeft. Ten tweede: Welke (deel-)verzamelingen aan informatie zijn er?
Ik licht die laatste vraag even nader toe. Informatie is als een enorme bak met blokken. Blokken in verschillende kleuren, maten, vormen, materialen, etc. Op grond waarvan ga je daar (deel-)verzamelingen van maken? Terug naar informatie. Ga je je informatie rangschikken en prioriteren op grond van:
- kanaal?
- vorm?
- frequentie?
- proces?
- bewaartermijn?
- een combinatie van een of meer van deze eigenschappen?
Kortom: inventariseer je informatie(-deel-)verzamelingen, analyseer ze, ken prioriteiten toe en ga aan de slag. En vergeet niet om tussentijds te evalueren en indien nodig te herzien.
-
Permalink Antwoord van Gerry de Vaan - van der Sterren op
-
Traditioneel selecteren en vernietigen?
Selectie kan worden vastgelegd in zaakkaarten/kenniskaarten of onder andere termelogie in gebruik zijnde gelijksoortigen geintegreerd in het DMS. Laten we in dit geval even voor het gemak 'het' zaakkaarten noemen. In een zaakkaart kun je vastleggen Budgethouder/Proceseigenaar/Procesverantwoordelijke. Laat bovenstaanden de zaakkaarten accoderen (digitaal tekenen) en je hebt op procesniveau vastgelegd welke documenten voor vernietiging of bewaren in aanmerking komen. Bij het opstellen van de zaakkaarten is proceskennis en DIV-kennis onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Dus geen vernietigingslijsten achteraf maken maar vooraf selectie bepalen op procesniveau.
-
Permalink Antwoord van Theo Kremer op
-
Klopt, maar de veronderstelling die eronder zit is dat DIV alles beoordeelt. En dat is altijd geinterpreteerd alles wat is aangeboden aan DIV. Dus meestal papier. En wat doe je als je echt de regels moet volgen? Dus alle informatie beoordelen. Ik bepleit jouw aanpak, door te kijken naar wat je wil hebben. Zeker in een digitale omgeving. Maar dan ben je formeel in overtreding. Bepleiten we een pragmatische aanpak en of bepleiten we aanpassing van de wet- en regelgeving in deze, waardoor de pragmatische insteek formaliseren?
Rob Haans zei:Hoi Theo,
selectielijsten gelden natuurlijk voor alle informatiebronnen, digitaal of analoog. Daarentegen gaat steeds meer informatie langs de DIV-er/archiefbeheerder. De enige oplossing om dit enigzins te beperken is een meer centrale rol te gaan spelen in digitale processen: de DIV-er moet een proces- en informatiebeheerder worden. Door workflows, zaaksystemen en andere procesapplicaties te gaan beheren, kunnen formele documenten gevangen worden. Als je daarnaast een sjablonen-applicatie aan je DMS/RMA koppelt, heb je ook de documenten met een wat meer ad-hoc karakter. Dit beperkt het verlies aan informatie dat centraal bewaard wordt.
We kunnen niet alles bewaren en dat moeten we ook niet willen. Nu worden ook 90% van de papieren dossiers vernietigd. In de digitale wereld hoef je je alleen te richten op de potentieel te bewaren documenten. Tenminste, dat is mijn pragmatische mening. Het deel te vernietigen informatie die je niet in het oog hebt, wordt op een gegeven moment vanzelf vernietigd...
-
-
Hoi Rob,
Ik denk dat de stip al dichterbij dan we denken. Als je een goed overzicht heb, lees beheerplan informatiehuishouding waarmee je een totaalplaatje hebt, dan kun je met de business en de andere betrokkenen keuzes maken.
Rob Haans zei:Hoi Rob ;)
qua selectie bedoelen we volgens mij hetzelfde, in die zin dat er gefocust moet worden. Wat ik verder eigenlijk probeer te zeggen is niet dat de DIV-er alle applicaties moet gaan beheren, maar dat de rol van applicatiebeheerder, DIV-er en gegevensbeheerder, kwaliteitsmedewerker moeten integreren tot een nieuwe rol. Je kunt dat zien als het einde van de DIV-er, maar ook als een verbreding. Dit is natuurlijk een stip op de horizon, een lange termijn-visie, maar niet utopisch volgens mij.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Theo schrijft: "Ik denk dat de stip al dichterbij dan we denken. Als je een goed overzicht heb, lees beheerplan informatiehuishouding waarmee je een totaalplaatje hebt, dan kun je met de business en de andere betrokkenen keuzes maken."
Daar ben ik het van harte mee eens. Ook dossiervorming als zodanig (of vorming van zaakdossiers) zou veel meer in deze richting moeten zijn. Nu zie ik vooral in de papieren omgeving wat collega's in dossiers opgenomen willen hebben en dat is -in diverse gevallen- tamelijk treurig.
Het schijnt enorm lastig te zijn om een totaalplaatje van een zaak of dossier te hebben en vast te stellen wat relevant is of juist niet. Het dossier moet compleet zijn, betekent maar al te vaak dat documenten van weinig tot geen waarde een plaatsje moeten krijgen.Een en ander betekent inzicht in van alles en nog wat, vraagt om nadenkende medewerkers, analoog en/of digitaal. Natuurlijk kan er veel 'stomweg toegepast' worden en met checklistst worden gewerkt. Veelal wordt dit tot doel verheven in plaats van als middel gebruikt. Een van de redenen waarom ik niet kapot ben van de 'landelijke stukkenlijst' (en eerder de Brabantse lijst): handige hulpmiddelen, maar indien zonder kennis van zaken of inzicht toegepast niet altijd verstandig.
Vertrouw er niet blind op, ook niet indien dit vooraf is geaccordeerd.
idem met zaak/kenniskaarten, termijnen in DSP/ZTC
(terminologie)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
