BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
100% digitaal ben ik voor mij al als je alle niet digitale stukken direct bij binnenkomt digitaliseert (of dit bv. bij TNT laat doen) en pas als laatste stap een digitaal stuk print voor communicatie aan de klant.
Als de behandeling maar digitaal is en digitaal leidend is ben je denk ik een heel eind! Stimuleren van kanaal is trouwens wel erg interessant, meer dan hier en daar wat flyers en billboard ben ik niet tegengekomen. Zijn er al gemeenten die eventuele besparingen bij digitale aanvragen direct verwerken in de leges? Financiële stimulans blijft denk ik noodzakelijk.
Rob Haans zei:
Nog een nabrander: 100% digitaal zal onze documenthuishouding wel nooit worden verwacht ik. Misschien met uitzondering van bedrijven waar wij klant van zijn, willen en kunnen we van derden niet afdwingen dat ze digitaal met ons communiceren. We kunnen het stimuleren, maar de keuze van medium ligt (mede) bij de tegenpartij.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Robm Ik deel jouw constatering, al zullen 'de analoge klanten' steeds meer afnemen. Voor bedrijven wordt het al vaak onmogelijk gemaakt. Wat dat betreft is het goed de focus op geheel digitaal op b.v. 2018 te plaatsen.
Sven Blom | KBenP zei:100% digitaal ben ik voor mij al als je alle niet digitale stukken direct bij binnenkomt digitaliseert (of dit bv. bij TNT laat doen) en pas als laatste stap een digitaal stuk print voor communicatie aan de klant.
Als de behandeling maar digitaal is en digitaal leidend is ben je denk ik een heel eind! Stimuleren van kanaal is trouwens wel erg interessant, meer dan hier en daar wat flyers en billboard ben ik niet tegengekomen. Zijn er al gemeenten die eventuele besparingen bij digitale aanvragen direct verwerken in de leges? Financiële stimulans blijft denk ik noodzakelijk.
Rob Haans zei:
Nog een nabrander: 100% digitaal zal onze documenthuishouding wel nooit worden verwacht ik. Misschien met uitzondering van bedrijven waar wij klant van zijn, willen en kunnen we van derden niet afdwingen dat ze digitaal met ons communiceren. We kunnen het stimuleren, maar de keuze van medium ligt (mede) bij de tegenpartij.
-
Permalink Antwoord van Bertrand van den Boogert op
-
Goedemorgen Rob,
Het aanschaffen van certificaten voor handtekeningen is mijns inziens niet nodig en heb ik getoetst aan wet en regelgeving. Ik ben afgestudeerd op de elektronische handtekening vorig jaar bij de HMDI. Interesse in mijn scriptie?
Met vr. gr.
Bertrand van den Boogert
waterschap Hollandse Delta
06-1339 4138
-
Permalink Antwoord van Danielle Hag op
-
@Bertrand,
zou je je scriptie hier niet kunnen plaatsen? Ik denk dat we er allemaal wel om staan te springen.
Iedereen is zo'n beetje bezig met digitale handtekening en uit te pluizen wat wel en niet mag.
Ik (en heel veel anderen denk ik) zouden graag je scriptie lezen.
Bertrand van den Boogert zei:Goedemorgen Rob,
Het aanschaffen van certificaten voor handtekeningen is mijns inziens niet nodig en heb ik getoetst aan wet en regelgeving. Ik ben afgestudeerd op de elektronische handtekening vorig jaar bij de HMDI. Interesse in mijn scriptie?
Met vr. gr.
Bertrand van den Boogert
waterschap Hollandse Delta
06-1339 4138
-
-
@Bertrand, ook ik wil graag je scriptie lezen !
-
Permalink Antwoord van Drazen Lisica op
-
Die afname is eigenlijk al begonnen. Ik heb al bij een aantal organisaties, die een centrale postafdeling hebben, gevraagd hoeveel poststukken zij per dag moeten verwerken en of dit stijgende was of juist dalende. Allen hadden een soortgelijk antwoord. De hoeveelheid daalt nu al, en flink ook nog.
Yvonne Welings zei:@Robm Ik deel jouw constatering, al zullen 'de analoge klanten' steeds meer afnemen. Voor bedrijven wordt het al vaak onmogelijk gemaakt. Wat dat betreft is het goed de focus op geheel digitaal op b.v. 2018 te plaatsen.
Sven Blom | KBenP zei:100% digitaal ben ik voor mij al als je alle niet digitale stukken direct bij binnenkomt digitaliseert (of dit bv. bij TNT laat doen) en pas als laatste stap een digitaal stuk print voor communicatie aan de klant.
Als de behandeling maar digitaal is en digitaal leidend is ben je denk ik een heel eind! Stimuleren van kanaal is trouwens wel erg interessant, meer dan hier en daar wat flyers en billboard ben ik niet tegengekomen. Zijn er al gemeenten die eventuele besparingen bij digitale aanvragen direct verwerken in de leges? Financiële stimulans blijft denk ik noodzakelijk.
Rob Haans zei:
Nog een nabrander: 100% digitaal zal onze documenthuishouding wel nooit worden verwacht ik. Misschien met uitzondering van bedrijven waar wij klant van zijn, willen en kunnen we van derden niet afdwingen dat ze digitaal met ons communiceren. We kunnen het stimuleren, maar de keuze van medium ligt (mede) bij de tegenpartij.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In mijn organisatie is de papieren inkomende post slechts lichtjes gedaald in de afgelopen 4 jaar. Ik had inderdaad een sterke terugloop verwacht, maar de cijfers die dagelijks bijgehouden worden laten een ander beeld zien.
-
-
De daling zal denk ik veel te maken kunnen hebben met de type organisatie en natuurlijk met de taken en activiteiten (misschien ook de grootte). Hier zullen zeker verschillen in zijn. Maar het feit dat in jouw organisatie ook sprake van een daling sluit wel aan bij mijn punt.
(Wil niet zeggen dat dit bij iedere organisatie moet spelen)
-
Permalink Antwoord van Ilse van Vliet-Suidgeest op
-
Wellicht is het rapport op de website van Lisse interessant, opgesteld door een beleidsmedewerker van Gemeente Lisse. Zij zijn bezig om volledig digitaal te gaan werken aan de hand van een gekwalificeerd certificaat. Het implementatie traject inclusief kosten en baten tref je aan in het rapport.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Zoals ik in mijn inleiding al stelde, ben ik het niet eens met Ria. Ze stelt alleen dat andere vormen dan de gecertificeerde handtekeningen onzeker zijn en gaat dan niet verder. Maar het is goed voor de discussie.
-
-
Desalniettemin vraagt men in menige organisatie tóch om de gecertificeerde handtekening overal en voor alles in te voeren. Dat hoeft misschien niet volgens de wet, maar het is de onderbuik die erom vraagt. Wat doe je dan? Ga je de vraag aanpakken of de onderbuik? Met andere woorden, ga je inderdaad de gecertificeerde handtekening breed invoeren of ga je (de medewerkers van) je organisatie voorlichten en overtuigen?
Wat zijn de voordelen van deze alternatieve benaderingswijzen? Wat zijn de nadelen? (En wat is de tussenweg?)
-
-
Ik zou zeggen: bespreek het breed binnen je organisatie. Het is een discussie over het nemen van risico's, dus per definitie subjectief en abstract. Laat de kosten en de risico's zien en maak op basis daarvan een keuze. Een organisatie kan risicomijdend zijn, dan zal ieder risico er een te veel zijn. Maar dan heb je wel alle mogelijkheden laten zien. Wij willen deze discussie breder trekken, naar informatiebeveiliging toe. Hier speelt hetzelfde: wil je alle risico's uitsluiten, tenzij dit het werk onmogelijk maakt ("need to know"-principe) of wil je alles openstellen, tenzij er specifieke risico's rond bepaalde informatie zal ontstaan (open, tenzij..)?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
