BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn van geregistreerde e-mails in Outlook
Beste collega's,
Burgers en organisaties sturen steeds vaker mails naar de overheid die wij als DIV registreren in ons DMS of zaaksysteem. Fysiek ingekomen post die door DIV geregistreerd wordt, komt na registratie in een gezamenlijke "dagmap" terecht en zal uiteindelijk na 3 maanden d.m.v. het vervangingsbesluit / substitutie vervangen worden. E-mails die door DIV worden geregistreerd, zal na registratie in een "afgehandelde map" (in Outlook) van de registrerende DIV'er worden bewaard.
Nu heb ik 3 vragen voor de DIV'ers die ook deze methode toepassen:
1. Hoe lang bewaren jullie geregistreerde e-mail?
2. Hanteren jullie bij het bewaren van e-mail in bijvoorbeeld Outlook de archiefwet?
3. Zo ja, welke regelgeving uit de archiefwet gebruiken jullie?
Ik ben benieuwd naar de reactie.
Met vriendelijke groet,
Danny Staring
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Er is sterk behoefte aan een bewaartermijn voor e-mails, maar een generieke bewaartermijn staat niet in de selectielijst: http://www.breednetwerk.nl/group/waarderingenselectie/forum/topics/...
-
Permalink Antwoord van Guus Benkers op
-
Binnen onze organisatie hebben we het beleid dat alle relevante e-mail geregistreerd wordt in een zaak in het zaaksysteem (of een andere aangewezen applicatie). In de praktijk gebeurt dit natuurlijk vaak niet. Daarom hebben we als pragmatische 'achtervang' beleid ontwikkeld dat gebaseerd is op de 'Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid'. Het is mijns inziens een keuze die je maakt voor ofwel het volgen van de wet, hetgeen in de praktijk onmogelijk is, ofwel een pragmatische aanpak die zoveel mogelijk rekening houdt met de wet, maar ook uitvoerbaar blijft.
-
-
Zo lang de selectielijst niet voorziet in een termijn, is idd de meest praktische oplossing dit als aanvullende afspraak vast te stellen.
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
Bij een vorige gemeente hielden wij een termijn aan van 1 jaar. Die termijn was geboren uit de praktijk.
De meeste vragen over een aangeboden mail (ter registratie) volgen binnen een paar maanden. Erg handig als je die dan in de mailbox kunt opzoeken en kunt achterhalen wat er precies mee gebeurd is.
Alle mails die waren ontvangen waren of registratie waardig, dus vastgelegd in een dms/zaaksysteem en op die registratie zat de betreffende bewaartermijn. Of de mail was niet registratiewaardig en is de termijn van 1 jaar zeer redelijk. (wellicht al te lang)
Waarom zou je zowel de originele mail als de betreffende registratie in DMS/zaaksysteem even lang bewaren? Dan is er echt sprake van 1. dubbele opslag en 2. je 'archiveert' mail in een omgeving die niet voor archivering in aanmerking komt. Het e-mailprogramma is immers een communicatiemiddel en geen opslaglocatie.
Bij mijn huidige gemeente doen we ongeveer hetzelfde. Aan individuele behandelaars geven we overigens het volgende advies: heb je de mail toegevoegd aan het betreffende dossier, verwijder dan de mail uit je mailbox. Het dossier is DE vindplaats voor de informatie en die is dan ook toegankelijk voor diegene waarvoor de informatie beschikbaar moet zijn.
-
Permalink Antwoord van Jan Endeveld op
-
Wij behandelen de mail net zoals fysiek inkomende post. dus het maakt niet uit of iets digitaal naar de gemeente wordt gestuurd of per post.
Het onderwerp is van belang ivm vernietigen of bewaren, dus niet de vorm!!
Alle mails die , net zoals de inkomende fysieke post, volgens bepaalde criteria , geregistreerd moeten worden in Corsa krijgen op die manier de juiste waardering.
Mails die binnekomen en niet registratie-waardig zijn worden worden vanzelf vernietigd als de prullenbak geleegd wordt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
