NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Theoretische inleiding
Iedereen onder ons die bij de overheid werkt kent het wel: bezwaar en beroep. In het kort, als je het niet eens bent een besluit van de overheid, dan kun je hiervoor een bezwaarschrift indienen. De overheid bekijkt dan of je bezwaar terecht is. Zo ja, dan wordt er een nieuw besluit genomen. Zo niet, dan blijft het oude besluit gehandhaafd. Ben je dan nog niet tevreden, dan kun je in beroep gaan. In dat geval bekijkt de rechter of je gelijk hebt en kan deze de overheid eventueel dwingen om een nieuw besluit te nemen. Of niet.
De overheid stoeit hier dus met de burger (of medewerker) en - indien van toepassing - de rechtbank. Er wordt enige correspondentie gevoerd en dus is er al gauw sprake van archiefbescheiden die gedurende enige tijd bewaard moeten worden.
Bij menige overheidsorganisatie wordt momenteel het zaakgericht werken ingevoerd. Vooraf gaan we de processen in kaart brengen, ook wel zaaktypen genoemd, en telkens wanneer een dergelijk proces wordt doorlopen, dan spreken wij van een zaak. Zo'n zaak leggen we vast in een systeem. Ook alle documenten en anderssoortige informatie leggen wij vast in dat systeem. Vervolgens leggen we lijntjes tussen de documenten en informatie en de zaken waarvoor ze relevant zijn.
We kunnen ook lijntjes tussen zaken onderling leggen. We kennen twee soorten lijntjes (zie RGBZ):
De vraag
Bij het zaakgericht werken is er bij een bezwaar sprake van minstens twee zaken:
Als het bezwaar gegrond blijkt te zijn, dan zal er een nieuw besluit over de vergunning genomen moeten worden. Hoe richten we dit in?
Ik leg dit graag ter discussie aan jullie voor. Vergeet niet dat er na het bezwaar ook nog een beroep kan volgen!
Ter onderbouwing van optie 4
Optie 4 is, geloof ik, een ietwat onorthodoxe benadering. Ik vind deze optie echter toch het overwegen waard. Ik vind deze namelijk wel een voordeel hebben voor de burger. Als ik als burger inlog op mijn PIP en ik zie dat de vergunning-zaak gesloten is, dan vertrouw ik erop dat mijn rechten en plichten vaststaan en dat ik aan de slag kan (evenement organiseren, boom kappen, huis bouwen, etc). Zolang deze open staat, het liefst met de toelichting erbij dat er nog bezwaar ingediend kan worden, dan zal ik alert blijven en de zaak blijven volgen. Het is vervelend voor een burger om te horen dat zij "aan de slag kan - oh nee, toch niet!"
Tags:
Er spelen een aantal afwegingen hier:
- gaan we uit bij zaakgericht werken puur uit van het proces of van de aanleiding en het resultaat?
Door een paar mensen wordt gezegd dat doordat bezwaar een ander proces is dat nooit een deelzaak kan zijn van een vergunningzaak. Als je stelt dat ieder proces automatisch een andere zaak wordt klopt dit. Maar een bezwaarproces is een proces wat nooit op zich zelf staat. De aanleiding is altijd een ander proces. In die zin kun je het bezwaarproces als een generiek subproces zien van een vergunningproces. En dus ook als een subzaak van een vergunningzaak. In processenland worden vaker dit soort generieke subprocessen gemaakt. Dat maakt het procesbeschrijven makkelijker en houdt het basisproces kleiner. Zo heb je generieke subprocessen voor aanbesteden, inspraak, noem het maar op. Moet de inspraak bij een bestemmingsplan ook een aparte zaak worden? Ik denk van niet.
- Wordt een zaak afgesloten na een besluit, ook al is er bezwaar en beroep, etc. mogelijk? En zo ja, kan deze heropend worden?
Ook hier geldt het principe van de aanleiding en resultaat. Na een bezwaar kan een besluit opnieuw genomen worden. Er wordt een nieuw besluit genomen, dus zou je kunnen denken: een nieuwe zaak. Maar het oude besluit is niet meer rechtsgeldig, het heeft geen waarde meer. Er is dus feitelijk maar één resultaat. Daarnaast is de aanleiding steeds hetzelfde gebleven: de aanvraag. Ik denk dus dat de zaak eindigt na een besluit, maar heropend wordt na een bezwaar. Daarmee verschuift ook de bewaartermijn. Als in een PIP dit helder vermeld wordt is dat geen probleem lijkt me. Overigens kan het zo zijn dat de burger haar aanvraag verandert na een afwijzing: hier is het duidelijk een nieuwe zaak geworden: de aanleiding is anders (nieuwe aanvraag) en er wordt een nieuw besluit genomen, zonder dat het oude besluit aan rechtskracht verliest.
Hallo Rob,
Ik kijk er toch wat anders tegen aan.
Een zaak kan uiteenvallen in meerdere deelzaken. Voorwaarde daarbij is wel dat zo'n deelzaak start tijdens behandeling van de hoofdzaak en afgehandeld wordt tijdens de hoofdzaak. Een vervolgzaak kan verbonden zijn aan de hoofdzaak. Kenmerk van een vervolgzaak is dat deze niet tijdens de doorlooptijd van de hoofdzaak plaatsvindt, maar erna. Daarnaast kun je gerelateerde zaken hebben (zaak die een relatie heeft met een andere zaak anders dan hoofdzaak, deelzaak of vervolgzaak). Duidelijk is dat bezwaar en beroep start na afhandeling van de hoofdzaak waardoor het nooit een deelzaak kan zijn. Discussie kun je voeren of een bezwaar of beroep nu een vervolgzaak is of een gerelateerde zaak. Feit is dat het bestaan van laatstgenoemden van invloed kan zijn op de bewaartermijn van de hoofdzaak.
Als je er vanuit gaat dat een toegekend bezwaar een zaak heropent en daardoor een oud besluit teniet wordt gedaan, dat kan een bezwaar een subzaak zijn en toch voldaan worden aan de regel die je stelt. Want het bezwaar vindt plaats vóór het nieuwe besluit. Leidt een bezwaar niet tot een nieuw besluit, dan blijft het volgens jouw regel wel een zelfstandige, gerelateerde zaak.
Mart Mommers zei:
Hallo Rob,
Ik kijk er toch wat anders tegen aan.
Een zaak kan uiteenvallen in meerdere deelzaken. Voorwaarde daarbij is wel dat zo'n deelzaak start tijdens behandeling van de hoofdzaak en afgehandeld wordt tijdens de hoofdzaak. Een vervolgzaak kan verbonden zijn aan de hoofdzaak. Kenmerk van een vervolgzaak is dat deze niet tijdens de doorlooptijd van de hoofdzaak plaatsvindt, maar erna. Daarnaast kun je gerelateerde zaken hebben (zaak die een relatie heeft met een andere zaak anders dan hoofdzaak, deelzaak of vervolgzaak). Duidelijk is dat bezwaar en beroep start na afhandeling van de hoofdzaak waardoor het nooit een deelzaak kan zijn. Discussie kun je voeren of een bezwaar of beroep nu een vervolgzaak is of een gerelateerde zaak. Feit is dat het bestaan van laatstgenoemden van invloed kan zijn op de bewaartermijn van de hoofdzaak.
Hallo Rob,
Je weet pas als je zo'n procedure doorlopen hebt wat het besluit gaat worden. De identificatie van het zaaktype en dus het werkproces vindt veel eerder plaats, op het moment van ontvangst van het bezwaar. Jouw redenatie is: als het werkproces doorlopen is en het besluit is positief dan pas ken ik het zaaktype toe. Een creatieve maar wel heel aparte benadering.
Hallo Rob,
Je weet pas als je zo'n procedure doorlopen hebt wat het besluit gaat worden. De identificatie van het zaaktype en dus het werkproces vindt veel eerder plaats, op het moment van ontvangst van het bezwaar. Jouw redenatie is: als het werkproces doorlopen is en het besluit is positief dan pas ken ik het zaaktype toe. Een creatieve maar wel heel aparte benadering.
Hoewel elke organisatie uiteraard zelf kan bepalen welke zaaktypen men voor z'n processen wil inrichten (elke organisatie werkt nu eenmaal anders, dus een keuze die voor alle organisaties past is er niet), zou ik niet snel voor optie 4 kiezen. Na het nemen van een besluit over de aanvraag van de vergunning is deze zaak afgehandeld. Wat ik mis in bovenstaande discussie, is dat er nog een ander zaaktype relevant is, namelijk de bezwaarprocedure. Naast één zaak vergunning en nul, één of meerdere zaken bezwaarschriften, heb je dan ook één zaak bezwaarprocedure waarbij je de alle bezwaarschriften betrekt om tot een besluit te komen. Het besluit/resultaat in de zaak bezwaarprocedure is zowel relevant met betrekking tot de archiefkenmerken (hoe lang moet het zaakdossier bewaard worden) als met betrekking tot de aanvrager van de vergunning. Het is dus wenselijk om deze aanvrager als betrokkene bij de bezwaarprocedure op te voeren, zodat deze daarover wordt geïnformeerd.
Volgens mij moeten we het niet moeilijker maken dan nodig. Eigenlijk is het heel simpel.
Je hebt zaken die worden autonoom getriggerd, onafhankelijk in oorsprong en functie. Die veroorzaakt een keten van processtappen. Sommige processtappen gedragen zich als een eigen procesketen (begin-eind) en kan je daardoor een deelproces noemen. het resultaat van dit deelproces is weer de voeding voor de volgende processtap in het hoofdproces. Wanneer al deze procestappen zijn doorlopen komt er een voorlopig definitief besluit.
Voorlopig, omdat het proces is feitelijk nog niet afgerond. Er is namelijk voorzien in een acceptatie van het resultaat. Dit is de periode waar bezwaar kan worden gemaakt tegen dit besluit. Dit is dus geen autonoom proces, maar afhankelijk van de oorsprong en functie van het hoofdproces. Wordt hier binnen die periode geen gebruik van gemaakt wordt het voorlopig besluit pas definitief en kan je het dossier pas formeel afsluiten. Wordt hier wel gebruik van gemaakt is het hoofdproces gewoon nog niet definitief afgerond. Het resultaat van dit bezwaar of bezwaren bepaalt pas of het voorlopig besluit onveranderd definitief kan worden afgesloten. Of dat het besluit wordt afgewezen en geen rechtsgeldigheid heeft gekregen.
Wanneer we de bezwaarperiode dus als onderdeel zien van het hoofdproces hoeven we ons helemaal niet druk te maken over kreten als vervolgprocessen en deelprocessen. Een bezwaarprocedure is feitelijk niets anders dan een deelproces met een vervolgkarakter omdat dit deel van het proces vaak niet wordt benut. Dat is kennelijk ook de reden waarom we een bezwaarprocedure zijn gaan beleven als iets dat los staat van dat hoofdproces.
Dit zijn allang bestaande proces- en dossierconcepten en veranderen niet door het invoeren van zaaksgewijs werken dat archivistisch niets nieuws is. Het “nieuwe” zaaksgewijs werken gaat namelijk vooral uit van procesafhandeling en dan je kan je deze zaken best in allerlei typen uitkleden. Procesmatig is dat geen probleem, archivisties hebben we hier allang oplossingen voor. Analoog zijn het dan tabstroken en mappen die hoofd-, deel-, en "vervolg"zaken structuren. Los waar deze analoge delen zich fysiek bevinden lossen we met metadat al heel lang de onderlinge relaties en vindplaat(sen). Digitaal is dat feitelijk niet anders, dan is er alleen geen fysieke eenheid waarnaar verwezen hoeft te worden.
Volgens mij moeten we het niet moeilijker maken dan nodig. Eigenlijk is het heel simpel.
Je hebt zaken die worden autonoom getriggerd, onafhankelijk in oorsprong en functie. Die veroorzaakt een keten van processtappen. Sommige processtappen gedragen zich als een eigen procesketen (begin-eind) en kan je daardoor een deelproces noemen. het resultaat van dit deelproces is weer de voeding voor de volgende processtap in het hoofdproces. Wanneer al deze procestappen zijn doorlopen komt er een voorlopig definitief besluit.
Voorlopig, omdat het proces is feitelijk nog niet afgerond. Er is namelijk voorzien in een acceptatie van het resultaat. Dit is de periode waar bezwaar kan worden gemaakt tegen dit besluit. Dit is dus geen autonoom proces, maar afhankelijk van de oorsprong en functie van het hoofdproces. Wordt hier binnen die periode geen gebruik van gemaakt wordt het voorlopig besluit pas definitief en kan je het dossier pas formeel afsluiten. Wordt hier wel gebruik van gemaakt is het hoofdproces gewoon nog niet definitief afgerond. Het resultaat van dit bezwaar of bezwaren bepaalt pas of het voorlopig besluit onveranderd definitief kan worden afgesloten. Of dat het besluit wordt afgewezen en geen rechtsgeldigheid heeft gekregen.
Wanneer we de bezwaarperiode dus als onderdeel zien van het hoofdproces hoeven we ons helemaal niet druk te maken over kreten als vervolgprocessen en deelprocessen. Een bezwaarprocedure is feitelijk niets anders dan een deelproces met een vervolgkarakter omdat dit deel van het proces vaak niet wordt benut. Dat is kennelijk ook de reden waarom we een bezwaarprocedure zijn gaan beleven als iets dat los staat van dat hoofdproces.
Dit zijn allang bestaande proces- en dossierconcepten en veranderen niet door het invoeren van zaaksgewijs werken dat archivistisch niets nieuws is. Het “nieuwe” zaaksgewijs werken gaat namelijk vooral uit van procesafhandeling en dan je kan je deze zaken best in allerlei typen uitkleden. Procesmatig is dat geen probleem, archivisties hebben we hier allang oplossingen voor. Analoog zijn het dan tabstroken en mappen die hoofd-, deel-, en "vervolg"zaken structuren. Los waar deze analoge delen zich fysiek bevinden lossen we met metadat al heel lang de onderlinge relaties en vindplaat(sen). Digitaal is dat feitelijk niet anders, dan is er alleen geen fysieke eenheid waarnaar verwezen hoeft te worden.
Zoals gezegd... bij één zaak bezwaarprocedure kunnen meerdere zaken bezwaarschrift worden meegenomen.
De vraag 'een bezwaarschrift leidt toch tot een bezwaarprocedure?' zou ik dus ontkennend willen beantwoorden.
Rob Haans zei:
Dit kan ik niet volgen. Een bezwaarschrift leidt toch tot een bezwaarprocedure? Heb je het dan over een zaak met maar één document? In mijn ogen is het besluit wat volgt uit de bezwaarprocedure het resultaat van het bezwaarschrift. Je kunt je alleen nog afvragen of het nieuwe vergunningbesluit wat kan volgen uit het besluit van de bezwaarprocedure ervoor zorgt dat de gehele bezwaarprocedure een subzaak/-proces wordt van de vergunningzaak/-procedure.
Corné Dekker zei:
Hoewel elke organisatie uiteraard zelf kan bepalen welke zaaktypen men voor z'n processen wil inrichten (elke organisatie werkt nu eenmaal anders, dus een keuze die voor alle organisaties past is er niet), zou ik niet snel voor optie 4 kiezen. Na het nemen van een besluit over de aanvraag van de vergunning is deze zaak afgehandeld. Wat ik mis in bovenstaande discussie, is dat er nog een ander zaaktype relevant is, namelijk de bezwaarprocedure. Naast één zaak vergunning en nul, één of meerdere zaken bezwaarschriften, heb je dan ook één zaak bezwaarprocedure waarbij je de alle bezwaarschriften betrekt om tot een besluit te komen. Het besluit/resultaat in de zaak bezwaarprocedure is zowel relevant met betrekking tot de archiefkenmerken (hoe lang moet het zaakdossier bewaard worden) als met betrekking tot de aanvrager van de vergunning. Het is dus wenselijk om deze aanvrager als betrokkene bij de bezwaarprocedure op te voeren, zodat deze daarover wordt geïnformeerd.
Niet moeilijker maken dan nodig is, begint wat mij betreft met het nooit noemen van het woord stap bij het onderwerp zaakgericht werken. De entiteit stap ontbreekt niet voor niets in de standaard RGB-Zaken. Bij zaakgericht werken leg je de status van de zaak vast en niet de stappen. Wil je een deel van een proces bewaken, dan maak je hier een deelzaak voor aan, waarbij ook weer de status en niet de stappen worden vastgelegd.
Marius Jansen zei:
Volgens mij moeten we het niet moeilijker maken dan nodig. Eigenlijk is het heel simpel.
Je hebt zaken die worden autonoom getriggerd, onafhankelijk in oorsprong en functie. Die veroorzaakt een keten van processtappen. Sommige processtappen gedragen zich als een eigen procesketen (begin-eind) en kan je daardoor een deelproces noemen. het resultaat van dit deelproces is weer de voeding voor de volgende processtap in het hoofdproces. Wanneer al deze procestappen zijn doorlopen komt er een voorlopig definitief besluit.
Voorlopig, omdat het proces is feitelijk nog niet afgerond. Er is namelijk voorzien in een acceptatie van het resultaat. Dit is de periode waar bezwaar kan worden gemaakt tegen dit besluit. Dit is dus geen autonoom proces, maar afhankelijk van de oorsprong en functie van het hoofdproces. Wordt hier binnen die periode geen gebruik van gemaakt wordt het voorlopig besluit pas definitief en kan je het dossier pas formeel afsluiten. Wordt hier wel gebruik van gemaakt is het hoofdproces gewoon nog niet definitief afgerond. Het resultaat van dit bezwaar of bezwaren bepaalt pas of het voorlopig besluit onveranderd definitief kan worden afgesloten. Of dat het besluit wordt afgewezen en geen rechtsgeldigheid heeft gekregen.
Wanneer we de bezwaarperiode dus als onderdeel zien van het hoofdproces hoeven we ons helemaal niet druk te maken over kreten als vervolgprocessen en deelprocessen. Een bezwaarprocedure is feitelijk niets anders dan een deelproces met een vervolgkarakter omdat dit deel van het proces vaak niet wordt benut. Dat is kennelijk ook de reden waarom we een bezwaarprocedure zijn gaan beleven als iets dat los staat van dat hoofdproces.
Dit zijn allang bestaande proces- en dossierconcepten en veranderen niet door het invoeren van zaaksgewijs werken dat archivistisch niets nieuws is. Het “nieuwe” zaaksgewijs werken gaat namelijk vooral uit van procesafhandeling en dan je kan je deze zaken best in allerlei typen uitkleden. Procesmatig is dat geen probleem, archivisties hebben we hier allang oplossingen voor. Analoog zijn het dan tabstroken en mappen die hoofd-, deel-, en "vervolg"zaken structuren. Los waar deze analoge delen zich fysiek bevinden lossen we met metadat al heel lang de onderlinge relaties en vindplaat(sen). Digitaal is dat feitelijk niet anders, dan is er alleen geen fysieke eenheid waarnaar verwezen hoeft te worden.
Niet moeilijker maken dan nodig is, begint wat mij betreft met het nooit noemen van het woord stap bij het onderwerp zaakgericht werken. De entiteit stap ontbreekt niet voor niets in de standaard RGB-Zaken. Bij zaakgericht werken leg je de status van de zaak vast en niet de stappen. Wil je een deel van een proces bewaken, dan maak je hier een deelzaak voor aan, waarbij ook weer de status en niet de stappen worden vastgelegd.
Marius Jansen zei:Volgens mij moeten we het niet moeilijker maken dan nodig. Eigenlijk is het heel simpel.
Je hebt zaken die worden autonoom getriggerd, onafhankelijk in oorsprong en functie. Die veroorzaakt een keten van processtappen. Sommige processtappen gedragen zich als een eigen procesketen (begin-eind) en kan je daardoor een deelproces noemen. het resultaat van dit deelproces is weer de voeding voor de volgende processtap in het hoofdproces. Wanneer al deze procestappen zijn doorlopen komt er een voorlopig definitief besluit.
Voorlopig, omdat het proces is feitelijk nog niet afgerond. Er is namelijk voorzien in een acceptatie van het resultaat. Dit is de periode waar bezwaar kan worden gemaakt tegen dit besluit. Dit is dus geen autonoom proces, maar afhankelijk van de oorsprong en functie van het hoofdproces. Wordt hier binnen die periode geen gebruik van gemaakt wordt het voorlopig besluit pas definitief en kan je het dossier pas formeel afsluiten. Wordt hier wel gebruik van gemaakt is het hoofdproces gewoon nog niet definitief afgerond. Het resultaat van dit bezwaar of bezwaren bepaalt pas of het voorlopig besluit onveranderd definitief kan worden afgesloten. Of dat het besluit wordt afgewezen en geen rechtsgeldigheid heeft gekregen.
Wanneer we de bezwaarperiode dus als onderdeel zien van het hoofdproces hoeven we ons helemaal niet druk te maken over kreten als vervolgprocessen en deelprocessen. Een bezwaarprocedure is feitelijk niets anders dan een deelproces met een vervolgkarakter omdat dit deel van het proces vaak niet wordt benut. Dat is kennelijk ook de reden waarom we een bezwaarprocedure zijn gaan beleven als iets dat los staat van dat hoofdproces.
Dit zijn allang bestaande proces- en dossierconcepten en veranderen niet door het invoeren van zaaksgewijs werken dat archivistisch niets nieuws is. Het “nieuwe” zaaksgewijs werken gaat namelijk vooral uit van procesafhandeling en dan je kan je deze zaken best in allerlei typen uitkleden. Procesmatig is dat geen probleem, archivisties hebben we hier allang oplossingen voor. Analoog zijn het dan tabstroken en mappen die hoofd-, deel-, en "vervolg"zaken structuren. Los waar deze analoge delen zich fysiek bevinden lossen we met metadat al heel lang de onderlinge relaties en vindplaat(sen). Digitaal is dat feitelijk niet anders, dan is er alleen geen fysieke eenheid waarnaar verwezen hoeft te worden.
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks. Verzorgd door