BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Zaakgericht werken en toegang tot het fysieke archief

We zijn vast niet de eersten die zich afvragen hoe je vanuit een zaaksgewijs ingericht DMS de dossiers in het traditioneel geordende fysieke archief kunt terugvinden, en ik doe graag een beroep op jullie
kennis en ervaring.

De situatie is als volgt: de gemeente waar ik werk is net gefuseerd, het DMS is zaaksgewijs ingericht en het eerste kwartaal nog niet beschikbaar voor de hele organisatie. Daarom is ervoor
gekozen om vooralsnog fysieke dossiers te vormen zoals men dat gewend
was, geordend volgens de BAC. Er wordt nog niet numeriek gearchiveerd.

Maar... de zaaksgewijze ordening en de fysieke ordening lijken zich niet goed met elkaar te verdragen, vooral niet in het geval van fysieke deeldossiers die in fasen naar het semi-statich archief worden
overgebracht. De ene zaak in het DMS (bijvoorbeeld een bestemmingsplan
inclusief inspraakreacties, zienswijzen etc.) heeft één dossiernummer,
maar dezelfde ene zaak is fysiek gearchiveerd in verschillende
deeldossiers die elk een eigen nummer moeten krijgen om teruggevonden te
kunnen worden. De tendens lijkt nu te zijn om dan maar in het DMS een
aparte lijst aan te leggen van de fysieke dossiers en hun vindplaats,
maar dat is niet echt een elegante oplossing.

Wie heeft ervaring met deze situatie en belangrijker nog: er een oplossing voor?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 30 December 2010 op 15.02

Ik ken alleen de oplossing van de afzonderlijke lijst. Die lijst kun je mogelijk ook realiseren en doorzoekbaar maken in je DMS. Ik zou daarbij de boel zo inrichten dat er relaties gelegd kunnen worden tussen zaken en dossiers.

Is een zaak gearchiveerd in meer dan één dossier (= deeldossiers)? Koppel dan al die dossiers aan de zaak. Zijn in één dossier diverse zaken gearchiveerd (= verzameldossier)? Koppel dan al die zaken aan het dossier.

Zorg er wel voor dat je in het systeem kunt zien:

- bij elk dossier welke zaken eraan gekoppeld zijn,

- bij elke zaak welke dossiers eraan gekoppeld zijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 2 Januari 2011 op 14.38

Dag Alice,

Zaaksgewijs werken is feitelijk ook gelijk aan zaaksgewijs ordenen, ook fysiek. Ik weet dat dit nog op weerstand stuit, maar dat is helemaal niet nodig. Het begrip dossier is niet synoniem voor een fysieke eenheid of map. Dat het er mee samen kan vallen doet daar niets aan af. Een zaak/dossier kan o.m. uit logistiek overwegingen (te dik) zelfs uit meerder mappen bestaan en binnen een map kunnen meerdere zaken worden gevormd (verzameldossier).

Voorzie -zoals Marco terecht aangeeft- in je systeem ruimte voor verwijzing en koppelingen. Ik neen aan dat deze zaaksgewijze deeldossiers ook voldoende genuanceerd in je systeem zijn beschreven. Dat biedt je meteen de gelegenheid om deze onderdelen te verwijzen naar de fysieke vindplaats. Wat betreft de toepassing van de BAC. Elk zaaktype kan aan een BAC worden gekoppeld, die hangt namelijk boven de partijen. In het ZTC onder IV3 categorie worden wel de codebeschrijving van de BAC gebruikt, maar de code zelf daarbuiten gelaten. Daarmee is de toegevoegde waarde eigenlijk niet voldoende benut. Ook daar is er dus geen spanningsveld met het zaaksgewijs werken.

Ook bij de bekende Heusdense manier van werken realiseren de mensen die dicht bij de werkvloer staan zich achteraf steeds meer dat zij de archivistische handelingen eigenlijk volgens dezelfde principes zijn blijven doen als in de analoge wereld. Met dat verschil dat zij dit nu vooraan in het proces plaatsvindt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 4 Januari 2011 op 21.37

Dag Alice,

Wat ik bedoel is dat het begrip en verschijsel deeldossier niet is gebonden aan de vorm fysiek of digitaal. Je zal ook digitaal de samenhang moeten behouden tussen documenten die een specifieke functie hebben binnen een deelproces of deelzaak. Denk bijvoorbeeld aan een meervoudige omgevingsvergunning. Dan heb je ook meerdere deeldossiers die tezamen het hoofdproces vormen. Maar ook in je eigen voorbeeld van het bestemmingsplan zal je digitaal alle documenten betreffende inspraak, zienswijze of welk facet dan ook deze middels een gemeenschappelijk kenmerk (metadata) als eigen samenhangende groepen moeten kunnen filteren/afzonderen/raadplegen, anders heb je geen dossierstructuur en kan je complexere zaken niet eens goed manage. Binnen zo’n samenhangende groep, of digitaal deeldomein kan je verwijzen naar de vindplaats van het eventuele fysieke deeldossier.

Alice Bij de Vaate zei:

En Marius, ik weet niet of ik je goed begrijp, maar bij voorkeur mijden we digitale deeldossiers. Dan zou inderdaad de toevoeging van een veld Vindplaats voldoende zijn om het fysieke (deel)dossier terug te vinden. Maar het vormen van digitale dossiers is al een concessie (waarom zou je dat in een digitale omgeving überhaupt nog doen, anders dan om er statusinformatie aan te kunnen hangen?), het vormen van digitale deeldossiers lijkt al te zeer op een kopie van het papieren archief.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rob Haans op 13 Januari 2011 op 22.05

Bij de invoering van PIVOT bij mijn vorige werk (Rijkswaterstaat) werd in feite ook zaakgericht werken ingevoerd. Ook omdat daar nog maar beperkt digitaal werd gewerkt, was daar de conclusie dat de dynamische dossiers deels aangepast moesten worden (opnieuw gevormd) om in het zaakregiem te passen. Dat lag echter vooral aan een niet-zaakgerichte toepassing van de BAC uit het verleden, niet zodanig aan de BAC zelf zoals hier terecht al wordt gesteld.

Maar een andere elegante oplossing is er niet, anders dan de oplossing die je zelf al voorstelt...