BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
nieuwe werken/social media en DIV
Er wordt veel gesproken over het zogenaamde Nieuwe Werken. Op linkedin is er ook een aparte groep ingericht, waar je actuele ontwikkelingen kunt volgen. Het Nieuwe Werken houdt verband met de nieuwe technologie/ICT, werkomgeving en leefwijzen van mensen, anyway, anywhere, anytime.
Eeder is in dit bij BREED ook aan de orde gekomen onder andere bij discussies over web. 2.0, de exploderende overheid, twitter.
De VNG bericht dat bij de gemeente Leusden een pilot draait inzake het Nieuwe Werken. Onderling wordt gecommuniceerd via YAMMER. Dit gaat ongetwijfeld invloed hebben waarop een informatiehuishouding van een overheidsorganisatie zal worden ingericht en hierover moet tijdig worden nagedacht. Gaat de thuiswerker nog wel iets registeren in een DMS of wordt hiervoor een oplossing gezocht in de midoffice/zaakgericht werken. Of verdwijnt alles in de cloud ?
Van dezelfde orde zijn de nieuwe social media. Veel overheidsorganisaties hebben nog geen antwoord op het fenomeen e-mail, terwijl andere nieuwe communicatievormen twitter, blog redelijk ingeburgerd zijn. Bij de gemeente Heemstede zijn er richtlijnen opgesteld.
Bij welke gemeente wordt de informatiespecialist betrokken bij deze ontwikkelingen en waar worden het nieuwe werken/social media bij het zaak- en procesgericht werken geïntegreerd ? Of wordt dit geheel naar de verantwoording van de dienstverlening en communicatie verschoven ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Bijgaand de link naar de twitter richtlijnen van de provincie Overijssel.
-
-
-
@Marion, info verbeterdebuurt van Govunited zie deze link., echter geen social media.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Verbeterdebuurt is wel degelijk social media, want er vindt interactie plaats met burgers die iets melden over de buurt.
Yvonne Welings zei:
@Marion, info verbeterdebuurt van Govunited zie deze link., echter geen social media.
-
-
@Rob, ter verduidelijking het zaaksysteeem van Govunited is geen social media.
Rob Haans zei:Verbeterdebuurt is wel degelijk social media, want er vindt interactie plaats met burgers die iets melden over de buurt.
Yvonne Welings zei:@Marion, info verbeterdebuurt van Govunited zie deze link., echter geen social media.
-
-
Ok, ik begreep je verkeerd. Social media is per definitie geen mid-office idd.
Yvonne Welings zei:
@Rob, ter verduidelijking het zaaksysteeem van Govunited is geen social media.
Rob Haans zei:Verbeterdebuurt is wel degelijk social media, want er vindt interactie plaats met burgers die iets melden over de buurt.
Yvonne Welings zei:@Marion, info verbeterdebuurt van Govunited zie deze link., echter geen social media.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Gezien de aanmeldingen en reacties van cursisten op scial media/web 2.0 cursussen die ik geef merk ik persoonlijk dat in ieder geval in een groot gedeelte van gemeenteland dit fenomeen nog onbekend en onbemind terrein is, dat pas gaat leven zodra je op Politwiek laat zien dat "hun" eigen bestuurders ook twitteren bijvoorbeeld. Het omgaan met en eventueel beheren en/of archiveren van social media content is iets dat de capaciteit van de meeste DIV-afdelingen icm het huidige takenpakket (aanpassing aan Archiefregeling 2009, WABO, DSP, opzet kwaliteitszorg, opzet metadatamodel, vervanging etc) simpelweg te boven gaat. Men ziet wel dat het gebeurt, maar het staat simpelweg erg laag op het prioriteitenlijstje, omdat het ook nog eens zo divers en complex qua materie is, en het gebruik van social media voor lang niet alle DIVers dagelijkse praktijk is (BREED-respondenten uitgezonderd natuurlijk ;).
De komende paar jaar zal er wel wat gebeuren op dit terrein, maar ik denk persoonlijk dat het nieuwe werken en social media pas met een jaar of twee echt gaat leven bij de meerderheid van de DIVers.
-
Permalink Antwoord van Dick de Heer op
-
Collega's,
Graag verwijs ik naar de blogs op site www.digitalaction.nl/ over We Quit Mail.
En ik concludeer daaruit dat pas over twee jaar vakmatig iets met social media doen, ruimschoots te laat is.
Elders kom ik mbt We Quit Mail, kritische noten tegen, maar niet bij Digital Action zelf. Het lijkt alsof ieder voor eigen parochie preekt. . .
Wat de kanttekeningen betreft kan ik verwijzen naar de blog van Eric Burger "We quit what? E-mail?".
Van Europol is net een waarschuwend rapport verschenen over social media ("The hidden risks of social media").
Dus tegengas genoeg. Maar regeren is vooruitzien: Hoe archiveren we twitter-berichten, documenten in Evernote of een filmpje, embedded vanaf YouTube?
=> Wie heeft er een idee bij??
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik wil samen met een collega de discussie bij ons afdelingsmanagement aanzwengelen. De vraag die ik daarbij wil stellen is welke rol wij voor onszelf (DIV) zien weggelegd in het hele "social media"-gebeuren. Ik verzin even hier ter plekke (dus niet uitputtend):
Vraaggestuurd (1)
Als er vragen vanuit de organisatie komen over het gebruik van social media, dan gaan wij op zoek naar antwoorden voor zover het de archivering e.d. betreft. Voor andere vragen verwijzen wij door naar de juristen, ICT'ers of communicatie-experts.
Vraaggestuurd (2)
Als er vragen vanuit de organisatie komen over het gebruik van social media, dan zoeken wij naar de antwoorden. Indien van toepassing consulteren wij andere experts in de organisatie.
Voorbereid
Net als "vraaggestuurd", maar vooraf is er kennis verzameld en beleid geformuleerd. Op vragen liggen kant-en-klare antwoorden klaar (min of meer).
Voorlichting
Wij waarschuwen bij gebruik van social media voor risico's en plichten inzake informatieveiligheid, verantwoording, vertrouwelijkheid, protocollen, etc. Dit kan overigens vraaggestuurd of pro-actief.
Experts
Wij verdiepen ons in alle facetten van social media. Wat zijn de mogelijkheden? Wat zijn de risico's? Hoe kan de gebruiker op een verantwoorde manier social media inzetten? Voor zowel advies als ondersteuning kun je bij ons terecht.
Ik denk dat de discussie met name zal gaan over hoe wij ons verhouden met de ICT-afdeling, de communicatie-afdeling en de juridische afdeling. Welke rol spelen zij?
-
-
Bijgaand de richtlijnen social media gemeente Tilburg.Versiedatum: 9-2-2011
Richtlijnen van de gemeente Tilburg voor het gebruik van social media
Social media zoals Twitter en Facebook worden al volop gebruikt door medewerkers van de gemeente Tilburg. Zowel privé als op het werk. Ze bieden de overheid de kans om actief met de burger te communiceren. Als ze worden ingezet is het - net als bij alle andere communicatiemiddelen - van belang dat ambtenaren op een verantwoordelijke manier met burgers en collega's communiceren. In deze richtlijnen staan de basisprincipes en do's en dont's bij het gebruik van social media.
5 basisprincipes
1. Ken de gedragslijn integriteit
Iedereen die bij de gemeente Tilburg werkt moet zich houden aan de gedragslijn integriteit. Ambtenaren hebben dat zelfs plechtig beloofd toen zij de ambtseed aflegden. Die bevat een aantal waarden, zoals professionaliteit, dienstbaarheid, een onafhankelijke opstelling en het besef dat je als medewerker van de gemeente Tilburg een voorbeeldfunctie vervult. Die waarden zijn ook volledig van toepassing op social media activiteiten.
2. Maak duidelijk namens wie je spreekt
Als ambtenaar ben je een ambassadeur van gemeente Tilburg. Officiële mededelingen of contacten met de pers gaan altijd via de persvoorlichter. Als je meedoet in online discussies, houd dan goed in de gaten namens wie je communiceert. Namens jezelf als privépersoon of in functie als ambtenaar? Maak helder of het een persoonlijk standpunt is of een officieel standpunt vanuit de gemeente. Het is het beste om aparte accounts te maken voor je werk als ambtenaar en als privépersoon.
3. Houd er rekening mee dat je je in een sociale omgeving begeeft
Gedraag je op social media zoals je bij andere sociale gelegenheden – een vergadering, een feestje, of een praatje bij de koffieautomaat – zou doen. Goede manieren zijn belangrijk: stel jezelf voor, doe je niet voor als iemand anders, verstoor of onderbreek andermans gesprekken niet. Zorg dat je acties en gedrag overeenkomen met het imago dat je op kantoor en bij burgers wilt uitdragen. Bedenk dat je in een sociale ruimte je manager, je collega’s en de burgers deelgenoot maakt van je uitingen.
4. Luister naar anderen en naar je doelgroep
Belangrijk in het gebruik van social media is de openbare discussie. Leg je oor te luisteren, zeker als ambtenaar, om erachter te komen wat er speelt, wie er over je onderwerp spreekt en wat er wordt gezegd. Benader je publiek ook persoonlijk, spreek als mens namens de organisatie. Luister naar meningen en argumenten en let op de toon waarop mensen discussiëren. Het geeft je de juiste bagage om je later te mengen in de discussie, om te kunnen bepalen hoe je moet reageren, of om visie en beleid te bepalen. Een van de doodszondes van het gebruik van sociale media is alleen maar zenden, alleen maar vertellen. Dat haalt het sociale uit social media.
5. Vergeet niet: Google onthoudt alles
Alles wat je online publiceert blijft lang bestaan. Houd dit in gedachte voordat je iets op internet plaatst waar je later misschien spijt van krijgt. Doe bijvoorbeeld geen onterechte toezeggingen en schep geen onnodige verwachtingen. Dit kan mogelijk juridische gevolgen voor de gemeente hebben.
Richtlijnen voor het gebruik van sociale media
DO'S DON’Ts
• Zorg dat je de gedragslijn integriteit kent. Dit staat op Binnenweb. • Plaats geen materiaal dat je in verlegenheid zou brengen als je familie, vrienden of collega's het zouden lezen.
• Wees jezelf. Zeg wie je bent en waar je werkt, zeker als het over gemeente Tilburg gaat. • Geen spam! Geen sluikreclame.
• Als je het gemeentelogo of de T wilt gebruiken, raadpleeg dan eerst de regels. Die vind je op Binnenweb bij huisstijl.
• Spreek niet namens gemeente Tilburg. Als je een eigen blog/kanaal hebt, gebruik dan een disclaimer. (*)
• Maak duidelijk als het om je eigen mening en opvattingen gaat. Schrijf in de ik-vorm. • Vervorm het logo van de stad of gemeente niet. Verbind het logo niet aan ongepaste content.
• Zorg dat de feiten kloppen en wees eerlijk. Onderbouw je mening met feiten. Vermeld de bron van je informatie. Bijvoorbeeld tilburg.nl. • Vertel geen dingen die onjuist zijn en doe geen valse beloften.
• Zorg voor toegevoegde waarde. Denk na voordat je iets online plaatst. • Zoek geen ruzie. Plaats geen lasterlijk, grof, obsceen of bedreigend materiaal.
• Gebruik je verstand en wees beleefd. Geef vergissingen toe en bied zo nodig je verontschuldigingen aan. • Verspreid geen interne informatie. Laat je niet uit over gevoelige zaken die niet openbaar gemaakt mogen worden.
• Update regelmatig en ben aanwezig als dat nodig is. • Pas geen censuur toe op de mening van anderen. Behalve als het gaat om grof taalgebruik.
• Houd rekening met auteursrechten. Gebruik geen teksten, citaten, logo’s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen zonder toestemming vooraf. • Niet alleen vertellen en zenden.
• Volg reacties op je eigen uitlatingen. Zet ze recht als ze niet kloppen.
* Voorbeeld disclaimer: 'De hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van gemeente Tilburg.'
Twijfels? Vragen? Ergens melding van maken?
Als je twijfelt of het verantwoord is om bepaalde informatie online te plaatsen, bespreek dit dan met je leidinggevende. Voor social media vragen die niet over de specifieke inhoud gaan of voor het melden van online uitlatingen die uit de hand dreigen te lopen, kun je contact opnemen met Communicatie.
Versiedatum: 9-2-2011
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
En, uh, moet er ook nog iets bewaard worden?
Yvonne Welings zei:
Bijgaand de richtlijnen social media gemeente Tilburg.Versiedatum: 9-2-2011
Richtlijnen van de gemeente Tilburg voor het gebruik van social media
(...)
-
Permalink Antwoord van Jeroen Stutterheim op
-
Het is goed dat gemeenten richtlijnen opstellen voor het gebruik van sociale media en dat ze het aangrijpen om te communiceren met burgers. Ook is het goed om na te denken over het vastleggen van berichtgeving via sociale media. Dat doe je in onze visie in het klant contact centrum. Het is een klantcontact dat wel of niet aandacht verdiend en wel of niet actie behoeft en wel of niet leidt tot een nieuwe zaak voor die burger. Je kunt dan de opslag van de zaak en de hierbij geregistreerde berichten borgen volgens de gewenste of wettelijke afspraken.
Leuk uitstapje kan dan natuurlijk zijn dat dit niet alleen hoeft te gaan om twitterberichten, maar ook voicemails, msn gesprekken, etc. etc.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
