BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Overdracht personeelsdossier na regionalisering
Hallo,
De brandweer gemeente is (ooit) overgedragen aan de Veiligheidsregio. Ik vroeg me af hoe jullie aankijken tegen de overdracht van personeelsdossiers hierbij. De 'opvolgende werkgever' heeft deze wel nodig namelijk, maar hier op het forum zie ik staan dat veel van mening zijn dat daar toestemming van het personeel voor nodig is. Dit lijkt mij onjuist, want de overgang is wettelijk geregeld. Wel moeten zij worden gewezen op het feit dat de overdracht plaatst vindt en de mogelijkheid hebben om inzage te krijgen en fouten aan te geven.
Heeft iemand wellicht wat aanvullende informatie of uit ervaring wat te delen?
Groet!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Beste Kim,
In 2009 - toen dit speelde- zijn de toenmalige richtlijnen aangehouden. De PD's zijn afgesloten en en aan de de rechtsopvolgers is die informatie overgedragen die nodig was zoals het laatste personeelsbeoordeling en functioneringsgesprek. In de praktijk zijn destijds toch veel dossiers wel integraal overgedragen. Dat mocht ook toen al niet.
Nu anno 2020 zijn er duidelijkere richtlijnen vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitker...
Wat lastig is bij PD's van de brandweer zijn de lange bewaartermijnen in verband met gevaarlijke stoffen:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gevaarlijke-stoffen-persone...
-
Permalink Antwoord van Kim op
-
Dankjewel voor jouw reactie! Punt is dat we nu een vraag hebben gehad stukken aan te leveren uit archief die ontbreken zodat daar kopieetjes van gemaakt kunnen worden. Zoals jij aangeeft over hoe het destijds is gegaan, moet hierbij volgens mij gekeken worden naar 'need to know'/wat nog relevant is en toen bij 'fout' niet is aangeleverd. En daarbij inderdaad de andere punten van de AP in acht genomen.
-
-
De fout was destijds dat de dossiers soms integraal zijn overgedragen aan de Veiligheidsregio's, dus niet op dit vlak. Waarom ga je niet het gesprek aan met gemeenten die het betreffen, daar moet toch uit te komen zijn?
-
-
Sorry ik begrijp niet helemaal wat je bedoelt. Wij zijn de gemeente die het betreft, aan ons zijn nu de kopieetjes gevraagd voor het volledig maken van de dossiers.
-
-
Nu begrijp ik het, ik dacht vanuit de positie van de Veiligheidsregio. Je zou een extra check kunnen doen of er instemming van betrokkene, dat is zo in de AVG geregeld. Indien toestemming, kunnen kopieën worden verstrekt.
-
-
Excuus dat had ik wellicht anders moeten verwoorden in het topic.
Mag ik vragen hoezo toestemming? Als de stukken al bij de veiligheidsregio hadden moeten zijn met de overgang, alleen dat is toen nooit gebeurd. Als het gaat om stukken die noodzakelijk zijn voor de arbeidarelatie. Informeren en op rechten wijzen, wat de AP ook aangeeft, lijkt mij dan voldoende? Overige stukken, die dus niet noodzakelijk zijn, daar kan me toestemming wel bij indenken.
-
-
Destijds is toestemming gegeven voor alleen die documenten ( als het goed is) en niet voor de nieuwe. Het is ook voor jezelf een verzekering dat je goed hebt gehandeld. Bij de introductie van de AVG is nooit bedacht hoeveel extra werk dit met dit mee zou brengen. Jullie zullen toch ook een privacy officer in dienst hebben? Bij twijfel pleeg ik zelf altijd ruggespraak. Excuus is echt niet nodig, het is goed dat je een dergelijke kwestie weer eens op de agenda zet.
-
-
Ik ondersteun als privacy officer, maar gemeente is vrij 'nieuw' voor mij dus ik bekijk steeds of ik geen specifieke dingen vergeet omdat het in gemeenteland wellicht 'anders' is of omdat er iets speelt waar ik nog niet bekend mee ben. Vandaar dit topic.
Ik heb eerder een overdracht gedaan van personeelsstukken, daar was toestemming geen vereiste bij (want de overdracht moest wegens het opvolgend werkgeverschap). Ik denk ook dat toestemming hier niet nodig is, omdat de basis nooit toestemming is geweest bij het overdragen van personeelsdossiers. Dit sluit ook aan bij het lijstje van de AP. Maar ik snap waarom dit een discussiepunt is.
In ieder geval bedankt voor het delen van jouw gemeentelijke ervaringen op dit punt.
Yvonne Welings zei:Destijds is toestemming gegeven voor alleen die documenten ( als het goed is) en niet voor de nieuwe. Het is ook voor jezelf een verzekering dat je goed hebt gehandeld. Bij de introductie van de AVG is nooit bedacht hoeveel extra werk dit met dit mee zou brengen. Jullie zullen toch ook een privacy officer in dienst hebben? Bij twijfel pleeg ik zelf altijd ruggespraak. Excuus is echt niet nodig, het is goed dat je een dergelijke kwestie weer eens op de agenda zet.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
